RECIBOS DE NÓMINA ELECTRÓNICOS: NUEVA OBLIGACIÓN FISCAL en 2014


La Nueva Ley del Impuesto Sobre la Renta publicada en diciembre de 2013, establece una nueva obligación para emitir recibos de nómina electrónicos con el estándar de un CFDI (artículo 99). Para que un contribuyente pueda hacer deducible el gasto por nómina, debe emitir los Recibos de Nómina de sus empleados como Comprobante Fiscal Digital por Internet.






Debido a que la publicación oficial de la LISR fue hecha hasta el 11 de diciembre de 2013, la gran mayoría de las empresas quedó imposibilitada de cumplir con esta obligación en forma oportuna.  Las preguntas más frecuentes que nos han sido planteadas derivadas de esta realidad son:

  • ¿Qué pasa si no cumplo con esta obligación en algunos meses?
  • Debido a que los impuestos los pago en base al factor determinado para mi empresa, ¿realmente debo cumplir con la obligación de emitir los recibos de nómina como CFDI para efectos de deducibilidad?
  • ¿Debo de emitir recibos por cada pago o puedo hacerlo una vez al mes o al trimestre?
  • ¿Debo de timbrar todos mis recibos de nómina?

Si partimos de la premisa que el pago de la nómina es uno de los 3 rubros más importantes en cualquier Organización, podemos concluir que este cambio debe atraer la atención de todas las empresas, de todos los tamaños y en cualquier ubicación geográfica, que operan en el país.
Las respuestas a las preguntas planteadas son las siguientes:                                            

  • ¿Qué pasa si no cumplo con esta obligación en algunos meses?

R: Si no emite sus recibos de nómina como CFDI a partir de la primera nómina que pague en Enero de 2014, se incumple una obligación fiscal y el pago NO podrá ser deducible de impuestos. Afortunadamente el SAT ha establecido un plazo de transición publicado en la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 Artículo Transitorio 45 que dice textualmente:

Cuadragésimo
Quinto.

Para los efectos del artículo 29, primer párrafo del CFF, las personas físicas que en el último ejercicio fiscal declarado hubieran obtenido para efectos del ISR, ingresos acumulables superiores a $500,000.00, así como las personas morales del Título II y III de la Ley del ISR podrán optar por diferir la expedición de CFDI por concepto de las remuneraciones a que se refiere el Capítulo I del Título IV de la Ley del ISR, así como por las retenciones de contribuciones que efectúen durante el período comprendido del 1 de enero de 2014 al 31 de marzo del mismo año, siempre que el 1 de abril de 2014 hayan migrado totalmente al esquema de CFDI y emitido todos los CFDI de cada uno de los pagos o de las retenciones efectuadas por las que hayan tomado la opción de diferimiento señalada. La opción prevista en esta regla, se ejercerá a través de la presentación de un caso de aclaración en la página de Internet del SAT, en la opción “Mi portal”.

Cuando los contribuyentes incumplan con el requisito de migración al esquema de CFDI, perderán el derecho de aplicar la presente facilidad, quedando obligados a aplicar las disposiciones generales en materia de expedición de comprobantes fiscales a partir del 1 de enero de 2014.

Por lo tanto, su empresa podrá timbrar las nóminas emitidas durante los primeros 3 meses de 2014 sin haber incurrido en ningún incumplimiento fiscal. La recomendación es actuar de inmediato y no dejar que se consuma el tiempo otorgado por el SAT.

  • Debido a que los impuestos los pago con base al factor determinado para mi empresa, ¿realmente debo cumplir con la obligación de emitir los recibos de nómina como CFDI para efectos de deducibilidad?

R: Si bien los impuestos se pagan con base al factor determinado en base a los resultados del ejercicio anterior, el SAT emitió un criterio en el que se acota que de conformidad con el artículo 5 del Código Fiscal de la Federación, la interpretación de las normas fiscales es estricta y la norma dice que se deben emitir los recibos de nómina en forma electrónica bajo el estándar CFDI cada vez que se hace un pago a los trabajadores.

Abunda en su criterio que dadas las facultades de comprobación que el artículo 42 le confiere, así como la facultad contenida en el art. 53-C del mismo CFF, el organismo podrá llevar a cabo revisiones por un rubro en específico, y determinar con toda prontitud y exactitud que contribuyentes no están cumpliendo con la obligación para emitir los recibos de nómina en forma electrónica.

Finalmente sobre este tema en particular, es importante tomar en cuenta el contenido de la Regla 1.2.7.5.3 en el que se establece el criterio para la deducción de los pagos por concepto de salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado.  La regla dice textualmente:

Momento de deducibilidad del CFDI de las remuneraciones cubiertas a los trabajadores

I.2.7.5.3. Para los efectos del artículo 27, fracción V, segundo párrafo de la Ley del ISR, se considera que los contribuyentes que expidan CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores, tendrán por cumplidos los requisitos de deducibilidad de dichos comprobantes para efectos fiscales, al momento que se realice el pago de dichas remuneraciones, con independencia de la fecha en que se haya emitido el CFDI o haya sido certificado por el proveedor de certificación del CFDI autorizado.
LISR 27

En pocas palabras, las reglas son claras, es ineludible emitir los recibos de nómina en formato digital (CFDI), no vale la pena tomar riesgos innecesarios o esperar hasta el último minuto.  Las nuevas herramientas de fiscalización con las que cuenta el SAT le dan la información necesaria para hacer cumplir la Ley en tiempo y forma.

  • ¿Debo de emitir recibos por cada pago o puedo hacerlo una vez al mes o al trimestre?

R:  La respuesta es que se debe emitir un recibo electrónico cada vez que se efectúa un pago.  El artículo 99 de la LISR establece con claridad que los recibos electrónicos deberán ser emitidos en la fecha en la que se realiza la erogación correspondiente.

  • ¿Debo de timbrar todos mis recibos de nómina?

R:  La respuesta es afirmativa.  El mismo artículo 99 de la LISR establece que los recibos deberán ser expedidos a las personas que reciban pagos por la prestación de un servicio personal subordinado.
Para ilustrar de una forma visual en que consiste el requerimiento del SAT, la gráfica adjunta describe el paso adicional que hay que agregar a su proceso de nómina. 
Concretamente, es requerido agregar un paso a la impresión de los recibos de nómina tradicionales, debiendo generar un archivo XML versión 3.2 de un CFDI, que incluya el Complemento “Recibos de pago de Nómina” de acuerdo a las especificaciones publicadas en el Portal del SAT. sat.gob.mx

El flujo de datos es el siguiente:

Las empresas y organizaciones generan actualmente los recibos de nómina para sus empleados:

  • Impresión en formatos pre-impresos con una copia para el empleado y una copia para la empresa
  • Impresión en formatos láser, regularmente en hojas “suajadas” para obtener la firma del empleado la cual guarda la empresa, y la otra se entrega para el control del trabajador.
  • Distribución por Intranet en archivos PDF que se dejan a disposición de los empleados para su consulta e impresión personal. En este tipo de procesos NO se pide la firma del trabajador y cada 3 meses o algo parecido, piden la firma de los trabajadores en un formato que resume los pagos y retenciones en dicho periodo.
  • Lista de nómina o lista de raya en la que cada trabajador firma el dinero recibido por el período laborado pero no se queda con una copia de dicho recibo
  • Las empresas solo hacen el depósito del sueldo o salario y no entregan ningún tipo de comprobante.

Los recibos de nómina electrónicos exigidos para fines fiscales por parte del SAT, abren la puerta a un esquema más avanzando que permite agregar la firma electrónica avanzada del trabajador a su recibo de nómina y con ello, blindar y modernizar desde el punto de vista Jurídico-Laboral este importante instrumento.
Los recibos de nómina con firma digital de los empleados tienen características de alta seguridad al ser:

  • Únicos.  Cada recibo tiene un sello digital que lo distingue de cualquier otro documento.
  • Auténticos. La combinación de los datos del recibo con la FIEL genera documentos auténticos.
  • No modificables. Los documentos se convierten en inalterables.
  • No repudiables. El empleado no puede negar que fue él / ella quien lo firmó.

Los recibos de nómina electrónicos con la firma digital del trabajador, son un arma eficaz para reducir costos inmediatos en:

  • Distribución y entrega de los recibos a los empleados.-  Algunas empresas cuentan con sucursales, han contratado servicios de “outsorucing” de nómina en otras ciudades o en otros países, operan  en muchos lugares tanto en forma local como a nivel nacional.  Con este nuevo instrumento, se reducen drásticamente los costos de distribución y la vulnerabilidad a la seguridad en el manejo y entrega de estos recibos a los empleados.
  • Firma segura.-  Es frecuente que cuando una empresa enfrenta un juicio laboral, no encuentra los recibos o bien, no los tiene firmados.  El tiempo y costo asociados a esta deficiencia en los procesos es fatal y cuando el empleador se da cuenta ya es demasiado tarde.
  •  Archivo y consulta.-  El costo de almacenar papel es cada vez más alto.  Los espacios de oficina son cada vez más reducidos y más costosos. Un documento electrónico no consume espacio físico y se puede recuperar en cuestión de segundos aumentando la productividad de las áreas de Recursos Humanos.
  • Preservación del medio ambiente.- Los Recibos de Nómina Electrónicos se constituyen en agentes de cambio para contribuir a preservar el medio ambiente. A menos papel en las empresas, menos árboles talados, menos agua desperdiciada y mayor ahorro de energía.

Los recibos de nómina electrónicos con firma digital de los empleados permite reducir en aproximadamente un 60% o más el tiempo y costo del proceso de emisión, distribución, archivo y consulta tradicional.
Su empresa tendrá una obligación a partir del 1º de Abril de 2014: Emitir los recibos de nómina electrónicos como CFDI para efectos de cumplimiento fiscal.

También goza de una prerrogativa: Agregar la firma electrónica del trabajador para capitalizar la protección jurídico-laboral a los recibos de nómina de su empresa.