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Una de las grandes lecciones que nos ha dejado esta pandemia es el uso de la tecnología que facilita la operación, optimiza distancia y tiempo. Genera grandes ahorros y los beneficios son múltiples.
 
Es por eso que es importante formalizar todo tipo acuerdos y convenios donde se establecen derechos y obligaciones de las partes involucradas. La opción de elaborar el contrato en papel y recabar la firma autógrafa de los interesados está siendo sustituida por documentos electrónicos que son firmados usando métodos actuales.
 
Cada vez, son más las empresas convencidas de los beneficios asociados a un contrato electrónico y están evaluando las opciones que hay en el mercado.
 
En Indicium Solutions contamos con una solución robusta y actualizada para el manejo de contratos digitales apegado a las regulaciones (NOM-151)

Algunas de sus fortalezas y funcionalidades:

  • Permite integrar la firma electrónica del SAT, de cualquier entidad certificadora.
  • Otorga jerarquías y orden en el proceso de firmado si es requerido.
  • Envía de manera masiva documentos para firma.
  • Permite subir documentos de soporte del firmante.
  • Valida los datos contendidos en el contrato.
  • Genera un XML y un PDF del documento firmado que lo hace único y seguro.
  • Asigna un número consecutivo para llevar un control de los documentos.
  • Cuenta con un Portal de Administrador para crear áreas de control de documentos.
  • La Constancia de Conservación de datos (NOM-151) puede incluirse.
  • Es auditable la operación de los usuarios de la solución.

Te invitamos a conocer e-contratos y compararla en funcionalidad y precio con otras opciones.

e-contratos facilita la emisión, administración y resguardo de contratos electrónicos.

El regreso a clases en México ha derivado en un fuerte debate en medio de la pandemia por el virus SARS COV-2 (COVID-19). Se prevé que la mayoría de las instituciones educativas adopten un sistema de clases híbrido (la combinación de virtual con presencial); sin embargo, entre las vacaciones y la vuelta a los estudios, hay una serie de documentos que firmar y agilizar y ahí es donde los colegios pueden tomar ventaja de la tecnología para hacer estos procesos más fáciles y con validez legal.

El regreso a clases implica, entre otras cosas, la firma de nuevos contratos escolares por el año que está por iniciar o del reglamento que se debe cumplir a lo largo del nuevo ciclo de estudio.

De igual manera, y eso queda a reserva de cada colegio, se podría estar solicitando una carta, parte del protocolo sanitario, para reducir, en la medida de lo posible, los riesgos de contagio por COVID19, en caso de que el pequeño asista presencialmente.

Todo lo anterior requiere la firma de los padres y esto puede ser un reto por el confinamiento actual y el distanciamiento que se requiere. Por lo anterior, las escuelas pueden optar por nuevas tecnologías, que permiten a los tutores firmar digitalmente cualquier documento con la misma validez que una firma autógrafa.

Esto permitiría a las escuelas, no sólo agilizar el papeleo que anualmente tiene que manejar, revisar y archivar, sino que les brindaría la posibilidad de contar con la certeza jurídica necesaria, en caso de requerirla.

Soluciones fáciles de implementar

Tal es el caso de e-contratos, una solución tecnológica que emite y administra contratos digitales o cualquier otro tipo de documento como podría ser el reglamento escolar o formato como los permisos de salida, etc. que requieren ser firmados de manera masiva y que con e-contratos se pueden firmar  con una firma electrónica con validez jurídica.

Su implementación y uso es muy sencillo, en pocos días ya puede estar funcionando lo que elimina el uso y manipulación de papel, generando ahorros en espacio y dinero.

Tampoco requiere firmas autógrafas ya que la firma digital que contiene dicha solución tiene la misma validez.

Esta solución, además de simplificar la emisión y administración de cualquier contrato, bajar la inversión en tiempo para dicho proceso y formalizar fácilmente cualquier convenio o contrato, se integra fácilmente a los CRM o cualquier otro sistema maestro de los clientes.

El ciclo que debe cumplir cualquier documentación que requiera una firma, se cubre completamente, porque, además de la emisión y distribución de dichos contratos, también se pueden consultar y resguardar fácilmente de forma segura.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital, incluyendo la digitalización de documentos con firma electrónica con validez jurídica.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.