En esta nueva dinámica laboral, donde muchas compañías han optado por continuar con el trabajo en casa y sólo citar de manera presencial a ciertos colaboradores para algunas reuniones, es como surge y se consolida la oficina de 13 pulgadas, sí esa que permite el laborar de manera remota sin afectar la productividad y los objetivos de negocio.

Esta oficina, una laptop o computadora de escritorio, permite a las personas iniciar puntualmente sus actividades, evitar largas horas de traslados y sus respectivos costos; contribuir a tener menos contaminación, contar con colaboradores mejor alimentados y mucho más contentos.

Se ha comprobado que más del 80% de los mexicanos prefieren hoy trabajar desde su hogar según un informe realizado por Metrics, una empresa de inteligencia y relaciones públicas digitales.

Una inversión inteligente

Pero, para que esto sea realidad y no afecte las metas anuales, es necesario que nuestro equipo de trabajadores tenga una oficina de 13 pulgadas o más lo suficientemente equipada con la tecnología adecuada según su perfil laboral.

Es decir, un equipo de cómputo con una buena conexión a internet, procesador, memoria y programas que le permitan, desde generar los informes, textos o cualquier otra actividad, mientras revisan y responden su correo electrónico, diseñan, programan o se conectan a una reunión virtual, según sea el caso.

Hoy, es el momento en el que el equipo de cómputo toma un papel mucho más importante que anteriormente. Ya que de éste dependerá, en gran medida, que nuestros colaboradores puedan desempeñarse adecuadamente, ser productivos y, también, comunicarse con éxito con sus líderes y/o compañeros de trabajo.

Es en este caso donde la compañía debe revisar hacia qué áreas destinará ahora sus recursos, que pueden ir desde disminuir los gastos que demanda el tener amplias zonas de oficinas por unas más eficientes para las actividades presenciales, y voltear hacia una inversión mucho más inteligente relativa a estas ahora conocidas como oficinas de 13 pulgadas o más, y en el internet o comunicaciones que requieran los trabajadores para desempeñarse con éxito.

La realidad para la sociedad y las empresas sobre cómo funcionan ahora las cosas se modificó y es mejor adaptarse a tiempo para continuar con éxito nuestro andar, frente a los desafíos actuales de salud por COVID-19 y los que se presenten en el futuro.

En un inusitado panorama mundial, económico y social, tras la llegada de la pandemia por el COVID-19, vemos cómo uno de los grandes aprendizajes, después de poco más de dos años de inicio de este desafío de salud, las ventajas y beneficios de adoptar de manera permanente los documentos electrónicos para coadyuvar en la transformación digital de las empresas.

Ante las incógnitas de si la digitalización podía ser un factor determinante para que cualquier organización pudiera transformarse digitalmente o si la tecnología disponible era suficiente para este cambio, hoy se tiene claridad que sí es posible y esencial para el crecimiento de las empresas, en especial para que éstas pudieran sortear los retos económicos que se han presentado.

No sólo se ha podido visualizar la gran oportunidad que se tiene para modernizar a las compañías con soluciones de clase mundial ya disponibles en el mercado, sino que los ahorros en tiempo, dinero y cualquier otro recurso son rápidamente palpables.

La pandemia hoy ha demostrado que, en el caso de los documentos electrónicos, un parteaguas donde, diversas compañías, no sólo implementaron con facilidad soluciones para facturar, administrar su nómina o contar con contratos jurídicamente válidos, todo mediante documentos electrónicos; sino que, no requirieron de grandes inversiones para adoptarlas.

Esta oportunidad sigue vigente para las empresas que desean agilizar sus procesos, modernizarse y realizarlo de una manera rápida aun cuando la pandemia concluya. No sólo encontrarán una forma más fácil de operar tanto internamente como con clientes y proveedores; sino que podrán profundizar su proceso de transformación digital.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de clase mundial, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a la transformación digital de las empresas

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Hasta la próxima.

La pandemia por el SARS COV-2 ha obligado por dos años a las empresas a enviar a sus empleados a trabajar desde casa. La experiencia obtenida a lo largo de este periodo ahora se convierte en un gran desafío: decidir qué modelo de trabajo conviene ahora que todo el país se encuentra en verde de acuerdo con el semáforo de riesgo epidémico del Gobierno Federal y que significa que todas las actividades comerciales, de entretenimiento y sociales se pueden llevar a cabo con medidas sanitarias.

No sólo se trata de contar con las condiciones recomendadas de ventilación, distancia o el esquema de vacunación completo de cada colaborador, sino de realizar un análisis al interior de la compañía para identificar si es el momento de cambiar a nuevos modelos de trabajo de manera permanente alcanzando y/o superando los objetivos del negocio.

La decisión no es fácil para las compañías y eso ha generado incertidumbre entre los empleados.

Por ejemplo, un sondeo realizado en 2021 a empleados de Latinoamérica por la red social LinkedIn reveló que 43% prefiere el sistema híbrido con 1 o 2 días de trabajo en casa, mientras que 17% prefiere home office.

Otros intereses fueron la flexibilidad laboral y el tiempo de traslado.

¿Qué esquema es el más conveniente? Eso dependerá mucho del giro y perfil de la empresa. Es el momento de identificar cuáles son los que esquemas que han funcionado a lo largo de este tiempo dando los resultados esperados.

En el caso de las que están en la industria de la tecnología, éstas se encuentran en una posición privilegiada para no afectar a los clientes y darles mayor calidad de vida a sus empleados.

El trabajo remoto e híbrido son opciones muy viables, por un lado, para personas que no tienen las condiciones en casa para trabajar y que requieren de un espacio adecuado para hacerlo, en un lugar acondicionado con todos los insumos necesarios y un buen servicio de internet.

Y, por otro lado, la opción de home office para colaboradores que han demostrado que pueden desempeñarse adecuadamente, e incluso, volverse más productivos, presentándose de manera presencial sólo cuando la compañía así lo requiera.

¿Qué viene? Adaptarnos a esta nueva realidad con base en las necesidades de las empresas y la calidad de vida de los empleados.

maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

El 2022 comenzó con una serie de cambios a nivel fiscal. Uno que llama la atención y que no se debe pasar por alto son las multas que aplicará el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a los contribuyentes por facturas mal emitidas.

Un ejemplo de lo anterior es la multa que estableció de $400 a $600 pesos a aquellas personas físicas con actividad empresarial o morales, que en este año en curso emitan facturas sin los datos complementarios.

Otro caso es el de si un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) se cancela fuera de tiempo, el SAT tiene establecida una multa que va del 5% al 10% del monto de cada factura.

Dichas facturas únicamente se podrán cancelar en el ejercicio que se expidan, siempre y cuando el cliente acepte su cancelación.

Las empresas que cuenten con una factura emitida por un contribuyente que se encuentra en la lista negra del SAT podrán ser multados hasta por 75% del importe de cada factura. Cabe mencionar que en dicho documento están aquellos tributarios que emitieron comprobantes fiscales sin contar con activos.

En la lista negra del SAT, también están los contribuyentes que emitieron comprobantes fiscales sin contar con empleados, infraestructura o capacidad material para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparen las facturas.

VERSION 4.0

Con la nueva versión 4.0 de la factura electrónica, que entrará en vigor el 1 de julio de 2022, es importante poner atención a los nuevos cambios y requerimientos fiscales a fin de evitar cualquier posible error, y por ende, una multa.

Para este nuevo sistema de facturación, se requieren realizar cambios por nuevos requerimientos fiscales como incluir el nombre, código postal y el régimen fiscal del receptor de la factura.

Adicional, se requiere contar con los servicios de un proveedor de facturación electrónica confiable, que los oriente para aplicar las mejores prácticas y sobre todo para cumplir al 100% con los requerimientos de la Autoridad Fiscal evitando errores.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de clase mundial, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a cumplir cabalmente con las disposiciones de las autoridades fiscales.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

Como ya lo informamos en días pasados, a partir del 1º de enero del 2022, se actualiza el esquema de la factura electrónica cuya versión actual es la 3.3 que opera desde el 2017.

Este cambio está considerado en la Reforma Fiscal del 2022 y su objetivo es “fortalecer las herramientas tecnológicas para simplificar el cumplimiento de las normas tributarias”.

Alcance de los cambios:

  • Anexo 20 versión 4.0
  • CFDI de retenciones e información de pagos 2.0
  • Complemento de pagos versión 2.0
  • Servicios de cancelación

Los mas relevante:

Para el anexo 20 versión 4.0

  • Se precisan descripciones de Nodos y Atributos.
  • Se incluyen nuevos atributos (Exportación, FacAtrAsquiriente, DomicilioFiscalReceptor, RegimenFiscalIR, ObjetoImp).
  • Se incluyen nuevos nodos (información global y a cuenta de terceros)
  • Se cambia la secuencia de CfdiRelacionados.
  • Se incluyen nuevas reglas de validación para los nuevos Nodos y Atributos.
  •  Se incluyen nuevos catálogos.

Para el CFDI de retenciones e información de pagos 2.0

  • Se precisan descripciones de Nodos y Atributos.
  • Se incluyen nuevos atributos DomicilioFiscalReceptor
  • Se incluye nuevo nodo de CfdiRelacionados
  • Se incluyen nuevas reglas de validación.
  • Se incluyen nuevos catálogos.

Para el Complemento de pagos versión 2.0

  • Se incluye nuevo Atributo (ObjetoImp)
  • Se elimina el Atributo MetodoPagoDR.
  • Se adecuan los impuestos a nivel de documento relacionado.
  • Se incluyen reglas de validación para los Nodos y Atributos de los impuestos.
  • Se incluye un nuevo elemento Totales

Para los Servicios de cancelación

  • Se modifica es esquema y se incluye el motivo de la cancelación.
  • Se incluye el folio fiscal que sustituye al comprobante cancelado
  • Se adecuan las validaciones para limitar la cancelación solamente al ejercicio en que se haya emitido.
  • Facturas globales emitidas por contribuyentes del régimen simplificado de confianza (RESICO)

Entrada en vigor:

Habrá un periodo de convivencia ente las versiones actuales y los nuevas que concluirá el 30 de abril del 2022. Siendo obligatorio a partir del 1º. De mayo

Nuestro equipo de Consultoría estará trabajando de la mano con ustedes en estos cambios para que cumplan puntualmente con estas nuevas disposiciones fiscales.

Póngase en contacto con su Consultor asignado si tiene dudas o requiere de mayor información.

La información relacionada con los cambios se hará publica por el SAT en su momento, lo cual informaremos con toda oportunidad.

Estados Unidos está entrando en una nueva etapa en el uso de la factura electrónica. El número de este documento emitido que se intercambia anualmente suma los 25 mil millones, según datos de Billentis.

De este total, 75% de las facturas requieren procesamiento manual, lo que cuesta a las empresas estadounidenses entre 166 a 203 mil millones al año.

Sin embargo, al migrar a un modelo electrónico, los ahorros pueden ser muy grandes e inmediatos para las compañías de hasta un 90 por ciento.

Además, se ha comprobado que 92% de las facturas electrónicas se pagan a tiempo frente al 45% de las que se procesan en papel o de forma manual.

México aporta experiencia

Por varios meses, México ha aportado su experiencia en el intercambio de facturas electrónicas, un país donde este proceso es obligatorio y solicitado por las autoridades fiscales.

Ha compartido en las mesas de trabajo de la comisión encargada de este tema en la Reserva Federal de Estados Unidos (FED) que la agilidad de contar con un documento electrónico así es muy conveniente para la cobranza, el control de los ingresos y el pago de impuestos.

Su proceso para archivarla y/o utilizarla es en la nube, por lo que permite enviarse y consultarse desde cualquier lugar y dispositivo.

Este documento electrónico es un conjunto de estándares, políticas y pautas que permiten a las empresas conectarse y realizar sus operaciones con cualquier persona, independientemente de la plataforma, el sistema o la aplicación que tengan para el intercambio de facturas electrónicas.

De esta forma se agiliza la conexión entre clientes y proveedores, con implementaciones rápidas y fáciles.

Transformación digital

Con la adopción de la factura electrónica, Estados Unidos podrá continuar con su transformación digital al dejar atrás procesos manuales y/o en papel que requieren de muchos recursos en tiempo y dinero.

Ante esta realidad, Indicium Solutions ha comenzado su incursión con e-invoice USA, una solución electrónica para generar facturas de forma inmediata con todos los requerimientos de las autoridades estadounidenses.

Con e-invoice USA, la empresa mexicana llega a Estados Unidos como pionero de este documento y con la experiencia de 20 años en el sector.

Beneficios de intercambiar facturas electrónicas

  • Disminuye el riesgo y el costo operativo.
  • Coadyuva en un pago a tiempo de las facturas emitidas.
  • Fácil implementación.
  • Rápida emisión.
  • Mejor control de la información

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) dieron a conocer que el uso del complemento Carta Porte, será obligatorio a partir del 1 de diciembre de 2021.

Esto para los efectos de las reglas 2.7.1.8., y 2.7.1.9. y el artículo Trigésimo Sexto Transitorio de la RMF 2021.

Se entiende que cumplen con lo dispuesto en el párrafo anterior, los contribuyentes que expidan el CFDI al que se incorpore el complemento Carta Porte antes del 1 de enero de 2022 y éste no cumpla con los requisitos del “Estándar del complemento Carta Porte” y el “Instructivo de llenado del CFDI al que se le incorpora el Complemento Carta Porte”.

En Indicium Solutions, contamos con una propuesta para que su empresa cumpla cabalmente con este requisito fiscal.

Contáctanos: daniel.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

El gobierno federal dio a conocer su propuesta de paquete económico 2022 que se aprobaría el 15 de noviembre de 2021. Dentro de los principales aspectos tenemos en el rubro de:

Firma electrónica avanzada y Certificados de sellos digitales.

Hay diversas medidas propuestas para combatir la emisión y adquisición de comprobantes fiscales que amparen operaciones inexistentes.

Destacan, la posibilidad de negar el otorgamiento de la firma electrónica o los certificados de sellos cuando la autoridad detecte que un socio o accionista que cuenta con el control efectivo de la persona moral que solicita el trámite, se ubica en alguna situación que derivó en algún supuesto de irregularidad o incumplimiento.

Se propusieron modificaciones al marco normativo aplicable a la cancelación de sellos digitales y el procedimiento de aclaración para su restitución.

Asimismo, proporcionar a las autoridades elementos para la restricción temporal de los certificados, sin que exista una liquidación o procedimiento previo; hasta en tanto no se realicen correcciones por parte del contribuyente.

Otro punto relevante es el relacionado con los Comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI).

Se propuso cambiar las aclaraciones en exportación de mercancías, publicación y uso de complementos de los CFDI, el uso de CFDI de egreso y las cancelaciones de CFDI.

Actualización al procedimiento contra EFOS y EDOS

Se propone considerar como un nuevo supuesto de presunción de operaciones inexistentes cuando la autoridad fiscal detecte que un contribuyente ha estado emitiendo comprobantes que sustentan operaciones realizadas por otro contribuyente, durante el periodo en el cual a este último se le hayan dejado sin efectos o le haya sido restringido temporalmente el uso de los certificados de sello digital, sin que haya subsanado las irregularidades detectadas, o bien emitiendo comprobantes que sustentan operaciones realizadas con los activos, personal, infraestructura o capacidad material de dicha persona.

Contrabando con relación al Complemento Carta Porte

Se propone adicionar las fracciones XXII y XXIII al artículo 103 del CFF, para presumir cometido el delito de contrabando, cuando se trasladen bienes o mercancías, sin el CFDI de tipo de ingreso o de tipo traslado, según corresponda, al que se le incorpore el Complemento Carta Porte o se trasladen hidrocarburos, petrolíferos o petroquímicos, por cualquier medio de transporte en territorio nacional, sin el CFDI de tipo ingreso o de tipo traslado, según corresponda, al que se le incorpore el Complemento de Carta Porte, así como con los complementos del CFDI de esos bienes.

Para estos y otros desafíos es importante considerar para el presupuesto 2022 soluciones en documentos electrónicos que no sólo faciliten su cumplimiento sino, para transformar digitalmente a la empresa como:

•          El uso de la firma electrónica, indispensable para formalizar todo tipo de contrato o documento con proveedores, clientes, personal, etc.

•          Sustentar las operaciones de compra–venta para documentar su materialidad con un proceso automático de expedientes electrónicos.

•          Evitar el riesgo de hacer operaciones con empresas en las listas negras del SAT, con una herramienta robusta para la recepción de facturas de proveedores que valide el cumplimiento fiscal y que automatice el proceso de Cuentas por Pagar.

•          Acortar ciclos de ingresos al ofrecer el pago electrónico de los servicios que se ofrecen. Además de hacer eficiente el ciclo de Cuentas por Cobrar.

•          Mandar facturas electrónicas o material de ventas por e-mail eficazmente con una herramienta que administre el proceso de envío.

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Hasta la próxima.

El desafío de cumplir con todo lo requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el complemento de la Carta Porte es muy grande, al grado de que las principales Cámaras de los distintos servicios de transporte realizaron varias mesas de trabajo para lograr una prórroga que les permitiera entender y llevar a cabo cabalmente todo lo solicitado en tiempo y forma.

Falta que se publique en una regla miscelánea dicha prórroga para que sea oficial.  Se espera que ocurra antes de que finalice el presente mes, fecha en que iniciaría la obligatoriedad de este complemento

Hoy, esa prórroga que ha difundido la CANACAR, permitirá seguir revisando junto con la Autoridad la forma de simplificar esta nueva disposición a fin de ajustar los procesos, procedimientos y sistemas. Se contará con un periodo de prueba del 1 al 31 de diciembre de 2021, con el fin de hacer los ajustes necesarios y dejar los sistemas listos para que todo funcione como se solicita.

Una vez llevado a cabo lo anterior, las empresas ahora sí tendrán que cumplir de manera obligatoria el complemento Carta Porte a partir del 1 de enero de 2022.

La Carta Porte como se ha informado está integrada con toda la información relacionada a los bienes o mercancías, ubicaciones de origen, puntos intermedios y destinos, así como lo referente al medio por el que se transportan; ya sea por vía terrestre, aérea, marítima o fluvial; y en su caso, incorporar la información para el traslado de hidrocarburos y petrolíferos.

Y con el complemento se incorpora al CFDI de tipo traslado para acreditar la posesión de las mercancías, brindando información sobre su procedencia y destinos que se llevan mediante los distintos medios de transporte.

Aliados de TI

Si bien, las compañías de transporte hoy generan sus CFDI electrónicos, tienen que adicionar a dicho documento una serie de datos e información detallada que implica cambiar algunos procesos en la forma de operar y que hace que todas las personas hoy involucradas en la ruta de principio a fin tengan este complemento.

Ante este desafío es importante acercarse a proveedores de tecnología con experiencia acreditada para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos que se solicitan en el complemento en cuestión.

De esta forma, no sólo se tendrá el apoyo para hacer el cambio como se solicita, sino que puede hacerse con mayor facilidad, ante la complejidad exigida.

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e-contratos facilita la emisión, administración y resguardo de contratos electrónicos.

El regreso a clases en México ha derivado en un fuerte debate en medio de la pandemia por el virus SARS COV-2 (COVID-19). Se prevé que la mayoría de las instituciones educativas adopten un sistema de clases híbrido (la combinación de virtual con presencial); sin embargo, entre las vacaciones y la vuelta a los estudios, hay una serie de documentos que firmar y agilizar y ahí es donde los colegios pueden tomar ventaja de la tecnología para hacer estos procesos más fáciles y con validez legal.

El regreso a clases implica, entre otras cosas, la firma de nuevos contratos escolares por el año que está por iniciar o del reglamento que se debe cumplir a lo largo del nuevo ciclo de estudio.

De igual manera, y eso queda a reserva de cada colegio, se podría estar solicitando una carta, parte del protocolo sanitario, para reducir, en la medida de lo posible, los riesgos de contagio por COVID19, en caso de que el pequeño asista presencialmente.

Todo lo anterior requiere la firma de los padres y esto puede ser un reto por el confinamiento actual y el distanciamiento que se requiere. Por lo anterior, las escuelas pueden optar por nuevas tecnologías, que permiten a los tutores firmar digitalmente cualquier documento con la misma validez que una firma autógrafa.

Esto permitiría a las escuelas, no sólo agilizar el papeleo que anualmente tiene que manejar, revisar y archivar, sino que les brindaría la posibilidad de contar con la certeza jurídica necesaria, en caso de requerirla.

Soluciones fáciles de implementar

Tal es el caso de e-contratos, una solución tecnológica que emite y administra contratos digitales o cualquier otro tipo de documento como podría ser el reglamento escolar o formato como los permisos de salida, etc. que requieren ser firmados de manera masiva y que con e-contratos se pueden firmar  con una firma electrónica con validez jurídica.

Su implementación y uso es muy sencillo, en pocos días ya puede estar funcionando lo que elimina el uso y manipulación de papel, generando ahorros en espacio y dinero.

Tampoco requiere firmas autógrafas ya que la firma digital que contiene dicha solución tiene la misma validez.

Esta solución, además de simplificar la emisión y administración de cualquier contrato, bajar la inversión en tiempo para dicho proceso y formalizar fácilmente cualquier convenio o contrato, se integra fácilmente a los CRM o cualquier otro sistema maestro de los clientes.

El ciclo que debe cumplir cualquier documentación que requiera una firma, se cubre completamente, porque, además de la emisión y distribución de dichos contratos, también se pueden consultar y resguardar fácilmente de forma segura.

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