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Una de las grandes lecciones que nos ha dejado esta pandemia es el uso de la tecnología que facilita la operación, optimiza distancia y tiempo. Genera grandes ahorros y los beneficios son múltiples.
 
Es por eso que es importante formalizar todo tipo acuerdos y convenios donde se establecen derechos y obligaciones de las partes involucradas. La opción de elaborar el contrato en papel y recabar la firma autógrafa de los interesados está siendo sustituida por documentos electrónicos que son firmados usando métodos actuales.
 
Cada vez, son más las empresas convencidas de los beneficios asociados a un contrato electrónico y están evaluando las opciones que hay en el mercado.
 
En Indicium Solutions contamos con una solución robusta y actualizada para el manejo de contratos digitales apegado a las regulaciones (NOM-151)

Algunas de sus fortalezas y funcionalidades:

  • Permite integrar la firma electrónica del SAT, de cualquier entidad certificadora.
  • Otorga jerarquías y orden en el proceso de firmado si es requerido.
  • Envía de manera masiva documentos para firma.
  • Permite subir documentos de soporte del firmante.
  • Valida los datos contendidos en el contrato.
  • Genera un XML y un PDF del documento firmado que lo hace único y seguro.
  • Asigna un número consecutivo para llevar un control de los documentos.
  • Cuenta con un Portal de Administrador para crear áreas de control de documentos.
  • La Constancia de Conservación de datos (NOM-151) puede incluirse.
  • Es auditable la operación de los usuarios de la solución.

Te invitamos a conocer e-contratos y compararla en funcionalidad y precio con otras opciones.

En el marco de la Declaración Anual 2021 de personas físicas que inicia el 1 y termina el 30 de abril, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) pone a disposición de los contribuyentes SAT ID y el Portal del SAT para realizar trámites.

Si necesitan generar o renovar su Contraseña y renovar su firma electrónica (e.firma) pueden utilizar SAT ID: satid.sat.gob.mx.

Por otro lado, si requieren su Constancia de Situación Fiscal (comúnmente conocida como constancia de RFC), les informamos que este apartado dentro de SAT ID estará inhabilitado, ya que durante el mes de abril se canalizarán los esfuerzos para la generación o renovación de la Contraseña y con ella, las personas físicas puedan presentar su Declaración Anual y, a su vez, recibir su devolución con saldo a favor en caso que así sea.

Debido a lo anterior, para la obtención de la Constancia de Situación Fiscal, el SAT pone a su disposición el Portal para que realicen dicho trámite de manera directa en https://www.sat.gob.mx/aplicacion/53027/genera-tu-constancia-de-situacion-fiscal

Se les recuerda a los contribuyentes que para obtener dicha Constancia requieren su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y su Contraseña. Si tienen dudas de cómo obtenerla pueden consultar el tutorial en el canal de YouTube del SAT en el siguiente enlace: https://youtu.be/M-pDFpwmejY

Finalmente, se les recuerda que la obligación de la emisión de facturas electrónicas o recibos de nómina en el sistema la Factura Electrónica 4.0, para lo cual los contribuyentes pueden requerir su Constancia de Situación Fiscal, iniciará a partir del 1 de julio de 2022.

Mientras tanto los empleadores pueden seguir utilizando la versión Factura 3.3 para timbrar la nómina de sus trabajadores.

Para dudas o aclaraciones, los contribuyentes podrán ingresar al minisitio de Factura: http://omawww.sat.gob.mx/factura/Paginas/default.htm; recibir orientación fiscal en las oficinas del SAT previa cita o llamar a MarcaSAT 55 6272 2778 de lunes a viernes en un horario de 8:00 a 18:30 horas.

¿Necesitas una solución para cumplir con tus obligaciones fiscales?

El 2022 comenzó con una serie de cambios a nivel fiscal. Uno que llama la atención y que no se debe pasar por alto son las multas que aplicará el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a los contribuyentes por facturas mal emitidas.

Un ejemplo de lo anterior es la multa que estableció de $400 a $600 pesos a aquellas personas físicas con actividad empresarial o morales, que en este año en curso emitan facturas sin los datos complementarios.

Otro caso es el de si un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) se cancela fuera de tiempo, el SAT tiene establecida una multa que va del 5% al 10% del monto de cada factura.

Dichas facturas únicamente se podrán cancelar en el ejercicio que se expidan, siempre y cuando el cliente acepte su cancelación.

Las empresas que cuenten con una factura emitida por un contribuyente que se encuentra en la lista negra del SAT podrán ser multados hasta por 75% del importe de cada factura. Cabe mencionar que en dicho documento están aquellos tributarios que emitieron comprobantes fiscales sin contar con activos.

En la lista negra del SAT, también están los contribuyentes que emitieron comprobantes fiscales sin contar con empleados, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparen las facturas.

VERSION 4.0

Con la nueva versión 4.0 de la factura electrónica, que entrará en vigor el 1 de julio de 2022, es importante poner atención a los nuevos cambios y requerimientos fiscales a fin de evitar cualquier posible error, y por ende, una multa.

Para este nuevo sistema de facturación, se requieren realizar cambios por nuevos requerimientos fiscales como incluir el nombre, código postal y el régimen fiscal del receptor de la factura.

Adicional, se requiere contar con los servicios de un proveedor de facturación electrónica confiable, que los oriente para aplicar las mejores prácticas y sobre todo para cumplir al 100% con los requerimientos de la Autoridad Fiscal evitando errores.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de clase mundial, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a cumplir cabalmente con las disposiciones de las autoridades fiscales.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) disminuyó a $1,000 pesos el monto límite para que una factura electrónica o CFDI pueda cancelarse sin que la contraparte acepte dicha acción. También, redujo a un día hábil la cancelación sin el consentimiento del receptor cuando el CFDI sea por un valor superior.

Dichos cambios se encuentran en la regla 2.7.1.38, actualizada en la cuarta versión anticipada de la Tercera Resolución de modificaciones a la Miscelánea Fiscal vigente.

Es importante comentar que estos avisos seguirán siendo enviados través del buzón tributario, por lo que es recomendable mantenerlo actualizado.

Los cambios anteriormente mencionados han entrado en vigor.

La factura electrónica es un documento que cumple con los mismos propósitos que una factura en papel. Registra operaciones comerciales y lo hace cumpliendo todos los estándares legales exigidos por las autoridades fiscales y/o las partes comerciales y financieras de las empresas.

Un CFDI

A las facturas electrónicas también se les conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI); que requiere de una firma electrónica y la validación de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). De esta forma, recibe sustento legal ante las autoridades tributarias.

En México, los CFDI´s usan el formato digital XML, es decir, un conjunto de codificaciones que le da validez al documento. El estándar del CFDI se puede consultar desde el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

¿Cuáles son las leyes relevantes?

La factura electrónica es obligatoria en México desde el 2014. La sustentan los siguientes documentos:

  • Código Fiscal de la Federación, artículos 29 y 29-A.
  • Resolución Miscelánea Fiscal vigente, regla 2.7.1.8
  • ANEXO 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal 

¿Qué es un PAC?

Un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) está autorizado por las autoridades fiscales para proporcionar un timbre para cada CFDI que se genera. Esto le da validez ante el SAT. 

El PAC revisa que la integración del XML cumpla con los requisitos tecnológicos solicitados por la autoridad fiscal;y tras ser generado envía una copia al SAT.

Una vez que el PAC realiza todas las validaciones, timbra o certifica el archivo y así este se convierte en una Factura Digital.

El SAT da a conocer la lista de proveedores autorizados en su portal.

Indicium Solutions, como arquitecto de soluciones de valor agregado, se  ha asociado desde su fundación con diversos PAC´s para proporcionar timbrado certificado con sus soluciones de e-factura y CFDI.  Esto garantiza el funcionamiento de su servicio las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Indicium Solutions es reconocido como proveedor de soluciones de factura electrónica, por parte de la Asociación Mexicana de la Industria de Tecnología de la Información (AMITI).

Conoce las soluciones para facturar confiablemente con Indicium Solutions.

Citas:

  1. https://publications.iadb.org/publications/spanish/document/Factura-electr%C3%B3nica-en-Am%C3%A9rica-Latina.pdf
  2. https://archivo.eluniversal.com.mx/finanzas-cartera/2014/factura-electronica-996526.html
  3. https://www.sat.gob.mx/normatividad/20125/resolucion-miscelanea-fiscal
  4. http://omawww.sat.gob.mx/tramitesyservicios/Paginas/anexo_20_version3-3.htm
  5. http://omawww.sat.gob.mx/tramitesyservicios/Paginas/proveedores_autorizados_certificacion.htm
  6. https://www.sat.gob.mx/consulta/76969/proveedores-autorizados-de-certificacion-(pac%C2%B4s)-

No hay duda de que la pandemia que estamos viviendo vino a acelerar el uso de servicios digitales en nuestro país. Para aquellos escépticos que les daba miedo hacer compras por internet no tuvieron más opción que utilizar el comercio electrónico de los supermercados, tiendas de abarrotes, restaurantes y lugares de venta de comida, entre otros, para satisfacer sus necesidades básicas y así evitar salir de su confinamiento por el temor a ser contagiado por COVID-19.


Las empresas de venta al menudeo tuvieron que responder muy rápidamente a un crecimiento exponencial de sus ventas, a través del e-commerce, en muchos casos incipiente, pero que de la noche a la mañana se convirtió en el canal de venta más importante.

En una realidad que, en la venta al menudeo el porcentaje de clientes que solicita factura electrónica no llega ni al 5%, son las ventas que se conocen como “de mostrador” las que se facturan posteriormente como una factura global, para el cumplimiento con todos los requisitos que establece la autoridad fiscal.

Una situación diferente son las que tienen las ventas al mayoreo, que en todos los casos requieren de la factura electrónica para deducir sus gastos y pagar impuestos. Es a este grupo de clientes que se necesitan ofrecer mecanismos digitales para el pago de sus facturas.

El pago electrónico incorporado al proceso de emisión de facturas electrónicas es una verdadera arma competitiva en estos tiempos de COVID-19 y es una práctica que llegará para quedarse.

El proceso donde se emite la factura y se hace llegar al cliente con un botón de pago representa una facilidad tanto para el comprador como para el vendedor.

Existen plataformas de valor donde además de agregar la facilidad de emitir el CFDI de pago en forma automática, de la misma forma se pueden conciliar los pagos recibidos.

Indicium Solutions cuenta con una plataforma con estas características y la empresa está experimentando una transformación en el servicio que ofrece a sus clientes.

La digitalización de procesos es un reto y una coyuntura única para integrar una oferta de valor a los clientes.

Los Socios de AMITI representan un ecosistema de mucho valor, donde la colaboración y suma de capacidades se convierten en una enorme oportunidad de hacer sinergia y poder llevar productos al mercado en tiempos muy cortos.

COVID-19 ha transformado la manera de interrelacionarnos entre las personas y entre los negocios, ser miembro de AMITI es de alto valor.

Hasta la próxima:

Maricela Sánchez Velasco

Directora General

www.indiciumsolutions.com.mx

e-factura®, la solución de factura electrónica de Indicium Solutions, ya está disponible de forma inmediata en el SAP® App Center, el mercado digital de ofertas para los usuarios de SAP, fortaleciendo su presencia a nivel internacional como una firma consolidada en la generación de documentos fiscales electrónicos.

e-factura® se integra con SAP S/4HANA para emitir, distribuir, archivar y consultar facturas electrónicas CFDI (Comprobantes fiscales digitales) por internet, fortaleciendo su presencia a nivel internacional

“Estamos muy orgullosos de entregar a la comunidad de SAP una solución integral que gestiona el ciclo completo en la generación de facturas electrónicas. El proceso de validación con el grupo global de soporte SAP fue muy extenso y demandante, pero el resultado final valió la pena. Los clientes de SAP recibirán un proceso completo y confiable para generar facturas electrónicas de manera segura sin tener que recurrir a la generación de archivos externos”, dijo Maricela Sánchez Velasco, Directora General de Indicium Solutions.

“Con esta solución, los usuarios de SAP no necesitan generar un archivo de intercambio fuera del estándar de SAP, reduciendo costos hasta $10,000 USD”, agregó Sánchez Velasco. 

e-factura® está disponible desde el SAP App Center para solicitar una prueba y/o su compra. 

La integración del proceso de timbrado fiscal dentro de la arquitectura de SAP S/4HANNA permite simplificar el proceso de emisión y cumplimiento fiscal, sin tener que dar mantenimiento al tradicional archivo de intercambio de datos externo que ha sido necesario para muchas empresas en el pasado.

SAP provee la construcción de la factura electrónica e integra de manera segura el proceso de timbrado fiscal mediante el servicio e-factura® timbrado que ofrece Indicium Solutions.

El sistema e-factura®, es parte de una plataforma usada por más de 7,000 clientes en México y América Latina. 

En el SAP App Center, están disponibles más de 1,500 soluciones que se integran y amplían la funcionalidad de las soluciones de SAP. Allí, los clientes pueden encontrar las aplicaciones de partners que han sido validadas por SAP, que por ello son confiables y que le permitirán resolver con seguridad requerimientos de negocio.

Indicium Solutions es una empresa validada como parte del programa SAP PartnerEdge®; por ello, está facultada para construir, promover y vender soluciones de software integradas a las tecnologías líderes en el mercado de SAP.  Dicho programa proporciona acceso a todas las tecnologías SAP relevantes que permite a los Socios de Negocio ofrecer soluciones de valor.

En tiempos de Covid19, muchas empresas se han visto en la necesidad de operar desde las casas de sus colaboradores. Esto ha obligado a las organizaciones a buscar alternativas para blindar la información sensible que maneja, entre ellos el resguardo confiable y seguro de sus documentos fiscales.

Para Identificar que este punto está bien atendido, es importante verificar algunas características que debe cumplir el sistema de tu proveedor de documentos electrónicos y saber que tu empresa está en buenas manos.

Revísalas a continuación:

  • Que cuente con un sistema de clase empresarial: formato personalizable a la imagen y colores institucionales.
  • Que opere con eficiencia comprobada en procesos de alto volumen y/o de alta complejidad: el sistema debe ser rápido al momento de generar la factura sin importar el monto de facturas a generar ni en un periodo determinado si así lo requiere la compañía.
  • Que disponga de un servicio de timbrado de alta disponibilidad que garantice que los CFDI´s serán timbrados sin interrupciones.
  • Que cubra el ciclo completo: al emitir tu factura, validarla, aplicar las reglas de negocio requeridas, enviar las facturas a los clientes que asegure fue recibida y almacenarla por los 5 años requeridos fiscalmente.
  • Que no sea intrusivo: y que opere desde cualquier sistema.
  • Que pueda generar addendas: tu proveedor debe tener la capacidad de atender y crear este tipo de solicitudes para atender contratos de grandes corporativos sin contratiempos.
  • Proyecto llave en mano: todos los servicios incluidos en un solo pago.
  • Pago por uso: una cuota fija que permite presupuestar el servicio.
  •  Servicios cloud: que cuente con los más altos estándares de seguridad.

No pongas en riesgo tu operación y tu cobranza, genera facturas seguras con el soporte 24/7 que necesitas.

Mientras que Estados Unidos continúa luchando con las facturas en papel en las cuentas por cobrar y los cheques en papel en las cuentas por pagar, su vecino del sur, México, se ha convertido en el líder mundial en la adopción de facturación electrónica. 

Los requisitos de facturación electrónica en ese país comenzaron en 2004, cuando su autoridad tributaria, el Servicio de Administración Tributaria (SAT), desarrolló por primera vez un marco legal para dicho documento en su versión digital. Desde entonces, el mandato se ha ampliado y hoy, todas las facturas, incluidas las de las transacciones B2B, deben ser electrónicas y obligatorias. 

Si bien, el requisito tiene como objetivo combatir la evasión de impuestos y el fraude, la facturación electrónica también trae muchos beneficios a los departamentos de cobranza que pueden digitalizar de manera más eficiente los datos de las transacciones que realiza la compañía con el fin de obtener informes, realizar análisis y dar seguimiento a sus movimientos. Sin embargo, la facturación electrónica y sus eficiencias en cobranza no necesariamente resultan igual de benévolas para el área de pagos.

De hecho, tradicionalmente, la aceptación de facturas y los procesos de pago han sido dispares en dicho departamento, dijo Steve Chahal, CEO y presidente de Fairfax Software, en una entrevista con PYMNTS. 

La compañía anunció recientemente un acuerdo de colaboración con Indicium Solutions, firma pionera en factura electrónica con sede en México, con quien Fairfax ha decidido interconectar su software de pagos rápidos Quick Payments, dentro de la solución de facturación electrónica e-factura, permitiendo a los usuarios hacer clic en un enlace y pagar directamente. 

“Resuelve un problema latente”, explicó Chahal, quien destacó que la integración de pagos y facturación aborda este desafío entre las áreas de cobranza y la de pagos. De esta forma, las áreas de cobranza pueden rastrear mejor los pagos y reducir las barreras que usualmente se presentan al momento solicitar un pago; además, los departamentos del área de pagos ya no tienen que alternar entre una plataforma de facturación y sus portales bancarios para facilitar una transacción. 

Para las cuentas por cobrar, cuando el cliente tiene el enlace ahí para pagar la factura, nada puede perderse”, dijo. “Para las cuentas por pagar, es una ventanilla única de pago”. 

DESAFÍOS DE PAGOS EN MÉXICO.

El liderazgo que tiene México por su facturación electrónica no es la única forma en la que se diferencia de los Estados Unidos. Si bien los cheques en papel pueden ser comunes en los departamentos de pagos en Estados Unidos, en México rara vez se usan, a menos que se requiera para una gran transacción entre bancos o grandes corporaciones. 

Sin embargo, en México, la adopción de pagos electrónicos no es tan madura como en otras partes del mundo. “Nadie tomará un pago como final, a menos que sea efectivo o garantizado por una transacción de banco a banco”, comentó Chahal. Agregó que para muchas personas “el efectivo sigue siendo el rey”. 

Para Fairfax, la oportunidad de integrarse con Indicium Solutos significa una oportunidad para entrar y crecer en el mercado mexicano, aunque eso no significa que esté exenta de otros desafíos. En la actualidad, la integración admite pagos con tarjeta en facturas enviadas a través del portal e-factura, aunque Chahal hizo énfasis en la importancia de apoyar también las transferencias bancarias en México. 

En México, el Sistema de pagos electrónicos interbancario, también conocido como SPEI, facilita las transferencias de alto valor de banco a banco y, por lo tanto, es un componente clave para las soluciones de pagos B2B. Sin embargo, no necesariamente es fácil para las FinTechs y otros jugadores de tecnología integrarse a integrarse a este sistema. 

“Está controlado por [el banco central de México] Banco de México”, explicó Chahal. “Es similar a ACH pero no es tan accesible para todos. Está sujeto fuertemente a las políticas del banco”.

 Fairfax trabaja junto con Indicium para asegurar la autorización para procesar pagos SPEI y con ello mejorar las capacidades de pago de las facturas emitidas en México, dijo. 

Si bien las tarjetas comerciales y los productos de tarjetas de crédito en general están ganando popularidad gradualmente, las transferencias bancarias siguen siendo esenciales para las entidades que buscan evitar las tarifas asociadas con los pagos y el procesamiento de las tarjetas. 

MULTITAREAS Y LA LUCHA CONTRA LA FRICCIÓN

Todavía no se sabe si la digitalización de facturas se relaciona con la digitalización o la aceleración de los pagos, sin embargo, de lo que puede estar seguro el panorama de pagos B2B, independientemente del mercado, es que, para reducir las mayores barreras posibles, deben tenerse en cuenta las experiencias de los departamentos de cobranza y pagos en cada transacción. 

En México, si bien los cheques en papel son escasos, la integración de la funcionalidad de pago en la factura en sí misma podría ayudar a más negocios a dejar el efectivo, especialmente los más pequeños, eliminando ineficiencias en el flujo de trabajo e incluso problemas de seguridad. 

Levantar tantas barreras como sea posible para que el destinatario de una factura liquide realmente la factura significa menos riesgoso para el que paga y puede acelerar los ciclos de cobranza para el vendedor, una tendencia especialmente importante durante el mercado actual del flujo de efectivo volátil. Aunque el mercado presenta sus desafíos, la posición de México como líder mundial en facturación electrónica podría posicionarlo también como líder en la eficiencia de pagos B2B. 

Consulte aquí la publicación original. 

La cobranza es uno de los procesos más importantes en el ciclo de ingresos de una empresa. En esta etapa tan difícil que enfrentamos por el Covid-19, en la que una gran cantidad de  empresas ha tenido que mover a sus equipos de trabajo de sus oficinas para que desde su casa realicen sus funciones de manera remota y den continuidad a la operación de la empresa, se pone a prueba la eficiencia de todos los involucrados en procesos clave como el de las cuentas por cobrar.

Hoy, en estos momentos de crisis, no podemos darnos el lujo de tener errores o fallas con nuestro sistema de facturación, o en todos aquellos sistemas que estén relacionados con el cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales.

Si las facturas no se entregan a tiempo a los clientes, o peor aún, tienen errores, se corre el riesgo de afectar el flujo de ingresos de la empresa al no recibir los pagos de los productos o servicios que ofrece. Esto es similar a interrupir el flujo sanguineo en un cuerpo humano cuyo riesgo es la muerte.

A continuación, te enlistamos una serie de características  y funcionalidades para tener con una operación segura, oportuna, y disponible en cualquier momento.

Disponibilidad: debes tener la seguridad de poder facturar de lunes a domingo las 24 horas del día.

Responsivo: contar con un sistema que pueda verse y operarse adecuadamente desde cualquier dispositivo móvil y conectarse en cualquier interface de internet.

Soporte personalizado: las empresas enfrentan diversas necesidades, asegúrate de que tu proveedor cuente con una mesa de ayuda, donde una persona –y no una máquina- te atienda y resuelva cualquier duda o incidente de forma inmediata.

Alta disponibilidad en el servicio de timbrado: Un sistema que te permite timbrar documentos en cualquier momento, se convierte en una herramienta poderosa que le dará continuidad a tu negocio y asegurará el timbrado continuo, sin interrupciones.

Flexible: Que puedan solicitar en la factura los cambios que sean necesarios en su proceso o que respondan a necesidades de los clientes.

Confiable: siempre pide referencias de clientes que respalden el servicio. La experiencia es un factor determinante que siempre hay que considerar para seleccionar a un proveedor.