Reduce los costos de tu empresa con la factura electrónica.

 

La factura electrónica no solamente es el único medio de comprobación fiscal vigente pero es una verdadera fuente de ahorros y simplificación de procesos.

Ahora que todos los Contribuyentes de México estamos obligados a emitir facturas electrónicas como el único medio de comprobación fiscal, es tiempo de dar un paso adelante y aprovechar la e-factura como un instrumento que permitirá capitalizar ahorros administrativos importantes y simplificación de procesos relacionados con los ciclos de ingresos y egresos de las empresas.

 

Reducción y/o eliminación del uso de papel.

 

Si bien es cierto que la e-factura debe ser resguardada en medios electrónicos, en la práctica, en muchas empresas no se ha dado el paso definitivo y se mantienen procesos en la emisión y recepción de facturas que utilizan el papel.

 

Las cajas del “archivo muerto” en un número importante de empresas, sigue engrosando sus dimensiones porque el contador o el área contable/administrativa de la empresa ha decidido guardar una copia de las facturas emitidas y pagadas en papel.

 

Otra práctica que se ha generalizado es imprimir en el reverso de las facturas electrónicas recibidas por parte de los proveedores, la validación que hizo manualmente el área administrativa en la que refleja que se hizo la validación de dicho comprobante en el Portal del SAT.

 

A propósito de estos procesos en papel, no es por demás comentar que dichas prácticas no cumplen requisitos fiscales. La forma válida para el resguardo de un CFDI es en su formato XML en medios electrónicos, con la excepción de aquellos comprobantes en los que se deba agregar una firma autógrafa en la expresión impresa.

 

Los costos asociados a mantener procesos basados en papel son muy altos. Los equipos de impresión, tóner, papel, distribución física o por mensajería, recepción, archivo, resguardo, destrucción y ortos, suman cantidades altas del costo administrativo con el que opera una empresa.

 

La factura electrónica permite reducir drásticamente y hasta eliminar estos costos de manejar papel por lo que ya es tiempo de dar el paso adelante y modernizar sus procesos confiando en que no necesitará el papel para comprobar las operaciones de compra y/o venta de su empresa.

 

Reducción de gastos de mensajería y tiempo de cobranza.

 

Antes que surgiera la factura electrónica, era muy común ver letreros en las empresas con leyendas como: “Facturas a revisión los martes y jueves de 9 a 13 horas”.

 

Por ello, era muy importante coordinar los servicios de mensajería y estar puntuales en las ventanillas de los clientes para gestionar la aceptación de las facturas “a trámite de pago”.

 

Con la modernización que México emprendió al uso obligatorio de la factura electrónica, estas prácticas ya han sido superadas en muchas empresas y la recepción de facturas se lleva a cabo por medios electrónicos.

 

Aquellas compañías que no han dado este paso, están dejando de aprovechar los grandes beneficios asociados a la recepción electrónica de las facturas provenientes de su cadena de suministro.

 

La factura electrónica sin lugar a dudas ha sido un instrumento eficaz para reducir el tiempo entre facturar y cobrar, gracias al manejo electrónico que permite este tipo de documentos.

 

Hacia el interior de las empresas, no solamente se ha podido eliminar la ventanilla y la gestión de recepción de facturas en papel sino su manejo, proceso, archivo, resguardo, consulta e integración automática a los sistemas administrativos.

 

No todo es “miel y dulzura”.

 

Los beneficios asociados al manejo electrónico de las facturas emitidas y recibidas, son reales, son inmediatos y se pueden medir. Sin embargo, no todo es “miel y dulzura” debido a nuevos retos que también han aparecido en el mundo digital. Demos un vistazo a algunos de ellos:

 

Correo electrónico, medio inestable.

 

La gran mayoría de las empresas emite sus facturas electrónicas y las manda por e-mail a sus clientes, sin considerar que el envío por correo electrónico debe ser controlado y administrado con herramientas que permitan identificar si las facturas llegaron finalmente a su destino y si el receptor no las borró por equivocación o simplemente las ha ignorado.

 

No hay nada más frustrante para cualquier empresa, de cualquier tamaño, que emita sus facturas, las mandé por correo electrónico y espere la fecha de pago pactada sin que ella se cumpla.  La razón: “No me llegó tu factura”.

 

 

 

Validación manual de facturas

 

Es una obligación fiscal cuidar y validar que las facturas que se pagan y se acumulan para efectos de deducibilidad, cumplan con todos los requisitos fiscales.

 

Esta tarea es llevada a cabo en muchas organizaciones en forma manual y ha impuesto una carga desmesurada en trabajo clerical que no agrega valor.

 

Si a este proceso agregamos la tarea manual que también se ha impuesto en un gran número de empresas para registrar los datos que son requeridos para estructurar los reportes de la Contabilidad Electrónica tales como agregar el UUID de los comprobantes, el costo de dichas ineficiencias se vuelve considerable.

 

Por ello, debemos concluir en este rubro, que la validación de CFDI debe ser hecha en forma automatizada.

 

Procesos de Conciliación.

 

Es una realidad que se ha vuelto muy importante agregar procesos de conciliación para asegurar que no se dupliquen u omitan los registros de los CFDI’s emitidos y/o recibidos. Si a esta consideración agregamos que un proveedor podría entregarnos una factura y cancelarla ante el SAT, sin que tengamos conocimiento, se vuelve indispensable agregar un proceso en el que se concilie la integridad de los registros internos en materia de comprobación fiscal, contra los registros de las bases de datos del SAT.

 

Addendas, addendas.

 

Los grandes compradores, especialmente en los sectores de Retail, Aseguradoras y Automotriz han adoptado la práctica generalizada de pedir a sus proveedores que para gestionar sus facturas electrónicas, deben hacerlo agregando una sección adicional a la factura que se conoce con el nombre de “Addenda Comercial”.

 

La consecuencia de no hacerlo, es que las facturas que no cumplan con ese requisito, no son aceptadas para programación de pago.

 

El uso de Addendas se ha vuelto una pesada carga para los proveedores de estos sectores económicos y se agrava debido al hecho que cada comprador tiene una Addenda diferente.

 

Esta práctica tan arraigada ya empieza a ser erradicada por Sistemas modernos que construyen la Addenda en forma centralizada sin que los proveedores tengan que emprender los desarrollos en forma individual, sin embargo, es una realidad que todavía falta permear las bondades de estas herramientas a las grandes empresas que siguen pensando que usar Addendas es la única forma de trabajar con ellos.

 

Existen otros retos y oportunidades que las empresas pueden superar con las Soluciones que proveedores como Indicium Solutions ya tienen operando en el mercado. El tema central es no conformarse con llegar solamente al cumplimiento fiscal para emitir facturas, recibos de nómina y/o reportar la contabilidad electrónica al SAT.

 

Los beneficios para abatir costos administrativos, para simplificar procesos y en sí para capitalizar los beneficios tangibles de los documentos electrónicos, están al alcance de las empresas que decidan dar ese paso adicional y evaluar la conveniencia de adoptar sistemas como:

 

e-Conciliación®.- Sistema para conciliar en forma automática los CFDI que tiene registradas una empresa contra los registros existentes en las bases de datos del SAT.

 

e-Contabilidad®.- Sistema para cumplir con las obligaciones de reportar la contabilidad electrónica al SAT de manera sencilla, rápida y económica, sin tener que modificar su ERP.

 

e-Factura® Buzón.- Sistema Web avanzado de recepción y validación de facturas de proveedores, comprobantes de gastos de viaje y comprobantes extranjeros o que no están en formato CFDI.

 

e-Factura® Mail.- Sistema para administrar la entrega de facturas electrónicas o campañas por correo electrónico.