Quien piense que con la adopción de la Factura Electrónica desaparece el papel por completo en la administración y control que se lleva en las empresas, realmente no ha podido dimensionar que el advenimiento del esquema de Factura Electrónica definitivamente contribuye a la disminución drástica del papel pero NO lo desaparece.
El proceso de emisión de facturas en México ha estado anclado por décadas al uso del papel, y finalmente, por primera vez en la historia, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha puesto en marcha un programa que va en franca expansión y que permite a las empresas eliminar el “Consecutivo Fiscal” basado en papel. Este programa es el de la FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
El día de hoy, más del 98% de los contribuyentes en México imprime sus facturas usando formas pre-impresas. Esta forma de operar implica el uso de los siguientes recursos:
- Formas pre-impresas con vigencia de 2 años.
- Equipos de impresión de matriz de impacto en muchos casos, equipos de impresión en gran volumen para los grandes emisores, y equipos láser.
- Operadores o equipos sofisticados para la alimentación de las formas pre-impresas; la separación y ensobretado de los documentos; el archivo de las distintas copias; y si así lo requiere el proceso la compaginación y fotocopiado de otros documentos que se acompañan a las facturas.
- Cajas de cartón o plástico para el manejo del “archivo muerto”.
- Servicios de empresas de administración de “archivo muerto” y/o áreas de almacenamiento en las oficinas propias para el resguardo de los documentos fiscales.
- Servicios de mensajería, correo o entrega personalizada para hacer llegar las facturas a los clientes.
- recursos humanos y materiales para dar seguimiento al proceso de conciliación de pagos, cobranza y servicio a clientes.
Dependiendo de la industria en la que se encuentre su empresa y el volumen de operaciones que realiza, cada una de estas líneas puede representar inversiones muy altas, que hoy se tienen que erogar irremisiblemente.
Una de las áreas de oportunidad que surgen con la aparición del esquema de Factura Electrónica es la posibilidad de transformar los equipos y/o servicios de impresión con que cuentan las empresas a esquemas de menor costo.
En esta nota editorial, permítanme abordar la transformación que hemos visto en Indicium Solutions con varios de los clientes donde hemos implantado un sistema de Facturación Electrónica respecto al uso de las impresoras de matriz de impacto.
Las impresoras de matriz de impacto son “dinosaurios” de la tecnología informática que han sobrevivido en países como el nuestro debido a la necesidad de usar formas pre-impresas con copias “auto-pasantes”.
Estos equipos son cada vez más difíciles y costosos de mantener y operar, además de que son verdaderos consumidores de recursos de todo tipo que en forma silenciosa y casi imperceptible (no tanto porque algunos hacen un ruido insoportable), se “comen” una parte importante de los costos administrativos en una empresa.
En los equipos de impresión de matriz de impacto se procesa la salida de:
- Facturas.
- Notas de crédito o de cargo.
- Recibos de nómina.
- Estados de cuenta.
- Órdenes de compra.
- Notas de venta.
- Remisiones.
- Etc.
Tal es el reto operativo y costo asociado que las empresas, que son grandes emisores de este tipo de formas impresas, han optado por contratar los servicios de compañías externas que se encargan de llevar a cabo este tipo de procesos.
Si visitáramos las instalaciones de alguno de estos proveedores de servicios de impresión, nos quedaríamos boquiabiertos de ver la cantidad industrial de papel y formas que procesan esas “fabricas de documentos” CADA DÍA DEL AÑO.
En nuestra experiencia implantado sistemas de Facturación Electrónica en empresas operando en México, hemos visto con satisfacción la desaparición de estos equipos de matriz, que en la gran mayoría de los casos se han transformado por equipos de menor costo y capacidad que son apoyados por los servicios de mensajería electrónica que con el esquema de Comprobante Fiscal Digital (CFD) permite darle validez legal y fiscal a este tipo de documentos.
Los ahorros son dramáticos, el cambio es de raíz, el papel NO desaparece pero ahora es impreso en menor escala en modernos equipos láser que aumenta el nivel de servicio a los usuarios y reduce los costos de impresión en una empresa.
En lugares de facturación donde anteriormente se tenían 5 ó 6 equipos para el proceso de facturas, fotocopias y otros documentos combinando tecnología de equipos de impresión de matriz de impacto, copiadoras y láser, hoy día han consolidado esta infraestructura con equipos multi-funcional que aumentan el nivel de servicio y disminuyen el costo.
Tenemos casos en los que equipos robustos de impresión de impacto (banda) han sido eliminados y sustituidos por equipos láser de menor escala, apoyados por servicio de correo electrónico para hacer llegar las facturas a los clientes.
Conscientes de esta realidad de mercado, en Indicium Solutions hemos establecido una Alianza Estratégica con la empresa Xerox para poder incorporar a nuestro portafolio de soluciones, los servicios de impresión con la tecnología más moderna y funcional que brindan los equipos Xerox.
Cuando considere realizar un proyecto de Factura Electrónica en su empresa, no deje de tomar en cuenta la oportunidad de modernizar su infraestructura de equipos de impresión porque recuerde, el papel NO desaparece y los equipos de impresión solo se transforman.
Hasta la próxima,
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions
