Prohíben el outsourcing, un desafío fiscal y legal.

El outsourcing o subcontratación laboral ha venido sufriendo desde hace varios años, una serie de cambios y reformas que finalmente derivaron en la más reciente, la cual la prohíbe, a excepción de las empresas que ofrecen servicios especializados.

Lo anterior, no sólo representa un desafío en términos de tiempo, fiscales o legales, sino que puede ser costosa para las compañías usaban este servicio si no cumplen con lo estipulado en el tiempo determinado por las autoridades, con multas que pueden llegar a los $4.5 millones de pesos.

Lo que por años se hizo bajo un modelo de contratación de personal de forma externa, hoy debe cambiar en menos de 90 días, algo maratónico pero que, dentro de los procesos, algunos se pueden agilizar e incluso, pueden coadyuvar en la modernización y transformación digital de la compañía, con la adopción de sencillas soluciones de fácil implementación.

Contratos digitales ante la eliminación del outsourcing
Con un contrato digital se puede acelerar la migración de nómina ante la eliminación del outsourcing.

Contratos digitales

Al integrar al personal, se requieren acciones como la generación de nuevos contratos laborales, esto implica todavía para muchas empresas el uso de papel; el tener que llevar el documento a algún domicilio por temas derivados de la pandemia, y recabar una firma autógrafa, algo que requiere el uso de recursos que se pueden eliminar si se opta por un contrato digital que se emite de forma fácil y eficiente; y que cuenta con la firma electrónica con sustento legal.

Con lo anterior, se observa la reducción del tiempo involucrado para formalizar la relación con clientes, proveedores, pero, sobre todo y en este caso, con los empleados que estarían dejando el outsourcing, un documento igual de válido que el que se obtiene en papel.

Recibos electrónicos

Al tener que integrar a la nómina de la empresa a los empleados que hoy se encuentran bajo el modelo de outsourcing, se necesita generar por ley recibos electrónicos.

Hoy, existen soluciones para la emisión de dichos documentos, con un sistema de alta disponibilidad para timbrar un alto volumen de CFDIs con la misma velocidad, si es que la compañía tiene varias decenas de colaboradores.

Y finalmente, algo relevante, es que sean soluciones con la firma digital del empleado con la misma validez que la autógrafa, para hacer su recolección fácil, rápida y legal.

Aquí, nuevamente se verán ahorros en papel, espacio y tiempo.

Expedientes seguros y a la mano

Bajo el mismo tenor, y ya que se ha optado por documentos electrónicos para generar procesos administrativos al interior de la empresa relativos al personal, las compañías deberán generar expedientes que resguarden la información que se vaya generando.

Para este punto, se puede optar también por opciones tecnológicas que permitan digitalizar y/o guardar los documentos electrónicos con la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.

Aquí, es vital verificar que la solución blinde la información ahí contenida con sistemas de alta seguridad, ya que se está manejando información sensible.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

La Reforma al outsourcing 2021, que prohíbe el uso de este servicio, también conocido como subcontratación laboral, y que entró en vigor el 23 de abril de 2021, está exigiendo a las empresas que hacían uso de esta figura, un tiempo extra para cumplir lo expuesto en estas nuevas disposiciones.

Las compañías requieren seguir atendiendo su negocio principal, y más en una época como la actual, donde la pandemia ha afectado parte de su avance, metas y ventas; pero se han visto en la necesidad de invertir tiempo para generar estrategias que les permitan integrar al personal que estaba bajo esta figura y medir sus fuerzas para actuar acertadamente y con rapidez.

Por ejemplo, tienen que tomar en cuenta cuestiones fiscales y de seguridad social, primas de riesgos de trabajo, reparto de utilidades, entre otros.

Además, en muchos casos, las compañías pueden tener o estar integradas en un mismo paraguas con otras empresas, así que, se tiene que analizar cuál de éstas es la más adecuada para integrar a dicho personal; si será mejor fusionar o vender.

Invertir para facilitar

Como mencionamos anteriormente, no podemos parar el tren del negocio principal para realizar estos cambios, pero sí podemos apoyarnos en herramientas tecnológicas para simplificar los procesos administrativos que pueden crear una carga excesiva, ante la integración de mayor cantidad de personas a la nómina.

La administración de los recibos de nómina en una empresa, cobra una importancia relevante ante la necesidad de exhibir las pruebas requeridas de una forma ágil e inmediata, ante una posible revisión o auditoría.

Contar con un sistema que permita emitir eficientemente los recibos de nómina en forma de CFDI como es requerido por la Ley, administrar su entrega electrónica, obtener la firma digital del empleado sin tener que recurrir a la impresión de los recibos en papel y la firma autógrafa, así como resguardar los recibos ya firmados en medios seguros, es altamente recomendable.

Un sistema con estas características, agilizará el proceso relacionado a la administración de estos importantes instrumentos sin importar que el personal asista de manera presencial o virtual a sus labores, resguardando así, información sensible y evitando cualquier fuga de información.

La firma electrónica que se use debe tener la misma validez que la firma autógrafa, de acuerdo a la ley federal del trabajo (artículo 776) y el código de comercio (artículos 89, 89 BIS, 97). Lo anterior, la hace única, auténtica, inalterable y no repudiable.

Es importante verificar que se pueda tener acceso al sistema desde cualquier dispositivo, a un lugar donde se resguarden todos los recibos para que, tanto el personal como el área administrativa puedan consultarlos sin mayor problema.

Está comprobado que cuando se migra del papel a un proceso totalmente electrónico, se pueden obtener ahorros de aproximadamente un 60 por ciento o mayor.

En conclusión, una buena solución tecnológica que apoye en el proceso de migrar el personal en outsourcing a la nómina interna debe ser soportada por un sistema de administración de recibos de nómina que permita cubrir el ciclo de emisión, distribución, consulta y resguardo de estos documentos electrónicos.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital y facilitar los cambios que exige la Ley en distintas áreas de las empresas.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

Llene correctamente el CFDI para Carta Porte.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio a conocer un instructivo para el llenado correcto y la forma de expedir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con complemento Carta Porte.

Con lo anterior, se busca observar las definiciones del estándar tecnológico correspondiente y las disposiciones jurídicas vigentes aplicables.

CFDI Carta Porte
La Carta Porte busca incorporar información relacionada con el traslado de bienes o mercancías.

El pasado 1ro. de mayo de 2021, las autoridades fiscales publicaron en su portal de Internet, la información correspondiente al Complemento Carta Porte, el cual tiene la finalidad incorporar al CFDI información relacionada con:

• El traslado de bienes o mercancías.

• Ubicaciones de origen y destinos.

• Medio de transportación ya sea por vía terrestre (carretera federal), o vía férrea, aérea, marítima o fluvial.

• El traslado de hidrocarburos o petrolíferos.

Este requerimiento entró en vigor el 1 de junio por lo que es relevante identificar a detalle lo que se solicita y evitar caer en incumplimientos.

Descarg aquí el instructivo para llenar correctamente un CFDI con complemento de Carta Porte: http://bit.ly/InstructivoCartaPorte

El 27 de mayo de 2021, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF), la Quinta Resolución de Modificaciones a las Reglas Generales de Comercio Exterior para 2020, cuyas modificaciones entrarán en vigor en los siguientes 30 días

Puedes leer el documento completo aquí: http://bit.ly/DOFrce2020 

A continuación, los cambios más relevantes. 

Manifestación de Valor.

Se modifican los requisitos relacionados con la manifestación de valor que deberán formular quienes introduzcan mercancías a territorio nacional. 

Enajenación de mercancías que se consideraban efectuadas en el extranjero.

Se elimina el beneficio que preveía no considerar gravadas, para efectos del Impuesto al Valor Agregado (IVA), las enajenaciones que efectuaran residentes en el extranjero de mercancías que hubieran sido importadas temporalmente por empresas IMMEX, cuando esta enajenación se realice a dichas empresas. 

Solicitud de Acuerdo Conclusivo

En aquellas visitas domiciliarias en las que se embarguen precautoriamente bienes por no acreditar la legal importación, estancia y/o tenencia en el país, y den lugar al inicio de un Procedimiento Administrativo en Materia Aduanera (PAMA), la solicitud de adopción podrá requerirse a partir del inicio de la propia visita y hasta dentro de los 20 días posteriores al momento del levantamiento del acta de PAMA respectiva. 

Importación de mercancía sin montar.

Se establece como práctica fiscal indebida el no clasificar mercancía desmontada, incluso incompleta o sin terminar que ya presente las características esenciales del artículo completo o terminado, en la fracción arancelaria que le corresponde al artículo completo o terminado, en los términos de la Regla General 2a de la Ley de los Impuestos Generales de Importación y de Exportación. Finalmente, se considerará que también lleva a cabo dichas prácticas quien asesore, aconseje, preste servicios o participe en la realización o implementación de cualquiera de las situaciones anteriores. 

Ante los cambios que el Gobierno federal promulgó en la Ley Federal del Trabajo que regulan la subcontratación de personal o outsourcing, y que fueron aprobados por el Congreso de la Unión en abril, pone hoy a las empresas una serie de retos que habrán de comprender y enfrentar para evitar caer en cualquier incumplimiento.

Disponen de 90 días a partir de su publicación en el Diario Oficial de la Federación -23 de abril- para implementarlos.

Tomemos en cuenta que son alrededor de 4.1 millones de personas las que trabajan bajo este esquema de contratación, según algunos censos económicos.

En la Reforma al outsourcing puede usar contratos digitales
Contratos digitales para cumplir rápidamente las nuevas reformas al outsourcing

Dentro de los principales cambios encontramos:

  1. Se prohíbe la subcontratación de personal o outsourcing.
  2. Permite la subcontratación de servicios y obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la compañía.
  3. Pide el registro obligatorio de empresas de subcontratación especializada ante la STPS, previa acreditación de cumplimiento de sus obligaciones fiscales y de seguridad social.
  4. Las empresas que reciban los servicios especializados deberán responder frente a los trabajadores en caso de incumplimiento para evitar simulación y defraudación fiscal; se homologan los criterios del Código Fiscal, de la Ley del ISR y la del IVA con la Ley Federal del Trabajo.
  5. Se reforma la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, para que en el Gobierno Federal ya no exista la subcontratación de personal. Se iniciará un proceso de diagnóstico en las dependencias de la Administración Pública para regularizar al personal subcontratado.

Por ello, las empresas enfrentan hoy, entre otros desafíos, el poner rápidamente dentro de su staff interno a los empleados que tenían bajo dicho esquema de subcontratación laboral.

Eso significa, por un lado, generar con rapidez nuevos contratos de trabajo y, por otro, integrarlos a la nómina digital, idealmente con la firma electrónica del empleado la cual debe contar con sustento legal.

Las empresas pueden hacer ambas cosas de manera ágil y a un bajo costo con soluciones disponibles en el mercado de fácil uso, pero, sobre todo, jurídicamente respaldadas y con tecnología de clase mundial.

Además, podrán extender estos beneficios a su actual operación para tener ahorros en papel, archivos, productividad y reducción de costos, para con ello, paliar parte de los recursos que deberán invertir con esta Reforma.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

¿Quieres que tu compañía sobreviva y supere con éxito esta pandemia? Parte de los desafíos para lograrlo es una Transformación Digital al interior de la misma, sin embargo, el detalle para hacerlo con éxito y de manera oportuna radicará en lo rápido que lo puedan llevar a cabo las organizaciones empresariales.

Para un negocio, existen muchos riesgos si este paso se da lentamente, sin generar equipos multidisciplinarios y sin contar con el liderazgo de la dirección de la compañía.

La Encuesta Pulse, realizada por el área de analíticos de Harvard Business Review en 2020, reveló que, de no hacer esta transformación digital desde equipos alineados con principios de colaboración, comunidad, inclusión, adaptabilidad y transparencia, se podría lograr poco.

Los riesgos

Realmente las empresas pierden más al no transformarse digitalmente o al hacerlo lentamente, ya que se corren diversos riesgos entre los que destacaría:

  • Los competidores avanzan rápidamente.
  • La empresa comienza a estancarse.
  • Se pierden oportunidades de negocio.
  • Se pierde o no hay mejora en la productividad.
  • Los precios aumentan y las posibilidades de bajarlos se vuelven casi nulas.
  • Los clientes no serán fieles o será menos probable que regresen.
  • La toma de decisiones se vuelve lenta y menos efectiva.
  • El cliente ya no tiene una buena experiencia en el producto o servicio.

De hecho, 84 % de los ejecutivos encuestados por Harvard mostraron estar de acuerdo en que surgen nuevas oportunidades de negocios a medida que sus organizaciones se transforman digitalmente.

También, 70 % declaró que, en los últimos dos años, la transformación digital se ha convertido en un factor muy importante para el éxito empresarial.

La solución

Entonces ¿por qué esperar? ¿por qué seguir usando contratos en papel? ¿por qué continuar operando con procesos manuales que son poco efectivos y que minan la productividad de la compañía?

Hoy, es impensable seguir firmando de manera autógrafa contratos, convenios o recibos de nómina.

Sobre todo, porque actualmente, ya existen diversas soluciones en el mercado fáciles de gestionar, integrar y operar sin la necesidad de generar cambios radicales en el software que ya utiliza la compañía.

La velocidad con las que se echan a andar y su uso amigable, proveen una transformación digital rápida que coadyuva en la innovación y modernización de la compañía, haciéndola capaz de responder fácilmente a cualquier necesidad interna y por ende, de los clientes.

Encuentra soluciones de contratos digitales, recibos de nómina con la firma digital del empleado e incluso del control de activos fijos, para acelerar la transformación que requiere tu negocio.

Realiza tu búsqueda en el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

Los activos fijos son muy importantes dentro de la compañía, sin embargo, no siempre se le da ese valor y esto termina incidiendo en las ganancias y el valor de la misma.

Estas pertenencias de la compañía son inversiones que se realizaron en algún momento y que tienen un cierto tiempo de vida, pero no siempre se aprovechan al 100% por la falta de un buen control y administración, la compañía muchas veces no sabe qué es lo que tiene.

Además, tener control de esta información puede ser muy relevante para los socios, accionistas y el área administrativa.

La atención en los activos fijos se suele dar cuando existe algún incidente o falta de mantenimiento que afecta a la operación, poniendo en jaque la producción, por ejemplo.

Incluso, empresas que recurrieron a la tecnología para mejorar su control de activos fijos se dio cuenta que desconocían al menos 20% de sus equipos o maquinaria.

Forma fácil y rápida

Para evitar los inconvenientes de no controlar ni administrar estas pertenencias de la compañía, hoy ya están disponibles en el mercado una serie de soluciones tecnológicas que facilitan esta labor, para conocer el estatus de cada activo en tiempo real.

Reconoce un buen software para activos fijos:

  • Debe tener la posibilidad de tener una gestión flexible en la toma de inventarios.
  • Que puedas asignar a los responsables de la actividad.
  • Consultar el estatus de tus activos en tiempo real.
  • Tener acceso la herramienta desde dispositivos móviles, de escritorio o handheld.
  • Tener disponibilidad en la nube las 24 horas los 7 días de la semana.
  • Poder tomar fotografías y documentos de los activos, factura, pedimento, otros.
  • Contar con carga masiva de catálogos.
  • Permite generar reportes completos en tiempo real y la posibilidad de hacer bitácoras de los cambios en los activos.
  • Revisión en línea el estatus de cada activo.
  • Identificar si es propio o arrendado.
  • Servicio de placas y etiquetas de identificación disponible.
  • Servicio de toma de inventario físico a nivel nacional.

Esta tarea la debe realizar toda empresa de cualquier sector o industria, así que si requieres de apoyo puedes acercarte a Indicium Solutions.

Visita: indiciumsolutions.com.mx

El pasado 1º. De mayo del actual se publicó en el Portal del SAT los documentos técnicos del complemento de la carta porte.  Al dar clic en cada uno lo podrán abrir.

Esquema de Carta Porte (xsd)​
Estándar de Carta Porte (pdf)
Secuencia de cadena original carta porte (xslt)
Esquema de los catálogos (xsd)
Matriz de errores (xls)

Adicionalmente, se publicó la siguiente información de apoyo:

Documento​​​DescripciónConsulta​
​Catálogos del complementoConsulta las claves y descripciones de los catálogos a utilizar en el llenado de la factura.​Catálogos​
​Preguntas frecuentesConsulta las respuestas a las que se realizan con mayor frecuencia (vigente).​Preguntas 

En esta liga también podrás encontrar toda la información anterior: https://bit.ly/3b8csZZ 

En la  Primera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2021 publicada en el DOF en 3 de mayo pasado, en el  Transitorio Décimo Primero dice que dicho complemento entrará en vigor el 1º. de junio de 2021 y será obligatorio para los contribuyentes señalados en la regla 2.7.1.9 después de 120 días naturales.

Las estrategias de factura electrónica para el cambio de facturas en papel comenzaron a inicios de este siglo.

España y Alemania demostraron la facilidad de usar archivos electrónicos que una computadora recibe, valida y procesa sin intervención humana.

Chile, México y Brasil demostraron que el uso de facturas electrónicas son una forma de combatir la evasión fiscal.

Estas dos grandes vertientes, más una tercera:  

  1. Ahorros mayores al 60% en el costo de emisión, recepción y administración de facturas electrónicas
  2. Herramienta eficaz para combatir la evasión fiscal
  3. Medio eficaz para la protección del medio ambiente al reducir el uso del papel en procesos administrativos.

Sentaron entonces las bases para impulsar con todos los recursos posibles y una iniciativa de alcance mundial. México fue el primer país en establecer como requisito fiscal para todos los contribuyentes la emisión de facturas electrónicas. 

¿Cuál es el impacto que esto genera?

Esta decisión de más de doce países a nivel mundial fortaleció la masificación del uso de facturas electrónicas. De este modo las estrategias de factura electrónica han sido pieza importante en México.

Por ejemplo, empresas como SAP, Oracle y Microsoft actualizaron su sistema de facturación para cumplir con este requisito fiscal.

Las empresas crecieron, aunque más del 95% son pequeñas con facturación por debajo de los $10 millones de dólares anuales.

Grupos de soporte IT fueron retados por subsidiarias de empresas para dar prioridad a la emisión de facturas electrónicas.

Por eso, ha seguido proliferando en su uso, pero ha ido adoptando diferentes estructuras y requisitos tecnológicos para su cumplimiento.

Las nuevas reglas, formatos, tecnologías, requisitos fiscales y buscar proveedores de servicios a nivel global nos plantea la siguiente pregunta:

¿Se recomienda buscar proveedores para facilitar el cumplimiento de los requisitos de factura electrónica en una creciente cantidad de países?

¿Qué resultados se han obtenido?

La experiencia y los hechos han demostrado que la estrategia correcta es: piensa global, ejecuta localmente (Think global, act local). Como resultado se ha demostrado que la centralización en un solo proveedor convierte la relación en onerosa y limitante.

El impacto negativo por adaptar cambios en las reglas locales provocó que el servicio se volviera caro y poco flexible.

La facturación es un proceso muy importante. Como resultado nuestra recomendación es:

«Realizar la planeación global para cumplir los requerimientos y buscar a los proveedores de servicios locales líderes del mercado.»

Esto ayudará a reducir el costo del proceso y a brindar servicios flexibles para responder mejor a la demanda local.

La explicación es que las pocas empresas que han hecho un esfuerzo por habilitar oficinas remotas en los países que han convertido a la e-factura en un requerimiento fiscal, han sobre simplificado la arquitectura de sus sistemas para buscar formas más o menos homogéneas de integración de datos y poder economizar de esta forma los requerimientos de soporte y actualizaciones.

Estrategias de factura electrónica.

Para comentarios sobre esta nota, escribir a luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Vea también INDICIUM SOLUTIONS CONTRIBUYE A CREAR EL PROGRAMA DE E-FACTURA EN USA