Pida y valide sus XML's


En la medida que avanza la adopción general de la factura electrónica, es importante pedir a sus proveedores que le manden el archivo XML de sus facturas y además validar el cumplimiento fiscal y comercial de dichas facturas.


 

¿Es verdad que debo pedir los archivos XML de las facturas y resguardarlos?

Una factura electrónica se compone de 2 archivos:

  • XML
  • Expresión impresa (PDF)

El formato que es legible al ojo humano y que por lo general se obtiene cuando se lleva a cabo la compra de algún servicio o producto es la expresión impresa de dicha factura que regularmente se entrega en papel.

La Regla 1.2.7.1.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 publicada el 30 de Diciembre de 2013, establece que el receptor debe archivar y resguardar el archivo XML de las facturas que busque deducir fiscalmente. Textualmente indica:

Almacenamiento de CFDI
I.2.7.1.1. Para los efectos de los artículos 28, fracción I, primer párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

CFF 28, 30


Al respecto, como se puede observar, el SAT establece que las facturas que soportan la deducibilidad de un gasto deben de estar en formato XML.

¿La factura en papel es entonces inválida fiscalmente?
El SAT establece en la Fracción V el artículo 29 del CFF  que la expresión impresa se entrega a petición de parte y solamente presume la existencia de un archivo XML.  Textualmente indica:

V. Una vez que al comprobante fiscal digital por Internet se le incorpore el sello digital del Servicio de Administración Tributaria o, en su caso, del proveedor de certificación de comprobantes fiscales digitales, deberán entregar o poner a disposición de sus clientes, a través de los medios electrónicos que disponga el citado órgano desconcentrado mediante reglas de carácter general, el archivo electrónico del comprobante fiscal digital por Internet y, cuando les sea solicitada por el cliente, su representación impresa, la cual únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal.


En consecuencia, podemos decir que la expresión impresa de una factura electrónica soporta parcialmente la deducibilidad de un gasto y en todo caso, tomando los datos de dicha factura (UUID), se deberá buscar su archivo fuente en formato XML para soportar cabalmente una gasto que se pretenda acreditar fiscalmente para efectos de deducción de impuestos.

Grandes emisores de comprobantes como Telmex y CFE ya ofrecen a sus clientes la facilidad de entrar a un Portal donde es posible descargar el archivo XML de una factura entregada en el domicilio del cliente en formato impreso.

En una buena cantidad de restaurantes se ofrece la misma facilidad pero todavía hay un gran número de establecimientos que solamente entregan una factura impresa y el XML simplemente nunca llega.

¿Qué hacer al respecto?
Conforme avance la madurez de los sistemas emisores de factura electrónica, recomendamos a nuestros lectores seguir la regla del 80/20.  Es decir, que revisen con quien se hacen los principales pagos e inversiones y a esos proveedores se les exija la entrega de archivos XML. Con esta medida, el 80% de sus gastos deducibles de impuestos o más estarán debidamente soportados en tanto continua insistiendo con los proveedores restantes la importancia que le hagan llegar el archivo XML de las facturas expedidas.

Si bien es importante exigir la entrega de archivos en formato XML, es más importante validar que las facturas electrónicas recibidas cumplen cabalmente los requisitos fiscales.

Si las facturas recibidas cumplen requisitos fiscales, una forma de agilizar y fortalecer el sistema de cuentas por pagar, es buscar la automatización de la validación comercial.

En Indicium Solutions se cuenta con soluciones en la nube y en sitio para recibir y validar las facturas de sus proveedores tanto en la parte fiscal como en la parte comercial.  En muchos casos, Indicium ha podido automatizar la generación de Addendas desde el mismo sistema, sin necesidad que los proveedores tengan que hacer el desarrollo por su cuenta.  De esta forma, el proceso de “on boarding” de los proveedores se lleva a cabo en cuestión de semanas y no en meses o años como ha sucedido en el caso de empresas que son grandes receptoras.

Un tip valioso que les doy a todos nuestros lectores es que Indicium representa una red empresarial GRATUITA para la entrega, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas.  Acceda el sitio www.gosocket.net , pida crear su cuenta gratuita y contará con un poderoso sistema basado en la nube para entregar facturas a sus clientes y/o recibir facturas de sus proveedores, almacenar dichas facturas por 5 años y todo SIN COSTO.

Agregue este sistema gratuito para la entrega de sus facturas a sus clientes y evite los rechazos por e-mail o problemas que impiden que usted cobre a tiempo. ¡Gosocket le conviene!

Hasta la próxima...

Facturito