La entrada en vigor de la contabilidad electrónica a través del Buzón Tributario como una nueva obligación fiscal, trajo consigo una serie de amparos que en cualquier momento podrían desaparecer.

Por lo anterior, y para quienes aún cuentan con un amparo, es importante informarse con detalle cómo opera esta disposición fiscal y tomar las medidas necesarias, entre ellas, el apoyo de herramientas fáciles de implementar y que permitirán realizar esta actividad.

Hay muchos beneficios al implementar la contabilidad electrónica ya que permite a los contribuyentes llevar puntualmente su contabilidad de manera sencilla, a través de las nuevas tecnologías.

La contabilidad electrónica consiste en:

  • La preparación del Catálogo de cuentas.
  • La entrega mensual de la Balanza de comprobación.
  • Si fuera el caso, la entrega de información de pólizas y auxiliares.

Y todo lo anterior se puede hacer de manera fácil, práctica y económica con la ayuda de herramientas de fácil manejo, que se integra a la solución de contabilidad electrónica para generar los archivos requeridos por la autoridad fiscal.

En principio hay algunas consideraciones a tomar en cuenta como:

  • Esta es una obligación para Personas Morales (lucrativas y no lucrativas) y para personas físicas con actividad empresarial.
  • El envío de la información es a través del Buzón Tributario, donde el timbrado de esos archivos es opcional.

Ventajas:

  • Aprovechas las facilidades que da el SAT para la emisión de pólizas.
  • Reducción de tiempos.
  • Independencia al área contable para el cumplimiento de esta obligación, sin necesidad de depender de otros departamentos como el de TI.
  • Aportan valor a los procesos a una empresa.
  • Puede ser instalado “on premise” o “Cloud”

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La actual era comercial, los objetivos de ventas, tener finanzas sanas y optimizar los costos han hecho que el área financiera de las compañías mire hacia una gestión moderna de sus procesos.

Y esto incluye el poder diluir o acelerar una serie de actividades o tareas manuales que, de no gestionarse adecuadamente pueden acarrear pérdida en la productividad y atrasar algunos de los objetivos del departamento financiero y de otras áreas de la compañía.

Las nuevas tendencias como el RPA permiten automatizar distintas tareas manuales o semiautomáticas de una forma flexible, escalable, fácil de implementar y muy adaptable a cualquier sistema tecnológico en el que esté operando su compañía y esto va desde su ERP, su website, software o incluso, cualquier desarrollo in house.

Este sistema es un “robot” asistente digital que se irá construyendo de manera intuitiva. Y se dedicará a echarle la mano en las distintas tareas diarias que a veces le toman mucho tiempo y no necesariamente se reflejan en una alta productividad.

Con RPA se tiene un asistente virtual que complementa las actividades de su equipo de colaboradores mediante el cual optimizará tiempo y recursos, eliminará la posibilidad de cualquier error, visualizará una reducción de costos y se asegurará de que se está dando cumplimiento a políticas interna y externas de la empresa, todo bajo un estricto cumplimiento de los estándares de seguridad corporativos.

¿Qué actividades o procesos se pueden automatizar?

  • Actividades repetitivas de alto volumen
  • Actividades administrativas de back office
  • Flujos de validaciones y autorizaciones (todas las que se lleven en un sistema)
  • Procesos de apoyo TI

¿Qué procesos típicamente se pueden configurar?

  • Procesamiento de pagos o facturación
  • Conciliación de documentos fiscales emitidos
  • Contabilidad electrónica
  • Para subir facturas a los portales solicitados por clientes
  • Emisión de documentos generados desde un input automático o desde otras aplicaciones
  • Gestión de respuestas a consultas de proveedores
  • Aprobaciones de gastos
  • Creación y gestión de órdenes de compra
  • Producción de reportes regulatorios
  • Gestión/producción de reportes para el Consejo de Administración o terceros interesados
  • Producción y aprobación de reportes de desempeño
  • Validación de datos/Pruebas de migración de datos/interfaces
  • Gestión de datos maestros.
Fuente: EY y Automation Anywhere