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Puedes digitalizar la materialidad de operaciones con e-expedientes.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) pide acreditar la materialidad de las operaciones y actos jurídicos, no sólo con una factura, si no con la documentación de que realmente existió.

Según las autoridades fiscales, la materialidad es aquel atributo que reúnen las operaciones efectuadas con clientes, proveedores o cualquier otro ingreso o gasto, y de las cuáles se tiene evidencia material y sensible para demostrar su real realización.

Por lo tanto, y aquí viene lo relevante, la empresa tiene la obligación de documentar sus gastos no sólo con la factura, sino con toda la documentación que acredite fehacientemente que las compras, servicios y gastos son reales, son justificados y proporcionales a la deducción realizada.

Lo anterior aplica tanto para facturas nacionales como extranjeras.

Materialidad de operaciones
Digitaliza tus archivos para acreditar desde cualquier lugar la materialidad de operaciones ante el SAT.

Cómo facilitar este proceso.

Ahora, con esta necesidad que surgió a raíz de que las operaciones de muchas empresas nacionales se hacían con facturas falsas, se vuelve indispensable demostrar que todas las transacciones tienen el soporte para respaldar las facturas existentes.

Esto significa que hay que tener un expediente con contratos o equivalentes, bitácoras, entregables, acuses, actas constitutivas, poder del representante legal, estados financieros, constancias de situación fiscal, opinión de cumplimiento fiscal, orden de compra, sellos de recibido de almacén, fotografías, avances de obra, correos electrónicos y todo aquello adicional que dé validez ante el SAT de que todo es real y no apócrifo.

Esta tarea se puede agilizar, tener a la mano y no ocupar un espacio físico adicional para cumplir con esta tarea y estar preparados si una auditoría se presentara.

Lo anterior quiere decir que no será suficiente con el CFDI, el contrato y los asientos contables respectivos, sino que estos documentos deben acompañarse de cualquier otra evidencia que pruebe la materialización de los hechos consignados en los comprobantes exhibidos y con ello, dar certeza de que la operación existió en la vida real.

La tecnología y la innovación han permitido la creación de soluciones que ofrecen la posibilidad de convertir los documentos de papel a digital, entre otras cosas; sin embargo, para identificar una buena opción en el mercado es importante identificar las siguientes características:

  1. Tus expedientes electrónicos tengan la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.
  2. Pruebas con una administración electrónica de alta seguridad.
  3. Reducción de los costos de llevar un archivo “muerto”.
  4. Optimizar los procesos de administración de expedientes.

Con esto, el contribuyente podrá integrar alrededor de sus operaciones una historia demostrable y que evidencie paso a paso el origen de cada transacción.

Resulta indispensable que el contribuyente evalúe la necesidad de incorporar como hábito administrativo el historial de sus operaciones, independientemente de la información fiscal a reservar, y esto lo puede lograr con mayor facilidad apoyado de la tecnología.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital y de expedientes digitales con validez legal.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

Prohíben el outsourcing, un desafío fiscal y legal.

El outsourcing o subcontratación laboral ha venido sufriendo desde hace varios años, una serie de cambios y reformas que finalmente derivaron en la más reciente, la cual la prohíbe, a excepción de las empresas que ofrecen servicios especializados.

Lo anterior, no sólo representa un desafío en términos de tiempo, fiscales o legales, sino que puede ser costosa para las compañías usaban este servicio si no cumplen con lo estipulado en el tiempo determinado por las autoridades, con multas que pueden llegar a los $4.5 millones de pesos.

Lo que por años se hizo bajo un modelo de contratación de personal de forma externa, hoy debe cambiar en menos de 90 días, algo maratónico pero que, dentro de los procesos, algunos se pueden agilizar e incluso, pueden coadyuvar en la modernización y transformación digital de la compañía, con la adopción de sencillas soluciones de fácil implementación.

Contratos digitales ante la eliminación del outsourcing
Con un contrato digital se puede acelerar la migración de nómina ante la eliminación del outsourcing.

Contratos digitales

Al integrar al personal, se requieren acciones como la generación de nuevos contratos laborales, esto implica todavía para muchas empresas el uso de papel; el tener que llevar el documento a algún domicilio por temas derivados de la pandemia, y recabar una firma autógrafa, algo que requiere el uso de recursos que se pueden eliminar si se opta por un contrato digital que se emite de forma fácil y eficiente; y que cuenta con la firma electrónica con sustento legal.

Con lo anterior, se observa la reducción del tiempo involucrado para formalizar la relación con clientes, proveedores, pero, sobre todo y en este caso, con los empleados que estarían dejando el outsourcing, un documento igual de válido que el que se obtiene en papel.

Recibos electrónicos

Al tener que integrar a la nómina de la empresa a los empleados que hoy se encuentran bajo el modelo de outsourcing, se necesita generar por ley recibos electrónicos.

Hoy, existen soluciones para la emisión de dichos documentos, con un sistema de alta disponibilidad para timbrar un alto volumen de CFDIs con la misma velocidad, si es que la compañía tiene varias decenas de colaboradores.

Y finalmente, algo relevante, es que sean soluciones con la firma digital del empleado con la misma validez que la autógrafa, para hacer su recolección fácil, rápida y legal.

Aquí, nuevamente se verán ahorros en papel, espacio y tiempo.

Expedientes seguros y a la mano

Bajo el mismo tenor, y ya que se ha optado por documentos electrónicos para generar procesos administrativos al interior de la empresa relativos al personal, las compañías deberán generar expedientes que resguarden la información que se vaya generando.

Para este punto, se puede optar también por opciones tecnológicas que permitan digitalizar y/o guardar los documentos electrónicos con la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.

Aquí, es vital verificar que la solución blinde la información ahí contenida con sistemas de alta seguridad, ya que se está manejando información sensible.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx