Recibos de nómina con firma electrónica, regalo de la Reforma Laboral 2013.


Los juicios laborales en los que el empleado niega su firma en los recibos de nómina ya cuentan con un nuevo instrumento que protege al empleador.






Tuvieron que pasar más de 40 años para que uno de los viejos refugios usados en los juicios laborales para obtener más dinero del empleador, llegara a su fin. La nueva Ley Federal del Trabajo finalmente da el nacimiento a otro de los grandes instrumentos del México Digital:  Los Recibos de Nómina con firma digital del empleado.

Tengo el honor de dirigir la empresa que trae esta innovación tecnológica al mercado Mexicano. Con Indicium Solutions, los recibos de nómina electrónicos son ya una realidad en nuestro país.
Porqué innovación tecnológica?  Al respecto les comento que en algunas empresas se conocen como recibos de nómina electrónicos los publicados en un sitio Intranet o bien entregados por correo electrónico en formato PDF.

Un archivo en formato PDF, aparentemente seguro, es fácil de modificar y presentarlo en juicio con valores que no son los verdaderos.  Así, un sueldo de $10,000 puede ser modificado con mucha facilidad por un monto de digamos $18,000 y demandar al patrón por falta de cumplimiento del pago completo.

Numerosas empresas han sufrido en carne propia el alto proteccionismo de la Ley laboral vigente y los recursos fraudulentos utilizados por abogados con pocos escrúpulos. 

En un juicio laboral con estas características, las empresas se ven obligadas a firmar convenios, simplemente para poner fin a la pesadilla.  Estos casos que son muy socorridos, sangran en forma importante la economía de cualquier empresa que enfrenta una contingencia laboral.

Los recibos de nómina con firma digital, que para abreviar identificamos como “Recibos de nómina electrónicos”, cuentan con la tecnología que permite que los empelados firmen con su FIEL (firma electrónica avanzada), bien emitida por una autoridad certificadora pública o una privada, y que en su conjunto, dotan a este nuevo instrumento de las características de alta seguridad que son:

  • Únicos.  Cada recibo tiene un sello digital que lo distingue de cualquier otro documento.
  • Auténticos. La combinación de los datos del recibo con la FIEL genera documentos auténticos.
  • No modificables. Los documentos se convierten en inalterables.
  • No repudiables. El empleado no puede negar que fue él / ella quien lo firmó.

Esta tecnología se aplica con éxito en:

  • Facturas electrónicas.-  Por las características de su programa, México es uno de los países líderes en el mundo.
  • Fianzas Electrónicas.- Este instrumento inexistente hace apenas 7 años en México, fue inventado por Afianzadora Aserta e Indicium Solutions. Hoy es el estándar de facto para esta industria.
  • Estados de Cuenta bancarios Electrónicos.- Adopatdos recientemente por todas las Instituciones Financieras del País.
  • Constancias de percepciones de personal y constancias de retenciones (Forma 37), otra innovación de Indicium Solutions.

Los recibos de nómina electrónicos no se limitan a dar seguridad e integridad a estos importantes instrumentos.  Son un arma eficaz para reducir costos inmediatos en:

  • Distribución y entrega de los recibos a los empleados.-  Algunas empresas cuentan con sucursales, han contratado servicios de “outsorucing” de nómina en otras ciudades o en otros países, operan  en muchos lugares tanto en forma local como a nivel nacional.  Con este nuevo instrumento, se reducen drásticamente los costos de distribución y la vulnerabilidad a la seguridad en el manejo y entrega de estos recibos a los empleados.
  • Firma segura.-  Es frecuente que cuando una empresa enfrenta un juicio laboral, no encuentra los recibos o bien, no los tiene firmados.  El tiempo y costo asociados a esta deficiencia en los procesos es fatal y cuando el empleador se da cuenta ya es demasiado tarde.
  •  Archivo y consulta.-  El costo de almacenar papel es cada vez más alto.  Los espacios de oficina son cada vez más reducidos y más costosos. Un documento electrónico no consume espacio físico y se puede recuperar en cuestión de segundos aumentando la productividad de las áreas de Recursos Humanos.
  • Preservación del medio ambiente.- Los Recibos de Nómina Electrónicos se constituyen en agentes de cambio para contribuir a preservar el medio ambiente. A menos papel en las empresas, menos árboles talados, menos agua desperdiciada y mayor ahorro de energía.

En Indicium Solutions estamos orgullosos de contribuir, con productos innovadores basados en documentos electrónicos, a la reducción de costos administrativos, los riesgos laborales en juicios, a la preservación del medio ambiente y en su conjunto, a la productividad y seguridad en las empresas.

Luis Felipe Sánchez V.

luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
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