El Jueves 17 de Abril se llevó a cabo la presentación del Seminario:
“DECISIONES RELEVANTES PARA IMPLEMENTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA CON ÉXITO”
La nutrida participación de empresas que están evaluando implantar un sistema de facturación electrónica o bien mejorar el que ya se encuentra en operación en sus empresas, demostró el interés que existe sobre el tema.
La presentación de tres funcionarios de importantes empresas en nuestro País, compensaron el interés de los asistentes. Los Conferencistas compartieron sus valiosas experiencias en el proceso de implantar y mantener en operación un sistema de factura electrónica. Ellos fueron:
Grupo Médica Sur representada por el Ing. Javier Bárcenas Rosas
Grupo Accor representada por el Ing. Alfredo Solís Córdova
Philips Mexicana representada por el Ing. Fernando Gamallo Palmer
Cuando hablamos que un sistema de factura electrónica ha sido implementado en forma exitosa es porque ha estado en operación ininterrumpida por más de un año.
Javier Bárcenas de Grupo Médica Sur habló acerca de las tareas que son importantes a considerar en el funcionamiento del ERP de la empresa y las acciones necesarias para interconectar el sistema de facturación tradicional con el sistema de facturación electrónica que se agrega a la infraestructura informática para que su operación sea eficaz y no se convierta a la larga en un pesado proceso que cae sobre los hombros del personal de sistema o finanzas de las empresas.
La facturación electrónica es un sistema que se traduce en una auténtica fuente de ahorros y eficiencias en los procesos internos y en la comunicación con los clientes de la empresa. Cuando no es así, algo se hizo mal en el proceso de implantación o bien en la selección misma de la solución.
Grupo Médica Sur contaba con tres sistemas de facturación antes de implantar el sistema de facturación electrónica, tenía dos redes una basada en un servidor AS400 y otra en un sistema RS6000. Cuando se llevó a cabo el proceso de implantar la facturación electrónica se identificó la conveniencia de unir las dos redes con el fin de compartir el mismo sistema, de igual forma, se consolidó en dos procesos de facturación la operación de las 8 empresas del Grupo.
Al día de hoy, Medica Sur emite desde un servidor de documentos central las facturas electrónicas de todas las empresas del Grupo y entrega sus facturas tanto en forma impresa como en formato electrónico a los clientes que recurren a sus servicios.
Los invitamos a revisar la presentación del Ing. Bárcenas que hemos incluido en este Boletín.
Alfredo Solís de Grupo Accor compartió las experiencias de su empresa en la implantación del sistema de facturación electrónica abordando la perspectiva de la transformación que hubo en Grupo Accor al eliminar las robustas impresoras de impacto con que emitían sus facturas por la entrega electrónica que realizan al 95% de sus clientes y el estudio que Indicium Solutions llevó a cabo para consolidar los 47 equipos de impresión, escaneo y fotocopiado existentes, en un grupo de 10 equipos multifuncionales Xerox.
Alfredo dio los pormenores del programa de comunicación interna que se llevo a cabo con todas las áreas de la empresa así como el programa de comunicación con sus clientes y afiliados entre los que se cuentan una amplia diversidad de personas físicas con actividad empresarial, empresas pequeñas, medianas hasta grandes Corporativos.
El mito que la distribución electrónica es una de las barreras que impide la capitalización de ahorros al generar facturas electrónicas, ha sido superado por Grupo Accor de una manera ejemplar.
La transformación de los procesos internos de Accor con el uso de la tecnología de factura y documentos electrónicos que les instaló Indicium Solutions les permitió junto con otras iniciativas presentadas, ser elegibles al Programa de Estímulos Fiscales auspiciado por la Secretaría de Hacienda y el CONACYT que reconoce e incentiva a las empresas que aportan beneficios al País por medio de la innovación tecnológica.
La presentación del Ing. Solís está disponible en este Boletín donde podrán ver la información presentada, no se la pierdan.
Fernando Gamallo de Philips Mexicana compartió con los asistentes el proceso de evaluación de soluciones llevado a cabo en su empresa y las razones de haber seleccionado el sistema e-factura de Indicium Solutions como parte de las iniciativas estratégicas de su Compañía.
Fernando fue muy transparente al mencionar que pese a que el sistema propuesto por Indicium era el más caro, terminó siendo la elección de Philips.
Las razones: Lo robusto de la arquitectura del sistema, las sólidas referencias de Indicium incluyendo implementaciones en empresas del mismo perfil.
Finalmente, comentó que la opinión del Comité de Evaluación conformado por los Directores Ejecutivos, fue unánime a favor de Indicium por su demostrada competencia para entender las necesidades de Philips así como por su capacidad para traducir esas necesidades en una propuesta que respondió eficazmente a los requerimientos del Proyecto planteados.
Philips Mexicana es un usuario del sistema SAP R3 y cuenta con grupos Corporativos que dan soporte al sistema. Estos grupos también revisaron la propuesta de Indicium Solutions y dieron su visto bueno para proceder con el Plan de implantación.
Philips decidió implementar el sistema de facturación electrónica para dar respuesta a los requerimientos de sus principales clientes incluyendo Wal*Mart, Home Depot, Grupo Elektra y otras cadenas importantes.
Es de llamar la atención que Philips recibió la presión de uno de sus principales clientes para adoptar el sistema de factura electrónica que ofrece una de sus empresas filiales, sin embargo, Philips mantuvo la Alianza Tecnológica establecida con Indicium Solutions y se siente feliz de haber hecho esta decisión tal como fue expresado por Fernando en su presentación en el Seminario.
El material que el Ing. Gamallo utilizó en su conferencia está disponible para su consulta en esta edición de nuestro Boletín Electrónico. Lo invitamos a ver esta excelente información.
No menos importante fue la introducción al Seminario que el conocido especialista en materia legal relacionada con la informática, el Lic. Luis Vera Vallejo, compartió con los Asistentes.
El Lic. Vera Vallejo expresó que ya no hay pretextos ni resquicios legales que impidan la adopción masiva del moderno y ventajoso sistema de facturación electrónica publicado por el SAT.
Existe la certeza jurídica que una factura electrónica tendrá la validez comercial, legal y fiscal para amparar una transacción comercial ocurrida entre dos partes.
El viejo mito de “papelito habla” ha sido también superado por la modernidad de los sistemas electrónicos que brindan seguridad plena, ventajas operativas y eficiencias en los procesos administrativos de las empresas.
Las cajas de archivo muerto conteniendo los comprobantes fiscales que deben ser almacenados por 5 o más años, serán progresivamente sustituidos por registros electrónicos en archivos XML con todas las ventajas y ahorros que ello implica.
Desde este espacio agradezco a nombre de Indicium a todos los asistentes que nos dedicaron una mañana de su tiempo para recibir esta valiosa información.
De igual forma agradezco profundamente el valiosísimo apoyo de nuestros cuatro conferencistas que le dieron el valor y realce a este magno evento.
Finalmente agradezco a nuestros Patrocinadores:
SAP México y Centroamérica
Xerox Mexicana
ASUG
Quienes con su respaldo hicieron posible la realización de este evento.
Esperamos que las personas que no pudieron asistir a este Seminario y en general todos los lectores de este Boletín, se den el tiempo de revisar el material de las presentaciones del Seminario, realmente valen la pena, no se las pierdan.
Hasta la próxima,
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions
