En esta Segunda Parte del artículo referente al evento realizado en el Club de Empresarios Bosques del pasado 25 de Febrero, encuentre el resumen de las conferencias impartidas por ASG e Indicium Solutions.
Conferencia ASG.- Software de clase mundial apoyando el programa de factura electrónica en México. (descargar aquí)
“Para el manejo de documentos electrónicos en una empresa y poder estar en condiciones de capitalizar al máximo su funcionalidad y ahorros, es indispensable contar con un software robusto, confiable y competitivo. El primer paso es empezar con el proyecto más apremiante y/o el de mayor valor para la empresa. En el caso de México vemos que la prioridad es la implementación de un sistema de factura electrónica. En segundo lugar, los proyectos de digitalización de otros documentos”, comentó Fred Goeckel en su intervención.
ASG se ha especializado en proveer soluciones líderes en el manejo de Metadatos y contenido, sirviendo a empresas como Petrobras, VW Américas, el New York Stock Exchange, la Compañía de Seguros American National, el Hospital de Florida que es parte del Sistema de Salud Adventista, quien es la organización más grande hospitalaria en los Estados Unidos, y muchas otras organizaciones de gran importancia alrededor del mundo.
En México, Indicium Solutions fue seleccionado como el integrador de preferencia al presentar su plan de negocios de factura electrónica desde el año 2004.
“Es muy grato ver la aceptación del sistema e-factura basado en el software Cypress de nuestra empresa ASG, por empresas de gran importancia en México y en la Región.”
“No es sorpresa encontrar que éstas empresas tienen una operación sumamente estable y confiable. El sistema desarrollado por Indicium cuenta con una plataforma tecnológica que puede soportar millones de transacciones y permite explotar el uso de otros documentos electrónicos con gran facilidad” comentó el Sr. Goeckel.
“El ciclo de evolución al adoptar una estrategia de documentos electrónicos en una empresa inicia con esa área de mayor necesidad u oportunidad referida anteriormente. Enseguida se puede extender el uso a la emisión y/o recepción de otros documentos electrónicos como pueden ser Estados de Cuenta, Órdenes de Compra, Notificaciones de pago, Documentos de soporte a una factura, etc.”
“El siguiente paso es administrar el contenido de esos documentos electrónicos en beneficio del control y procesos internos como pueden ser los expedientes de importaciones, expedientes de clientes, empleados, documentos de Gobierno Corporativo y otros.”
“En el último paso de la estrategia de documentos electrónicos, encontramos la integración y explotación del contenido de documentos en la estrategia central de las Compañías como puede ser la administración del ciclo de ingresos (presentación y pago electrónico de facturas), la mercadotécnica uno-a-uno (uso de micro Portales), así como su interrelación con herramientas de Control de Procesos e Inteligencia de Negocio.” Acotó el visitante de Michigan, USA, el Señor Fred Goeckel.
Conferencia Indicium.- Impactos tecnológicos de las reformas Fiscales 2010 sobre la forma de facturar electrónicamente. (descargar aquí)
En la parte final del evento, Luis Felipe Sánchez habló de los impactos tecnológicos que a raíz de las Reformas Fiscales 2010, las empresas que ya emiten facturas electrónicas tendrán que enfrentar, así como las consideraciones que las empresas que están en proceso de selección de un sistema, debieran tomar en cuenta.
“Una parte importante de las empresas que ya emiten facturas electrónicas enfocaron sus esfuerzos para traducir las salidas de sus sistemas de facturación en texto a XML así como a aplicar el sello digital de acuerdo a los estándares del SAT. El objetivo buscado fue cumplir la invitación que las grandes cadenas de “Retail” hicieron a su grupo de proveedores para entregar sus productos con facturas electrónicas. Esta realidad, enfrenta ahora a estas empresas con el hecho que el alcance de sus sistemas no responde a las exigencias del manejo de toda la facturación de la empresa en su conjunto.”
“Un sistema de factura electrónica reúne 15 funciones adicionales que no fueron consideradas en el alcance original de estos proyectos, lo cual ha obligado a estas empresas a reemplazar y/o a tratar de enmendar los huecos encontrados”, mencionó Sanchez Velasco.
“Estas deficiencias se han traducido en cargas adicionales para las áreas de Sistemas quienes se han visto asfixiadas por el alto costo de mantener y soportar un sistema de misión crítica y niveles de atención inmediata, con recursos que no están destinados a dar este tipo de apoyos”
“Los problemas existentes en los procesos de facturación electrónica tales como la regeneración de facturas ya emitidas, la corrupción de bases de datos que ocasionan pérdidas de comprobantes fiscales, la inconsistencia de la información del Reporte mensual de uso de folios, las desviaciones en la estructura del XML y los retos para mantener un adecuado control de los folios, tendrán que ser resueltos en breve puesto que a partir de Enero de 2011, todas las facturas deberán ser selladas por el SAT o los proveedores de certificación (PC’s), antes de ser entregadas a los clientes.”, agregó Sánchez Velasco.
Los actuales emisores de facturas electrónicas ya debieron haber ajustado sus sistemas para el manejo del 1% por variación de tasa de IVA así como la sintaxis para incluir la información aduanera en el Reporte Mensual de uso de Folios. En los siguientes meses, estas empresas deberán agregar la conectividad a los sistemas del SAT o de los proveedores de certificación (PC’s) para realizar el sellado digital así como los cambios para el control de asignación de folios.
El SAT deberá enfrentar retos para no crear retrocesos en los sistemas de facturación que ya operan con un alto volumen de emisión y/o en puntos-de-venta donde la conectividad a servidores de certificación puede ocasionar serios trastornos en la logística de entrega de productos y atención a clientes.
Luis Felipe Sánchez hizo patente el hecho de que la NOM-151 vigente es inoperante y anacrónica. “Es urgente rediseñar los estándares de esta NOM para poder incorporar prácticas globales como lo es el uso de XML, herramientas de software seguras para el resguardo electrónico de documentos y certificados digitales”.
“Las Reformas Fiscales 2010 dan el impulso definitivo para que las Instituciones Financieras conviertan sus Estados de Cuenta emitidos en papel por documentos electrónicos con validez fiscal. Asimismo, el proceso de autorización para proyectos de emisión de facturas y Estados de Cuenta electrónicos van a encontrar menor resistencia ante los cambios en las regulaciones fiscales. México está en la antesala de la entrada en vigor de un Gobierno Digital y el uso masivo de documentos electrónicos.”
Finalmente, Sánchez Velasco puntualizó que ante una creciente oferta de sistemas y soluciones de factura electrónica, recomienda que las empresas incluyan en sus procesos de selección nuevos criterios. Busquen las mejores calificaciones en:
• Cuentas de Referencia
• Alianzas establecidas
• Metodología de Implantación
El Lic. Carlos Chalico Socio de Consultoría en Ernst & Young, sobresaliente conductor del evento, dio las gracias a los asistentes y los invitó a visitar el sitio www.e-factura.com.mx para seguir obteniendo información actualizada de este importante tema.
