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Prohíben el outsourcing, un desafío fiscal y legal.

El outsourcing o subcontratación laboral ha venido sufriendo desde hace varios años, una serie de cambios y reformas que finalmente derivaron en la más reciente, la cual la prohíbe, a excepción de las empresas que ofrecen servicios especializados.

Lo anterior, no sólo representa un desafío en términos de tiempo, fiscales o legales, sino que puede ser costosa para las compañías usaban este servicio si no cumplen con lo estipulado en el tiempo determinado por las autoridades, con multas que pueden llegar a los $4.5 millones de pesos.

Lo que por años se hizo bajo un modelo de contratación de personal de forma externa, hoy debe cambiar en menos de 90 días, algo maratónico pero que, dentro de los procesos, algunos se pueden agilizar e incluso, pueden coadyuvar en la modernización y transformación digital de la compañía, con la adopción de sencillas soluciones de fácil implementación.

Contratos digitales ante la eliminación del outsourcing
Con un contrato digital se puede acelerar la migración de nómina ante la eliminación del outsourcing.

Contratos digitales

Al integrar al personal, se requieren acciones como la generación de nuevos contratos laborales, esto implica todavía para muchas empresas el uso de papel; el tener que llevar el documento a algún domicilio por temas derivados de la pandemia, y recabar una firma autógrafa, algo que requiere el uso de recursos que se pueden eliminar si se opta por un contrato digital que se emite de forma fácil y eficiente; y que cuenta con la firma electrónica con sustento legal.

Con lo anterior, se observa la reducción del tiempo involucrado para formalizar la relación con clientes, proveedores, pero, sobre todo y en este caso, con los empleados que estarían dejando el outsourcing, un documento igual de válido que el que se obtiene en papel.

Recibos electrónicos

Al tener que integrar a la nómina de la empresa a los empleados que hoy se encuentran bajo el modelo de outsourcing, se necesita generar por ley recibos electrónicos.

Hoy, existen soluciones para la emisión de dichos documentos, con un sistema de alta disponibilidad para timbrar un alto volumen de CFDIs con la misma velocidad, si es que la compañía tiene varias decenas de colaboradores.

Y finalmente, algo relevante, es que sean soluciones con la firma digital del empleado con la misma validez que la autógrafa, para hacer su recolección fácil, rápida y legal.

Aquí, nuevamente se verán ahorros en papel, espacio y tiempo.

Expedientes seguros y a la mano

Bajo el mismo tenor, y ya que se ha optado por documentos electrónicos para generar procesos administrativos al interior de la empresa relativos al personal, las compañías deberán generar expedientes que resguarden la información que se vaya generando.

Para este punto, se puede optar también por opciones tecnológicas que permitan digitalizar y/o guardar los documentos electrónicos con la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.

Aquí, es vital verificar que la solución blinde la información ahí contenida con sistemas de alta seguridad, ya que se está manejando información sensible.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

A partir del 20 de marzo pasado, cuando se decretó la suspensión de clases en nuestro país y dio inicio la cuarentena que nos llevó a un confinamiento forzoso para evitar la propagación del COVID19, y que se ha prolongado hasta la fecha, salvo las actividades consideradas como esenciales que son mínimas, se inició un proceso de transformación en nuestra vida diaria que no tiene retorno.

El modelo de trabajo conocido como “Home Office”, las sesiones de trabajo remotas, las herramientas colaborativas en menos de tres meses se han vuelto indispensables. Contar con servicio de internet en casa ahora es una necesidad básica.

Mantenernos en nuestro hogar ha requerido que hagamos uso de los servicios en línea, lo que nos permite, entre otras cosas, surtir nuestra despensa sin tener que exponernos. Los pequeños establecimientos utilizan Internet para la compra de sus inventarios. Y, a una buena parte de los negocios, el boom los tomó por sorpresa. No estaban listos y han tenido que buscar desesperadamente alternativas para seguir atendiendo a sus clientes.

De las crisis surgen las oportunidades. Las empresas tenemos que transformar los procesos que estaban basados en el uso de recursos humanos, para poder llevarlos a cabo y hacer uso de la tecnología para automatizarlos. Los ahorros son significativos y tangibles.

Algunos ejemplos para ser más claros.

Los contratos de todo tipo (comerciales, laborales, de arrendamiento, suscripciones, etc.) basados en papel y firma autógrafa, deben ser reemplazados de manera urgente por documentos electrónicos, donde los interesados hagan uso de la firma electrónica que tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa. Es injustificable que no se puedan formalizar negocios por el simple hecho de no tener acceso a las personas por la sana distancia y el miedo al contagio.

Lo mismo ocurre con las empresas que, para sustentar el pago de nómina, recaban la firma autógrafa de sus trabajadores. 

En México hay proveedores de servicios que ofrecen desde hace varios años soluciones de contrato electrónico con firma digital que cumplen con las leyes mexicanas. Esto sucede también desde 2014 con el recibo de nómina con la firma electrónica del empleado que tiene la validez laboral y fiscal requerida.

Estas empresas que ofrecen soluciones para impulsar la transformación digital en México cuentan con la experiencia y las herramientas modernas que, aunadas al soporte local, se convierten en una fórmula poderosa para apoyar a las organizaciones que requieren acelerar su paso al mundo electrónico.

La transformación digital es un paso obligado para permanecer competitivo y como una forma eficaz de enfrentar las consecuencias de pérdidas de negocio que ha traído el Covid-19 a nuestra economía.

Asesórate para que tomes la mejor decisión. Es hora de actuar. El futuro está en el uso de la tecnología y los medios digitales.