Puedes digitalizar la materialidad de operaciones con e-expedientes.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) pide acreditar la materialidad de las operaciones y actos jurídicos, no sólo con una factura, si no con la documentación de que realmente existió.

Según las autoridades fiscales, la materialidad es aquel atributo que reúnen las operaciones efectuadas con clientes, proveedores o cualquier otro ingreso o gasto, y de las cuáles se tiene evidencia material y sensible para demostrar su real realización.

Por lo tanto, y aquí viene lo relevante, la empresa tiene la obligación de documentar sus gastos no sólo con la factura, sino con toda la documentación que acredite fehacientemente que las compras, servicios y gastos son reales, son justificados y proporcionales a la deducción realizada.

Lo anterior aplica tanto para facturas nacionales como extranjeras.

Materialidad de operaciones
Digitaliza tus archivos para acreditar desde cualquier lugar la materialidad de operaciones ante el SAT.

Cómo facilitar este proceso.

Ahora, con esta necesidad que surgió a raíz de que las operaciones de muchas empresas nacionales se hacían con facturas falsas, se vuelve indispensable demostrar que todas las transacciones tienen el soporte para respaldar las facturas existentes.

Esto significa que hay que tener un expediente con contratos o equivalentes, bitácoras, entregables, acuses, actas constitutivas, poder del representante legal, estados financieros, constancias de situación fiscal, opinión de cumplimiento fiscal, orden de compra, sellos de recibido de almacén, fotografías, avances de obra, correos electrónicos y todo aquello adicional que dé validez ante el SAT de que todo es real y no apócrifo.

Esta tarea se puede agilizar, tener a la mano y no ocupar un espacio físico adicional para cumplir con esta tarea y estar preparados si una auditoría se presentara.

Lo anterior quiere decir que no será suficiente con el CFDI, el contrato y los asientos contables respectivos, sino que estos documentos deben acompañarse de cualquier otra evidencia que pruebe la materialización de los hechos consignados en los comprobantes exhibidos y con ello, dar certeza de que la operación existió en la vida real.

La tecnología y la innovación han permitido la creación de soluciones que ofrecen la posibilidad de convertir los documentos de papel a digital, entre otras cosas; sin embargo, para identificar una buena opción en el mercado es importante identificar las siguientes características:

  1. Tus expedientes electrónicos tengan la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.
  2. Pruebas con una administración electrónica de alta seguridad.
  3. Reducción de los costos de llevar un archivo “muerto”.
  4. Optimizar los procesos de administración de expedientes.

Con esto, el contribuyente podrá integrar alrededor de sus operaciones una historia demostrable y que evidencie paso a paso el origen de cada transacción.

Resulta indispensable que el contribuyente evalúe la necesidad de incorporar como hábito administrativo el historial de sus operaciones, independientemente de la información fiscal a reservar, y esto lo puede lograr con mayor facilidad apoyado de la tecnología.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital y de expedientes digitales con validez legal.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

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