Hace algunas semanas leyendo una nota en la revista “InformationWeek México No. 203” me hizo recordar y reflexionar en algunos aspectos sencillos pero de gran relevancia, cuando hablamos de software.
El titulo de dicha nota era, “El software sin procesos ni cultura no sirve de nada”: Howard Kerr, CEO de BSI.
Como les decía al estar leyendo esta nota, me hizo recordar por ejemplo una de las enseñanzas más importantes de uno de mis Mentores al inicio de mi desarrollo profesional en esta área de las TICs, quien me dijo una vez:
- ¿sabes cuál es en realidad la ventaja más grande de utilizar un Sistema Automatizado en cualquiera de las actividades importantes o criticas de una empresa?
Y mi respuesta hizo referencia a aspectos tales como: la velocidad de procesamiento, la capacidad de almacenamiento, la consistencia de los cálculos, hasta que me detuvo y me dijo…
- ¡No! Me estás dando la respuesta típica de cualquier “tecnólogo” y la respuesta es más sencilla y enfocada al negocio. La ventaja de utilizar un Sistema Automatizado (todavía no se acuñaba el concepto de un ERP) en cualquiera de los quehaceres o procesos de una organización, es que la obligará a crear una estructura de completo orden a su alrededor.
Esta enseñanza derivo al correr de los años en lo que después se convirtió an algo así como un lema para mí en el desempeño de mis actividades en el aérea de las TICs y que comparto siempre con ustedes: “Que las TICs ayuden al negocio a permanecer en el negocio”
Otro de los recuerdos que tuve fue el de un libro que leí hace varios años, “Necesario más no Suficiente” de Eliyahu M. Goldratt (Ediciones Castillo.- 2001), cuyo tema central sobre la Teoría de las Restricciones es presentado, como es costumbre en este autor, a través de una novela. En esta obra, Goldratt nos presenta los problemas a los que se enfrentan los protagonistas al tratar de implementar un poderoso sistema tipo ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en ingles) y no obtener los resultados deseados. El origen de los problemas está en los procesos internos sobre los que se pretende poner a funcionar el software y no en el software por sí mismo.
Estos conceptos me hicieron reflexionar sobre muchos de los problemas a los que nos enfrentamos hoy en día en el ámbito empresarial, donde es necesario romper viejos paradigmas para lograr innovar los procesos y buscar ventajas competitivas.
Por ejemplo, hoy sabemos que a partir de enero del 2011, todas las operaciones mayores a $2,000.00 pesos deberán ser facturadas electrónicamente (CFD – Comprobante Fiscal Digital), pero muchas organizaciones se están enfrentando a problemas importantes al pretender implementar un sistema para la emisión de CFDs, sin ajustar y optimizar sus políticas y procedimientos de su ciclo de ingresos.
No podemos obtener todas las ventajas y beneficios de la adopción de una iniciativa para hacer Factura Electrónica, cuando no queremos actualizar los procesos involucrados, así como las políticas asociadas y lo que muchas veces representa un reto todavía mayor, la cultura organizacional.
De nada nos serviría, tener el mejor ERP, el mejor Sistema para la generación de CFDs, la mejor herramienta para hacer Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en ingles Business Intelligence) y cualquier otro software, si no logramos que atrás de él, existan:
- Procedimientos perfectamente definidos
- Políticas revisadas y actualizadas
- Personal capacitado
- Cultura empresarial solida
- Administración del cambio
Sólo así una empresa logrará obtener el mejor provecho de cualquier software por sencillo o poderoso que sea. Lo importante es cuidar lo que está “detrás del software” para que éste sea una herramienta realmente valiosa.
Recuerde que el objetivo de esta “Esquina Tecnológica” es tratar de poner en términos más coloquiales conceptos tecnológicos. Si el tema llega a ser de su interés, moverlo un poco a que busque profundizar en él. La idea central es “utilizar las Tecnologías de Información y Comunicaciones para que el negocio siga estando en el negocio”
¡Hasta la próxima!
