Evita poner en riesgo tu negocio, documenta tus transacciones.

Un tema que comienza a inquietar a los empresarios y que puede ser un problema si no se toman las medidas convenientes es el de cómo acreditar la materialidad de las operaciones que hoy está exigiendo el Servicio de Administración Tributaria (SAT)

Desde el punto de vista fiscal, se debe tener la suficiente evidencia documental para demostrar que las operaciones que el contribuyente realizó con clientes y proveedores o cualquier otro ingreso o gasto fueron reales.

De acuerdo al SAT, el CFDI o factura de la operación ya no es suficiente para acreditar la materialidad de las operaciones; ahora, es importante contar con toda la evidencia de la documentación que le dio vida a esa transacción.

Por un lado, es importante probar que la empresa con la cual se realizó una operación realmente existe y que, además, tiene en orden y al día todas sus obligaciones fiscales.

Aquí es importante recalcar que no pertenece a las EFOS o Empresa que Factura Operaciones Simuladas o bien a empresas fantasma.

Acreditar Materialidad de operaciones

Qué documentar

De acuerdo al SAT para poder demostrar que las transacciones que hemos hecho son reales, se requiere documentar, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Acta Constitutiva del cliente o proveedor.
  • Poderes de Representantes Legales.
  • Constancia de Situación Fiscal actual.
  • Registro Patronal (Alta al IMSS).
  • Opinión de Cumplimiento de Obligaciones en Materia Fiscal actualizada (SAT).
  • Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales en Materia de Seguridad Social, actualizada (IMSS).
  • Copia de Identificación Oficial de Socios, Accionistas y Representantes Legales.
  • Carátula de Estados de cuenta bancarios.
  • Comprobante de domicilio (Recibo de Luz, Agua, etc.
  • Declaración Anual Presentada de ISR del año anterior.
  • Última Declaración Mensual de IVA, ISR y Ret. de IVA e ISR.
  • Declaración Mensual IMSS.
  • Estados Financieros actualizados.
  • Localización de oficinas.
  • Fotografías exterior e interior de oficinas.
  • Contrato de Prestación de Servicios.
  • Propuesta de Servicios.
  • Referencias comerciales.

Cómo hacerlo

 En la actualidad, existen soluciones que permiten digitalizar fácilmente toda esta información, tenerla a la mano desde cualquier dispositivo y mostrarla al SAT cuando sea requerido.

Tal es el caso de e-expedientes de Indicium Solutions, que permite, entre otras cosas, que el proveedor suba sus facturas a un portal web seguro; incorpora datos que le sean requeridos como el número de proveedor, número de expediente, adjuntar un archivo ZIP documentos como las órdenes de compra, validar que esa empresa no está en las listas negras del SAT, etcétera.

Evita sanciones como ser acreedor a una sanción que va desde un 55% a un 75% del valor de cada comprobante que se haya obtenido mediante una EFO o empresa fantasma.

Conoce más detalles de cómo acreditar tus transacciones con las autoridades fiscales de manera digital, fácil y a un costo asequible en el webinar sin costo “Evita riesgos fiscales, documenta tus operaciones, que se llevará a cabo el próximo 17 de agosto a las 11 horas.

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Existe tecnología segura, de rápida implementación y bajo costo para cumplir parte de los procesos de la reforma al outsourcing.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) publicó este sábado en el Diario Oficial de la Federación, una prórroga para la reforma al outsourcing avalado por el Congreso de la Unión y que da oportunidad a las empresas de concluir su proceso de migración de empleados al 1 de septiembre de 2021.

“El Congreso aprobó ampliar un mes el plazo para que las empresas concluyan con su regularización en materia de subcontratación. Fecha límite 1 septiembre. Por esta reforma, más de 2 millones 300 mil trabajadores han salido del esquema de outsourcing reconociéndoles sus derechos”, dijo Luisa Alcalde, titular de la STPS a través de su cuenta en twitter.

Los cambios aprobados por los legisladores contemplan la prórroga para todos los plazos escalonados en la reforma original por lo que se ajustarán también al 1 de septiembre.

Tecnología para migrar empleados

Para agilizar parte de los procesos que implica migrar a los empleados bajo el esquema de outsourcing a la nómina interna, las compañías se pueden apoyar de contratos digitales, emisión de recibos con firma digital del empleado y el resguardo de toda la información en expedientes electrónicos.

Se tiene alcance a esta tecnología a costos asequibles y con una rápida implementación sin necesidad de cambiar ningún sistema que la empresa utilice.

Más información en: https://www.indiciumsolutions.com.mx/soluciones/capital-humano/

Tecnología para Reforma al outsourcing

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó la SEXTA VERSIÓN ANTICIPADA CON LA SEGUNDA RESOLUCIÓN DE MODIFICACIONES A LA RESOLUCIÓN MISCELÁNEA FISCAL PARA 2021 Y SUS ANEXOS 1-A y 15.

A continuación, compartimos lo más relevante.

  • Procedimiento que debe observarse para la obtención de la opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales.
  • CFDI que podrá acreditar el transporte de mercancías. (sugerimos leer en forma completa la regla 2.7.1.9 referida a la carta porte)
  • Corrección de situación fiscal a través del pago a plazos.
  • Solicitud para pago a plazos.

Descarga el documento completo en el siguiente link: SEGUNDA RESOLUCIÓN DE MODIFICACIONES A LA RMF 2021.

Se buscan las mejores opciones para el sector de autotransporte con respecto a la Carta Porte

La Cámara Nacional del Autotransporte de Carga (CANACAR) dijo que continua en diálogo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), en seguimiento a los cambios que en este año ha tenido la Resolución Miscelánea Fiscal y a la publicación del denominado complemento Carta Porte.

Al analizar los elementos solicitados en el complemento y para que su implementación coincida con los aspectos operativos en la prestación de sus servicios, CANACAR presentó propuestas que, creen, les permitirá alcanzar los objetivos que tiene la Carta Porte.

CANACAR Carta Porte
El sector autotransporte trabaja para cumplir los requerimientos de la Carta Porte

Las propuestas planteadas por CANACAR son:

  • La emisión de un CFDI de tipo traslado por parte del prestador del servicio con su complemento “Carta Porte” al inicio del viaje, y una vez concluido y validado por parte del cliente, proceder a emitir el CFDI de tipo ingreso relacionándolo con el o los CFDI de tipo traslado correspondientes.
  • Que el campo relativo a las unidades vehiculares en el complemento “Carta Porte, admita datos de dos o más unidades y de dos o más operadores para los movimientos de mercancías que así lo requieran.
  • Establecer procedimientos específicos para los casos que así lo requieran, sin que el cumplimiento de la emisión del CFDI con complemento “Carta Porte”, incida en la eficiencia operativa y administrativa de los prestadores del servicio.
  • La inclusión dentro del complemento “Carta Porte” de las cláusulas que corresponden al contrato de prestación del servicio (Carta de porte).El otorgamiento de una prórroga para la obligatoriedad del complemento “Carta Porte”, en virtud de las adecuaciones que son necesarias para su puesta en marcha.Las propuestas planteadas por CANACAR son:

Por la importancia del tema, se acordó celebrar mesas de trabajo de forma directa, en donde se aborden de manera conjunta entre la titular del SAT, el titular de la DGAF, y directivos de CANACAR, además de otras organizaciones de transporte, el detalle de las propuestas, mismas que tendrán lugar en los próximos días.

Las propuestas están enfocadas a facilitar el cumplimiento de la norma orientándolas a la operación real de los servicios dentro del marco legal en la materia.

Finalmente, la autoridad fiscal hizo énfasis en que el cumplimiento de la regla 2.7.1.9. hace corresponsables a los usuarios y a los prestadores del servicio del autotransporte de carga, por lo que cada participante deberá emitir su CFDI con complemento carta porte conforme a su participación en la operación.

Buscan que los cambios exigidos en la Reforma al outsourcing tengan como fecha límite el 1 de septiembre de 2021.

El senador Ricardo Monreal presentará una iniciativa de reforma al artículo 1o transitorio del decreto que reformó diversas leyes en materia de outsourcing o subcontratación laboral.

El objetivo es alcanzar una prórroga para la entrada en vigor a los cambios que exige dicha reforma del 1 de agosto al 1 de septiembre de 2021.

Luego de reunirse con algunos de los actores económicos afectados por la reforma y estimar que las empresas están lejos de cumplir con los requisitos que establece la ley tras los cambios.  Para ello convocará a votar la nueva fecha límite en sesión extraordinaria, que se realizaría entre el 29 y el 30 de julio.

La iniciativa del senador, para tener carácter vinculante, tiene que ser aprobada previamente por el poder legislativo.

El gobierno también hace uso del outsourcing, o subcontratación laboral, pero la fecha límite para éste es el 1 de enero de 2022.

Llene correctamente el CFDI para Carta Porte.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer un instructivo para el llenado correcto y la forma de expedir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con complemento Carta Porte.

Con lo anterior, se busca observar las definiciones del estándar tecnológico correspondiente y las disposiciones jurídicas vigentes aplicables.

CFDI Carta Porte
La Carta Porte busca incorporar información relacionada con el traslado de bienes o mercancías.

El pasado 1ro. de mayo de 2021, las autoridades fiscales publicaron en su portal de Internet, la información correspondiente al Complemento Carta Porte, el cual tiene la finalidad incorporar al CFDI información relacionada con:

• El traslado de bienes o mercancías.

• Ubicaciones de origen y destinos.

• Medio de transportación ya sea por vía terrestre (carretera federal), o vía férrea, aérea, marítima o fluvial.

• El traslado de hidrocarburos o petrolíferos.

Este requerimiento entró en vigor el 1 de junio por lo que es relevante identificar a detalle lo que se solicita y evitar caer en incumplimientos.

Descarg aquí el instructivo para llenar correctamente un CFDI con complemento de Carta Porte: http://bit.ly/InstructivoCartaPorte

Uno de los principales desafíos que las compañías enfrentan en medio de una época como la actual por la pandemia del SARS COV-2 (COVID-19), es la de incrementar sus ventas, y al mismo tiempo tener una cobranza ágil.

Es por ello que las soluciones tecnológicas hoy juegan un papel muy importante para agilizar las prácticas de negocios conocidas como de “negocio a negocio”: B2B.

No sólo estamos hablando de innovaciones que deben ir de la mano de la transformación digital que se ha observado en las compañías a lo largo de esta pandemia, sino de una nueva forma de operar desde los negocios, facilitando al cliente el pago, pero también la vida operativa y fiscal de las empresas para alcanzar sus metas y para cumplir cabalmente con sus obligaciones ante las autoridades hacendarias.

Los pagos electrónicos, clave para agilizar el comercio entre negocios

Contar con un pago electrónico eficiente además de ayudar a acelerar las transacciones entre los negocios, es una herramienta esencial, que, entre otras características permite la generación de facturas y complementos de pago de manera automática.

Los sistemas de pago electrónico, realizan dichas transacciones de manera segura y garantizan el pago del comprador al vendedor.

La recolección del dinero o los recursos es más rápida, liberando al departamento de cobranza de tareas tediosas de conciliación y/o seguimiento.

La productividad en los departamentos administrativos y contables se incrementa  al contar con soluciones que mejoran la conciliación y la generación de complementos de pago, hoy exigidos por el SAT.

Al autenticar a los clientes se evitan fraudes; al integrar pagos a las facturas se agilizan los procesos, y al generar de manera automática complementos de pago se está cumpliendo con los requerimientos fiscales exigidos en la actualidad.

Con el avance de la tecnología, en el mercado existen soluciones probadas y seguras, que son eficaces entre los negocios y que, con un solo botón realiza la transacción sin necesidad de invertir en licencias o infraestructura.

Indicium Solutions cuenta con una plataforma con estas características y la empresa está ofreciendo a sus clientes apoyo en esta transformación digital tan urgente y necesaria en la actualidad, algo no sólo útil en estos momentos, sino que está marcando la pauta y tendencias par algo que estará de manera permanente en la vida de los negocios.

El COVID-19 sigue cambiando la manera de relacionarnos tanto entre personas y como entre los negocios; hagamos de ese cambio algo positivo y de largo plazo en beneficio de todos.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

El mundo de las Tecnologías de la Información (TI) se ha ido transformando conforme los requerimientos de un mundo digital que exige seguridad, rapidez y costos accesibles, algo que los vuelve críticos.

Por ello, hoy los servicios cloud han tomado una posición relevante como la mejor opción para hacer eficientes los recursos de TI en las empresas.

Con la infraestructura ubicada en “la nube”, las compañías se olvidan de destinar espacios, personal y recursos para tener en sus instalaciones los “fierros” o el hardware que requieren. También, se olvidan de dar mantenimiento a sus centros de datos.

Hoy, existen una serie de servicios que ayudan a las empresas a tener disponible su información, haciendo más productivos los procesos internos.

De igual manera, responden con la rapidez que se requiere para atender al cliente o para gestionar procesos internos de las empresas en sus distintas áreas.

Para elegir estos servicios de manera óptima, es necesario: uno, saber qué es lo que se quiere migrar a la nube; dos y muy importante, quien es el proveedor con la experiencia para hacer esta migración de manera segura, confiable y rentable.

Las aplicaciones que son candidatas ideales para su migración a la nube son:

            -Sistema de facturación y recibos de nómina electrónicos

            -Sistemas de correo electrónico

            -Plataforma e-commerce

            -ERP

      

SaaS

El Software as a Service (SaaS), como un complemento ideal en la migración de la infraestructura de cómputo a la nube, pone disponible en internet las soluciones tecnológicas que la empresa necesita como un servicio.

Las compañías se olvidan de instalar y actualizar hardware y/o software, ya que todo se encuentra disponible en la nube, con un acceso muy fácil, costos accesibles y en cualquier momento.

Agilizar los servicios, apoyar al personal con soluciones que les permiten ser más productivos y, finalmente, tener un servicio al cliente y/o proveedores en forma oportuna, hacen que las compañías sean más rentables y puedan hacer frente a los retos que la pandemia Covid-19 ha traído al mundo empresarial.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

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Hasta la próxima.

En México, las empresas suelen no identificar hasta 20% de sus activos fijos por no llevar un control adecuado, lo que incide negativamente en sus ganancias y nivel de productividad, dijo Norberto Anaya, Director Comercial Región Norte de Indicium Solutions.

Hoy, existen soluciones electrónicas que han demostrado que cuando el cliente las adopta se da cuenta que tiene activos que no tenia idea de su existencia por la falta de controles, muchos de ellos obsoletos, dañados o extraviados y no notan el faltante hasta que adquieren herramientas tecnológicas como e-activos®.

Las empresas suelen poner poca atención en los activos de menor costo como los equipos de oficina; equipo de cómputo y mobiliario, que se compran constantemente y en varias unidades; sin embargo, no tienen importancia hasta que el cliente hace un inventario y la realidad le demuestra que tienen alto valor y la importancia que tienen en la operación de la compañía.

El resultado de un inventario de activos fijos actualizado representa mayor eficiencia y claridad en los balances de la compañía, lo cual incide directamente en el valor real de los Activos con que cuenta la empresa.

Llevar un mal inventario impacta en los avances e ingresos de las empresas, ya que, en ocasiones, el cliente duplica compras al no darse cuenta que tiene equipos similares que le pueden ser útiles para sus proyectos en marcha o para otras actividades productivas.

Soluciones prácticas para el control de activos

El control de activos fijos suele ser una actividad relegada, a pesar de que los auditores la recomiendan, en todo caso, se realiza en un Excel que difícilmente recibirá la actualización adecuada y oportuna, además de que no siempre tiene asignado a un responsable.

Por lo anterior, se recomienda implementar soluciones electrónicas que estén disponibles 24/7, contar con fotografías y documentos de cada activo, facturas, pedimentos y carga masiva de catálogos, entre otros beneficios.

“e-activos® permite a las empresas registrar sus activos, revisarlos, incluso desde el móvil, además de asignar a los empleados responsables”, destaca Maricela Sánchez, Directora General de Indicium Solutions.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

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Hasta la próxima.

Características del Sistema e-activos®

• Sistema Multi-empresa

• Disponible en la nube 24/7

• Gestión flexible de la toma de inventarios

• Fotografías y documentos de sus activos, factura, pedimento

• Carga masiva de catálogos

• Bitácora de cambios en sus Activos

• Reportes completos en tiempo real

• Soporte y mesa de ayuda

• Revisa en línea el estatus de tu activo

• Conocimiento si es propio o arrendado

• Alta y edición en línea para tener un control permanente

• Claridad para saber quién es el responsable o usuario

• Servicio de placas y etiquetas de identificación disponible

• Servicio de toma de inventario físico a nivel nacional

A casi un año de haberse declarado la pandemia por el SARS-CoV-2, en el que gran parte de la población inició un confinamiento que obligó a miles de empresas y organizaciones a comenzar una aparente transformación digital para dar continuidad a sus actividades, hoy ya podemos hablar con mayor claridad sobre de qué trata este proceso y cómo hacerlo algo de largo plazo.

Cuando se habla de transformación digital, se debe tomar en cuenta que esto no se trata de una simple adopción tecnológica para atender ciertas demandas de los clientes y consumidores; sino de una estrategia de negocio que debe estar liderada por la cabeza de las compañías y de sus niveles más altos para llevar a las compañías a una evolución urgente y sin precedentes.

Una transformación digital exige incidir positivamente en el corto, mediano y largo plazo en los resultados de las empresas, creando así un nuevo estilo de vida empresarial, tal vez como lo menciona la consultora Ernst & Young: un cambio de paradigma.

En este sentido, hace hincapié en la necesidad de contar con la decisión determinante de los directores generales y los niveles de mando más altos al interior de las organizaciones, para integrar a todas las áreas en este proyecto, y con ello, dejar de responder a ese empujón que recibimos en un inicio por el confinamiento para operar adecuadamente en un mundo que ya es digital.

Se trata de cambiar la manera de hacer las cosas no de contar con una estrategia digital, así lo describe Deloitte en su reporte “Estrategia, no la tecnología, lo que impulsa la transformación digital”, donde hace énfasis en la necesidad de hacer de dicha estrategia algo basado sin duda alguna en el alcance y los objetivos de la empresa.

Hay que dejar de centrarse en tecnologías individuales y enfocadas a ciertos procesos de la operación, sino en revisar las necesidades del negocio para ir hacia la transformación total.

En dicho proceso, es muy importante acercarse a especialistas que ayuden a cubrir adecuadamente cada una de las partes de este cambio, para superar los objetivos de mayor productividad, menores costos y resultados positivos del negocio.

Dentro de la transformación que deben sufrir las áreas para agilizarse, ser más productivas, ofrecer resultados más contundentes y hacerlo de manera confiable, hoy existen una serie de soluciones de clase mundial que pueden ayudar notablemente a dicha transformación digital en áreas como la contable, fiscal, administrativa y/o de Recursos Humanos.

Con esto, no se están generando cambios aislados ni con un foco meramente operacional, sino contribuyendo a cambiar cada rincón de las empresas.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

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