La transformación digital que estamos viviendo de manera acelerada por factores externos que ni siquiera imaginábamos, ha obligado a las empresas a revisar sus procesos y sus modelos de negocio para adaptarlos a las nuevas circunstancias donde el uso de la tecnología se ha convertido en el recurso más apreciado.

Para muchas empresas, la necesidad de reducir costos se ha convertido en una necesidad apremiante para poder sobrevivir ante la crisis económica que enfrentan. Hay que identificar los procesos que consumen la mayor cantidad de recursos, humanos, materiales y financieros, con el fin de buscar opciones para su optimización. 

Este es el caso de los expedientes de una empresa que pueden organizarse de diversas maneras, pero que regularmente se encuentran identificados por su tipo:

  • Expedientes de personal
  • Expedientes de clientes
  • Expedientes de proveedores
  • Contratos
  • Reportes fiscales
  • Correspondencia administrativa
  • Otros.

Estos documentos que regularmente están guardados en las esquinas de las oficinas o en espacios externos dedicados al “archivo muerto”, consumen largas horas del personal dedicado a su administración, espacio costoso, recursos administrativos, de control y costos diversos para su actualización.

Además, representan un verdadero activo en las Organizaciones y su contenido por lo general, es confidencial y sensible.

Los expedientes de una empresa, representan al mismo tiempo, una de las áreas inmediatas de simplificación, mejora y reducción sustantiva de costos.

Las consecuencias de no tener un expediente actualizado pueden traer repercusiones de todo tipo. Legal – laboral, civil, mercantil e incluso penal. Las obligaciones de las empresas en el cumplimiento de disposiciones legales son múltiples.

La mejor manera de administrar eficientemente los expedientes de una empresa es transformarlos de papel a formato electrónico.  Los pasos a seguir son muy simples:

  • Elaborar una lista de los documentos que deben existir dentro de cada tipo de expediente.
  • Identificar los documentos que tengan una fecha de vencimiento y se deban renovar.
  • Definir las alertas que sean necesarias activar. Ejemplo (30 días antes del vencimiento de un documento)
  • Las personas autorizadas para integrarlos, consultarlos, etc.
  • Contratar un sistema confiable para la conversión y manejo de expedientes electrónicos.

Beneficios:

  • Mediante el uso de la nueva NOM-151, los documentos en papel se pueden destruir y los electrónicos tienen el mismo valor que los originales. Los ahorros en costos de resguardo y espacios dedicados a los archiveros son inmediatos y significativos
  • La conversión del proceso para generar documentos en formato electrónico desde su origen, permiten ahorrar en costos de impresión, distribución, firma, archivo, control, digitalización, indexación. Los ahorros son importantes e inmediatos.
  • El costo de resguardar documentos electrónicos en lugar de papel es aproximadamente un 85% más eficiente.
  • El costo de consulta y rescate de documentos históricos es fácil e inmediato si están en formato electrónico.  El costo de llevar un proceso manual es sensiblemente mayor. Los ahorros se estiman en un 70% o superior de acuerdo a los especialistas en la materia.
  • El costo de distribución y envío remoto se disminuye en forma considerable si se usan medios electrónicos.  Los ahorros de mensajería se abaten en un buen 80%

Cerremos las rendijas que nos pueden causar problemas graves y la llave inagotable de recursos. ¡ Es tiempo de convertir los eternos expedientes de papel a un moderno sistema de expedientes electrónicos!

Revisa aquí una opción confiable y accesible.

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