¡A tiempo para preparar la información del reporte de pólizas y  auxiliares de la contabilidad electrónica!

 

El pasado 30 de abril, concluyó el plazo para cumplir con el envío del catálogo de cuentas y balanza de comprobación. Ahora hay que trabajar para cumplir oportunamente con el envío de la información de pólizas.

El pasado 30 de abril llegó a su fin el plazo otorgado por el SAT para el envío del primer catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de los meses de enero y febrero del 2015, para los contribuyentes del sistema financiero así como personas morales y físicas con ingresos acumulables en el 2013, iguales o superiores a cuatro millones de pesos.

 

Concluida esta primera etapa de la contabilidad electrónica ahora hay que enfocar la atención en lo que será el envío del reporte de pólizas. La información a enviar será la correspondiente al mes de julio del 2015. El primer envío será requerido por el SAT a partir del 3 de septiembre de 2015.

 

Es importante tener presente que el envío de la información de pólizas solo aplicará cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

 

No obstante lo anterior, recomendamos estar preparados con la información necesaria para cuando la autoridad así lo solicite.

 

Hay que tener presente que además de los datos de pólizas y transacciones señalados en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, que se obtienen directamente del ERP, va a necesitar los datos de los UUID, monto total, RFC, método de pago, moneda y tipo de cambio de los comprobantes fiscales de origen nacional que haya emitido (facturas, recibos de nómina, constancias de retenciones) y recibido (facturas de proveedores, prestadores de servicios).

 

Los archivos xml de las comprobantes fiscales  emitidos con toda seguridad se tienen bajo control, pero el control de las facturas de proveedores, regularmente no corre la misma suerte, son archivos que se encuentran en poder de las áreas de cuentas por pagar que intervienen en el proceso de trámite, revisión y pago.

 

Lo anterior se presenta más frecuentemente con las facturas que se pagan por concepto de viáticos o gastos internos. El proveedor del servicio entrega a quien recibe el servicio la versión impresa de la factura electrónica (PDF). Solicita una cuenta de correo para enviar posteriormente el archivo electrónico (XML), que es el formato fiscalmente valido. De esta forma, los archivos llegan a diferentes cuentas de correo y muchas veces ahí se quedan.

 

 

Para cumplir con el reporte de pólizas ya no se puede continuar operando igual. Todos los comprobantes fiscales (CFDI) deben estar debidamente resguardados y organizados para estar en posibilidad de obtener los datos solicitados en el anexo 24.

 

Esta realidad no nos debe de asustar y menos angustiar. Se necesita actuar y  apoyarse en la tecnología para encontrar una solución que le dé la tranquilidad de saber que su información la tiene bajo su resguardo y control.

 

Existen sistemas que además de validar que los comprobantes fiscales provenientes del pago a proveedores y prestadores de servicios  cumplan con los requisitos de ley y no tener sorpresas en la deducibilidad, los concentran en una base de datos en la que se puede consultar y extraer la información que se requiera.

 

Adicional a estos comprobantes, también hay que empezar a registrar los datos de los comprobantes que se pagan de origen extranjero como son el número de la factura, el TAX ID, monto total, método de pago, moneda y tipo de cambio.

 

Otros comprobantes que no debemos olvidar son aquellos que se pagan que no son CFDI pero se deben de reportar.

 

Es tiempo de actuar y tomar decisiones para organizar la información requerida y contar con una solución que le ofrezca cumplir oportunamente con esta obligación fiscal.

 

En Indicium Solutions tenemos sistemas para la administración de facturas de proveedores y gastos internos, así como para la integración de esta información a la contabilidad electrónica.

 

Estamos a una llamada de distancia. ¡Lo esperamos!

Indicium Solutions, S.A. de C.V.

(55)5245-7093

 

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