La transformación digital que estamos viviendo de manera acelerada por factores externos que ni siquiera imaginábamos, ha obligado a las empresas a revisar sus procesos y sus modelos de negocio para adaptarlos a las nuevas circunstancias donde el uso de la tecnología se ha convertido en el recurso más apreciado.

Para muchas empresas, la necesidad de reducir costos se ha convertido en una necesidad apremiante para poder sobrevivir ante la crisis económica que enfrentan. Hay que identificar los procesos que consumen la mayor cantidad de recursos, humanos, materiales y financieros, con el fin de buscar opciones para su optimización. 

Este es el caso de los expedientes de una empresa que pueden organizarse de diversas maneras, pero que regularmente se encuentran identificados por su tipo:

  • Expedientes de personal
  • Expedientes de clientes
  • Expedientes de proveedores
  • Contratos
  • Reportes fiscales
  • Correspondencia administrativa
  • Otros.

Estos documentos que regularmente están guardados en las esquinas de las oficinas o en espacios externos dedicados al “archivo muerto”, consumen largas horas del personal dedicado a su administración, espacio costoso, recursos administrativos, de control y costos diversos para su actualización.

Además, representan un verdadero activo en las Organizaciones y su contenido por lo general, es confidencial y sensible.

Los expedientes de una empresa, representan al mismo tiempo, una de las áreas inmediatas de simplificación, mejora y reducción sustantiva de costos.

Las consecuencias de no tener un expediente actualizado pueden traer repercusiones de todo tipo. Legal – laboral, civil, mercantil e incluso penal. Las obligaciones de las empresas en el cumplimiento de disposiciones legales son múltiples.

La mejor manera de administrar eficientemente los expedientes de una empresa es transformarlos de papel a formato electrónico.  Los pasos a seguir son muy simples:

  • Elaborar una lista de los documentos que deben existir dentro de cada tipo de expediente.
  • Identificar los documentos que tengan una fecha de vencimiento y se deban renovar.
  • Definir las alertas que sean necesarias activar. Ejemplo (30 días antes del vencimiento de un documento)
  • Las personas autorizadas para integrarlos, consultarlos, etc.
  • Contratar un sistema confiable para la conversión y manejo de expedientes electrónicos.

Beneficios:

  • Mediante el uso de la nueva NOM-151, los documentos en papel se pueden destruir y los electrónicos tienen el mismo valor que los originales. Los ahorros en costos de resguardo y espacios dedicados a los archiveros son inmediatos y significativos
  • La conversión del proceso para generar documentos en formato electrónico desde su origen, permiten ahorrar en costos de impresión, distribución, firma, archivo, control, digitalización, indexación. Los ahorros son importantes e inmediatos.
  • El costo de resguardar documentos electrónicos en lugar de papel es aproximadamente un 85% más eficiente.
  • El costo de consulta y rescate de documentos históricos es fácil e inmediato si están en formato electrónico.  El costo de llevar un proceso manual es sensiblemente mayor. Los ahorros se estiman en un 70% o superior de acuerdo a los especialistas en la materia.
  • El costo de distribución y envío remoto se disminuye en forma considerable si se usan medios electrónicos.  Los ahorros de mensajería se abaten en un buen 80%

Cerremos las rendijas que nos pueden causar problemas graves y la llave inagotable de recursos. ¡ Es tiempo de convertir los eternos expedientes de papel a un moderno sistema de expedientes electrónicos!

Revisa aquí una opción confiable y accesible.

El certificado de sello digital (CSD) emitido por el SAT es un elemento indispensable para la emisión de comprobantes fiscales digitales.

Con las reformas que se han venido realizando al Código Fiscal y a la Resolución Miscelánea Fiscal en el presente año, existen una gran cantidad de causas que pueden dar lugar a que la Autoridad Fiscal aplique la sanción de cancelar el CSD de tu empresa.

A continuación. Los pasos a seguir en caso que te llegues a encontrar en una situación como esta:

Paso 1:  Presentar una aclaración:

En el Anexo 1-A de la Resolución Miscelánea fiscal se dice lo siguiente:

47/CFF

Aclaración para subsanar las irregularidades detectadas o desvirtuar la causa por la que se dejó sin efecto su Certificado de Sello Digital, se restringió el uso de su Certificado de e.firma o el mecanismo que utiliza para efectos de la expedición del CFDI.

¿Quiénes la presentan?

Los contribuyentes a quien es la autoridad fiscal hayan dejado sin efectos el o los CSD, los contribuyentes personas físicas a quien se haya restringido el uso de su Certificado de e.firma o el mecanismo que utilizan para efectos de la expedición de su CFDI.

¿Dónde se presenta?

En el portal del S.A.T.

¿Qué documento se obtiene?

Acuse de recibo y posteriormente, la respuesta electrónica a su solicitud de aclaración.

¿Cuándo se presenta?

Cuando se haya dejado sin efectos el o los CSD para la expedición del CFDI en términos del artículo 17-H fracción X del CFF, se haya restringido el uso de su certificado de e.firma o el mecanismo que utilizan para efectos de la expedición del se CFDI.

Requisitos:

Archivo digitalizado con la Resolución Administrativa a través de la cual se dejó sin efectos su CSD, así como los elementos probatorios que desvirtúen o subsanen las irregularidades detectadas o que soporten los hechos o circunstancias que manifiesta.

Condiciones

Contar con Contraseña o e.firma.

Paso 2:  Sustentar la Aclaración:

Información adicional:

Cuando derivado del volumen de la documentación que integra los elementos probatorios con los que el contribuyente pretenda desvirtuar a subsanar las irregularidades hechos de su conocimiento, no sea posible su envío electrónico a través del caso de aclaración, en el mismo se deberá indicar dicha circunstancia.

En estos casos, el contribuyente podrá integrar la documentación correspondiente ante la autoridad que emitió el oficio por el que se dejó sin efectos el CSD, o bien, ante la ADSC más cercana a su domicilio (consultar anexo 23), presentando escrito libre en el que se haga referencia al citado oficio y al caso de aclaración ingresado.

Puedes recurrir también a la PRODECON (Procuraduría de Defensa del Contribuyente) quienes brindan asesoría de manera gratuita.

En el siguiente link podrás descargar el cuadernillo recientemente publicado por la Procuraduría donde encontrarás información muy completa sobre “Cancelación del Certificado de Sello Digital”.  

En la sesión celebrada el pasado 5 de agosto la segunda sala de la H. Suprema Corte de Justicia de la nación al resolver la Contradicción de tesis 70/2020, determinó que debe prevalecer con carácter de Jurisprudencia la sustentada en la Sala en su resolución, cuya propuesta fue en el sentido de qué “la resolución emitida en términos del penúltimo párrafo del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación es impugnable a través del recurso administrativo de revocación o en sede contenciosa administrativa. Puedes consultar la resolución completa en el siguiente link.

Paso 3:  Busca asesoría en caso necesario:

Asesórate con tu proveedor de confianza en soluciones de documentos electrónicos para que te ayude a revisar con que herramientas cuentas para evitar caer en cualquiera de los supuestos que ameritan la suspensión del CDS. En AMITI encontrarás a los proveedores más confiables del mercado,

Reza un dicho popular “mas vale prevenir que lamentar”.