e-contratos facilita la emisión, administración y resguardo de contratos electrónicos.

El regreso a clases en México ha derivado en un fuerte debate en medio de la pandemia por el virus SARS COV-2 (COVID-19). Se prevé que la mayoría de las instituciones educativas adopten un sistema de clases híbrido (la combinación de virtual con presencial); sin embargo, entre las vacaciones y la vuelta a los estudios, hay una serie de documentos que firmar y agilizar y ahí es donde los colegios pueden tomar ventaja de la tecnología para hacer estos procesos más fáciles y con validez legal.

El regreso a clases implica, entre otras cosas, la firma de nuevos contratos escolares por el año que está por iniciar o del reglamento que se debe cumplir a lo largo del nuevo ciclo de estudio.

De igual manera, y eso queda a reserva de cada colegio, se podría estar solicitando una carta, parte del protocolo sanitario, para reducir, en la medida de lo posible, los riesgos de contagio por COVID19, en caso de que el pequeño asista presencialmente.

Todo lo anterior requiere la firma de los padres y esto puede ser un reto por el confinamiento actual y el distanciamiento que se requiere. Por lo anterior, las escuelas pueden optar por nuevas tecnologías, que permiten a los tutores firmar digitalmente cualquier documento con la misma validez que una firma autógrafa.

Esto permitiría a las escuelas, no sólo agilizar el papeleo que anualmente tiene que manejar, revisar y archivar, sino que les brindaría la posibilidad de contar con la certeza jurídica necesaria, en caso de requerirla.

Soluciones fáciles de implementar

Tal es el caso de e-contratos, una solución tecnológica que emite y administra contratos digitales o cualquier otro tipo de documento como podría ser el reglamento escolar o formato como los permisos de salida, etc. que requieren ser firmados de manera masiva y que con e-contratos se pueden firmar  con una firma electrónica con validez jurídica.

Su implementación y uso es muy sencillo, en pocos días ya puede estar funcionando lo que elimina el uso y manipulación de papel, generando ahorros en espacio y dinero.

Tampoco requiere firmas autógrafas ya que la firma digital que contiene dicha solución tiene la misma validez.

Esta solución, además de simplificar la emisión y administración de cualquier contrato, bajar la inversión en tiempo para dicho proceso y formalizar fácilmente cualquier convenio o contrato, se integra fácilmente a los CRM o cualquier otro sistema maestro de los clientes.

El ciclo que debe cumplir cualquier documentación que requiera una firma, se cubre completamente, porque, además de la emisión y distribución de dichos contratos, también se pueden consultar y resguardar fácilmente de forma segura.

En el Directorio de AMITI https://amiti.org.mx/dir-empresas podrás consultar a los proveedores que cuentan con tecnologías de última generación, respaldadas por personal especializado para su implementación para contribuir a una verdadera transformación digital, incluyendo la digitalización de documentos con firma electrónica con validez jurídica.

Espero tus comentarios en maricela.sanchez@indiciumsolutions.com.mx

Hasta la próxima.

La opinión de cumplimiento es necesaria para hacer contratos adjudicados.

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) realizó algunos ajustes en su herramienta destinada a la consulta de la opinión de cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social; la cual sirve para verificar que un contribuyente ha cumplido con sus obligaciones fiscales.

De acuerdo al artículo 32-D del Código Fiscal de la Federación (CFF), se establece la prohibición que tiene el gobierno para contratar adquisiciones, arrendamientos, servicios u obra pública con particulares que tengan créditos fiscales firmes, sin garantizar, no estén inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) o no hayan presentado a tiempo sus declaraciones de impuestos.

Por lo anterior, es relevante contar con una opinión de cumplimiento positiva para poder realizar dichos contratos con tranquilidad y certeza.

Consultar la opinión de cumplimiento del IMSS

De ahí se desprende en el séptimo párrafo del mismo artículo 32-D que los proveedores a quienes se adjudique el contrato, para poder subcontratar, deberán solicitar y entregar a la parte contratante la constancia de cumplimiento de las obligaciones fiscales del subcontratante.

Es así como las entidades públicas deberán consultar la situación actualizada del cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de seguridad social, a través del módulo Consulta de la opinión de cumplimiento del IMSS que se habilite en su portal de internet.

Esto les permitirá conocer al momento la situación de los particulares respecto del cumplimiento de sus obligaciones fiscales en materia de seguridad social.

Para facilitar dicho cumplimiento, el IMSS hizo algunos ajustes al proceso de la obtención de la opinión del cumplimiento, así como a la propia carta de cumplimiento.

Las mejoras realizadas son las siguientes:

  1. Consulta de la opinión en línea para entes públicos y privados.
  2. Vigencia de la opinión de un día.
  3. Sección informativa (no influyen en el resultado de la opinión).

Resultados de la opinión de cumplimiento

Los resultados de la opinión de cumplimiento son:

Positiva

  • Inscrito ante el Instituto como patrón (de estar obligado).
  • Sin créditos fiscales firmes determinados.
  • Autorización para el pago a plazos sin revocación.
  • Créditos fiscales garantizados en caso de estar controvertidos.

Negativa

  • Con créditos fiscales firmes.
  • Autorización para el pago a plazos con revocación.
  • Créditos fiscales no garantizados.
  • El Registro Patronal se encuentra como no localizado.

Sin opinión

  • No se encuentra registrado, por no tener personal que sea sujeto de aseguramiento obligatorio, de conformidad con el artículo 12 de la LSS.
  • Se encuentra registrado, pero no tiene trabajadores activos.
  • Su Registro Patronal se encuentra dado de baja sin créditos fiscales firmes.

Para conocer a detalle esta información descarga el Módulo “Consulta de la opinión de cumplimiento del IMSS”

Con información de El Contribuyente.

Evita poner en riesgo tu negocio, documenta tus transacciones.

Un tema que comienza a inquietar a los empresarios y que puede ser un problema si no se toman las medidas convenientes es el de cómo acreditar la materialidad de las operaciones que hoy está exigiendo el Servicio de Administración Tributaria (SAT)

Desde el punto de vista fiscal, se debe tener la suficiente evidencia documental para demostrar que las operaciones que el contribuyente realizó con clientes y proveedores o cualquier otro ingreso o gasto fueron reales.

De acuerdo al SAT, el CFDI o factura de la operación ya no es suficiente para acreditar la materialidad de las operaciones; ahora, es importante contar con toda la evidencia de la documentación que le dio vida a esa transacción.

Por un lado, es importante probar que la empresa con la cual se realizó una operación realmente existe y que, además, tiene en orden y al día todas sus obligaciones fiscales.

Aquí es importante recalcar que no pertenece a las EFOS o Empresa que Factura Operaciones Simuladas o bien a empresas fantasma.

Acreditar Materialidad de operaciones

Qué documentar

De acuerdo al SAT para poder demostrar que las transacciones que hemos hecho son reales, se requiere documentar, entre otras cosas, lo siguiente:

  • Acta Constitutiva del cliente o proveedor.
  • Poderes de Representantes Legales.
  • Constancia de Situación Fiscal actual.
  • Registro Patronal (Alta al IMSS).
  • Opinión de Cumplimiento de Obligaciones en Materia Fiscal actualizada (SAT).
  • Opinión de Cumplimiento de Obligaciones Fiscales en Materia de Seguridad Social, actualizada (IMSS).
  • Copia de Identificación Oficial de Socios, Accionistas y Representantes Legales.
  • Carátula de Estados de cuenta bancarios.
  • Comprobante de domicilio (Recibo de Luz, Agua, etc.
  • Declaración Anual Presentada de ISR del año anterior.
  • Última Declaración Mensual de IVA, ISR y Ret. de IVA e ISR.
  • Declaración Mensual IMSS.
  • Estados Financieros actualizados.
  • Localización de oficinas.
  • Fotografías exterior e interior de oficinas.
  • Contrato de Prestación de Servicios.
  • Propuesta de Servicios.
  • Referencias comerciales.

Cómo hacerlo

 En la actualidad, existen soluciones que permiten digitalizar fácilmente toda esta información, tenerla a la mano desde cualquier dispositivo y mostrarla al SAT cuando sea requerido.

Tal es el caso de e-expedientes de Indicium Solutions, que permite, entre otras cosas, que el proveedor suba sus facturas a un portal web seguro; incorpora datos que le sean requeridos como el número de proveedor, número de expediente, adjuntar un archivo ZIP documentos como las órdenes de compra, validar que esa empresa no está en las listas negras del SAT, etcétera.

Evita sanciones como ser acreedor a una sanción que va desde un 55% a un 75% del valor de cada comprobante que se haya obtenido mediante una EFO o empresa fantasma.

Conoce más detalles de cómo acreditar tus transacciones con las autoridades fiscales de manera digital, fácil y a un costo asequible en el webinar sin costo “Evita riesgos fiscales, documenta tus operaciones, que se llevará a cabo el próximo 17 de agosto a las 11 horas.

Regístrate aquí. El CUPO es LIMITADO. Aparta tu lugar.

Existe tecnología segura, de rápida implementación y bajo costo para cumplir parte de los procesos de la reforma al outsourcing.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) publicó este sábado en el Diario Oficial de la Federación, una prórroga para la reforma al outsourcing avalado por el Congreso de la Unión y que da oportunidad a las empresas de concluir su proceso de migración de empleados al 1 de septiembre de 2021.

“El Congreso aprobó ampliar un mes el plazo para que las empresas concluyan con su regularización en materia de subcontratación. Fecha límite 1 septiembre. Por esta reforma, más de 2 millones 300 mil trabajadores han salido del esquema de outsourcing reconociéndoles sus derechos”, dijo Luisa Alcalde, titular de la STPS a través de su cuenta en twitter.

Los cambios aprobados por los legisladores contemplan la prórroga para todos los plazos escalonados en la reforma original por lo que se ajustarán también al 1 de septiembre.

Tecnología para migrar empleados

Para agilizar parte de los procesos que implica migrar a los empleados bajo el esquema de outsourcing a la nómina interna, las compañías se pueden apoyar de contratos digitales, emisión de recibos con firma digital del empleado y el resguardo de toda la información en expedientes electrónicos.

Se tiene alcance a esta tecnología a costos asequibles y con una rápida implementación sin necesidad de cambiar ningún sistema que la empresa utilice.

Más información en: https://www.indiciumsolutions.com.mx/soluciones/capital-humano/

Tecnología para Reforma al outsourcing