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Prohíben el outsourcing, un desafío fiscal y legal.

El outsourcing o subcontratación laboral ha venido sufriendo desde hace varios años, una serie de cambios y reformas que finalmente derivaron en la más reciente, la cual la prohíbe, a excepción de las empresas que ofrecen servicios especializados.

Lo anterior, no sólo representa un desafío en términos de tiempo, fiscales o legales, sino que puede ser costosa para las compañías usaban este servicio si no cumplen con lo estipulado en el tiempo determinado por las autoridades, con multas que pueden llegar a los $4.5 millones de pesos.

Lo que por años se hizo bajo un modelo de contratación de personal de forma externa, hoy debe cambiar en menos de 90 días, algo maratónico pero que, dentro de los procesos, algunos se pueden agilizar e incluso, pueden coadyuvar en la modernización y transformación digital de la compañía, con la adopción de sencillas soluciones de fácil implementación.

Contratos digitales ante la eliminación del outsourcing
Con un contrato digital se puede acelerar la migración de nómina ante la eliminación del outsourcing.

Contratos digitales

Al integrar al personal, se requieren acciones como la generación de nuevos contratos laborales, esto implica todavía para muchas empresas el uso de papel; el tener que llevar el documento a algún domicilio por temas derivados de la pandemia, y recabar una firma autógrafa, algo que requiere el uso de recursos que se pueden eliminar si se opta por un contrato digital que se emite de forma fácil y eficiente; y que cuenta con la firma electrónica con sustento legal.

Con lo anterior, se observa la reducción del tiempo involucrado para formalizar la relación con clientes, proveedores, pero, sobre todo y en este caso, con los empleados que estarían dejando el outsourcing, un documento igual de válido que el que se obtiene en papel.

Recibos electrónicos

Al tener que integrar a la nómina de la empresa a los empleados que hoy se encuentran bajo el modelo de outsourcing, se necesita generar por ley recibos electrónicos.

Hoy, existen soluciones para la emisión de dichos documentos, con un sistema de alta disponibilidad para timbrar un alto volumen de CFDIs con la misma velocidad, si es que la compañía tiene varias decenas de colaboradores.

Y finalmente, algo relevante, es que sean soluciones con la firma digital del empleado con la misma validez que la autógrafa, para hacer su recolección fácil, rápida y legal.

Aquí, nuevamente se verán ahorros en papel, espacio y tiempo.

Expedientes seguros y a la mano

Bajo el mismo tenor, y ya que se ha optado por documentos electrónicos para generar procesos administrativos al interior de la empresa relativos al personal, las compañías deberán generar expedientes que resguarden la información que se vaya generando.

Para este punto, se puede optar también por opciones tecnológicas que permitan digitalizar y/o guardar los documentos electrónicos con la misma equivalencia funcional y legal de los documentos en papel.

Aquí, es vital verificar que la solución blinde la información ahí contenida con sistemas de alta seguridad, ya que se está manejando información sensible.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

La Reforma al outsourcing 2021, que prohíbe el uso de este servicio, también conocido como subcontratación laboral, y que entró en vigor el 23 de abril de 2021, está exigiendo a las empresas que hacían uso de esta figura, un tiempo extra para cumplir lo expuesto en estas nuevas disposiciones.

Las compañías requieren seguir atendiendo su negocio principal, y más en una época como la actual, donde la pandemia ha afectado parte de su avance, metas y ventas; pero se han visto en la necesidad de invertir tiempo para generar estrategias que les permitan integrar al personal que estaba bajo esta figura y medir sus fuerzas para actuar acertadamente y con rapidez.

Por ejemplo, tienen que tomar en cuenta cuestiones fiscales y de seguridad social, primas de riesgos de trabajo, reparto de utilidades, entre otros.

Además, en muchos casos, las compañías pueden tener o estar integradas en un mismo paraguas con otras empresas, así que, se tiene que analizar cuál de éstas es la más adecuada para integrar a dicho personal; si será mejor fusionar o vender.

Invertir para facilitar

Como mencionamos anteriormente, no podemos parar el tren del negocio principal para realizar estos cambios, pero sí podemos apoyarnos en herramientas tecnológicas para simplificar los procesos administrativos que pueden crear una carga excesiva, ante la integración de mayor cantidad de personas a la nómina.

La administración de los recibos de nómina en una empresa, cobra una importancia relevante ante la necesidad de exhibir las pruebas requeridas de una forma ágil e inmediata, ante una posible revisión o auditoría.

Contar con un sistema que permita emitir eficientemente los recibos de nómina en forma de CFDI como es requerido por la Ley, administrar su entrega electrónica, obtener la firma digital del empleado sin tener que recurrir a la impresión de los recibos en papel y la firma autógrafa, así como resguardar los recibos ya firmados en medios seguros, es altamente recomendable.

Un sistema con estas características, agilizará el proceso relacionado a la administración de estos importantes instrumentos sin importar que el personal asista de manera presencial o virtual a sus labores, resguardando así, información sensible y evitando cualquier fuga de información.

La firma electrónica que se use debe tener la misma validez que la firma autógrafa, de acuerdo a la ley federal del trabajo (artículo 776) y el código de comercio (artículos 89, 89 BIS, 97). Lo anterior, la hace única, auténtica, inalterable y no repudiable.

Es importante verificar que se pueda tener acceso al sistema desde cualquier dispositivo, a un lugar donde se resguarden todos los recibos para que, tanto el personal como el área administrativa puedan consultarlos sin mayor problema.

Está comprobado que cuando se migra del papel a un proceso totalmente electrónico, se pueden obtener ahorros de aproximadamente un 60 por ciento o mayor.

En conclusión, una buena solución tecnológica que apoye en el proceso de migrar el personal en outsourcing a la nómina interna debe ser soportada por un sistema de administración de recibos de nómina que permita cubrir el ciclo de emisión, distribución, consulta y resguardo de estos documentos electrónicos.

En el Directorio de AMITI podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital y facilitar los cambios que exige la Ley en distintas áreas de las empresas.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.