Boletín Electónico
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Steve Ostrom, Consultor Senior de EDMS de ASG Corporation.		¿Si no es ahora, entonces cuándo van a adoptar un EDMS?: ASG Preguntó Steve Ostrom en su conferencia a los asistentes de Congreso y Exposición AMECE 2007.

“Debemos implementar una solución de Electronic Document Management Systems (EDMS) lo antes posible porque de lo contrario estaríamos fuera de un mundo global altamente competido. Los invito a que aprovechen los beneficios de esta tecnología con ahorros importantes y múltiples ventajas operativas”, dijo Steve Ostrom, Consultor Senior de EDMS de ASG Corporation.

En su conferencia titulada “The impact of Electronic Documents in Business (Why Electronic Documents?)” e impartida ante más de 1,000 asistentes al Congreso y Exposición AMECE 2007, detalló el porqué los Documentos Electrónicos son fundamentales en una estrategia por eliminar el papel y lograr procesos automatizados. Y donde la Factura Electrónica es parte de esta revolución empresarial.

Ostrom recalcó que las ventajas de EDMS son verdaderamente importantes para todo tipo de empresas, ya que triplica la capacidad de procesamiento; incrementa la productividad en 50 %; reduce gastos de papel hasta 80 %; y da el acceso inmediato a la información.

Sin duda, con la implementación de un sistema EDMS de ASG-Cypress se enfrenta la compañía a cambios empresariales y a retos técnicos, ambos sin mayor complicación, con una adecuada instalación del sistema. De esta manera, un EDMS debe ser escalable; debe proporcionar la característica de archivos de documentos y su distribución; debe capturar informes e imágenes; debe integrarse con sistemas múltiples; y debe asistir en el cumplimiento ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) o cualquier auditoria.

¿Si no es ahora, entonces cuándo van a adoptar un EDMS?, inquirió el ponente de ASG a los asistentes. Y continuó: “de lo contrario seguirán perdiendo en el negocio al no manejar documentos de manera electrónica. Y al no integrar la Factura Electrónica en sus procesos continuarán archivando el próximo año y gastando mucho dinero más.

“Quien adopte de manera temprana un sistema EDMS que integre en su empresa los documentos tendrá la ventaja competitiva”, concluyó.

Como antecedente, Ostrom apuntó varios datos. Al mundo le gusta el papel, ya que el contenido en este medio aumenta en cifras que oscilan entre 65 % y 200 % al año. “Las empresas tienden a manejar muchos documentos y su manejo conlleva un costo alto”.

Algunos porcentajes interesantes. Más del 40 % del tiempo de los oficinistas la pasan manejando papel. Del 12 al 15 % del gasto total de la empresa es dedicado al papel. Del 3 al 5 % de los documentos son perdidos. Y el 7 % de las horas de trabajo de una persona es dedicado a buscarlos.

Crece el alto costo de manejar documentos. Por ejemplo: El costo para archivar un documento es $20 dólares. El costo para encontrar un documento mal archivado es de $90 dólares. El costo para recrear un documento perdido es $250 dólares. ¿Cuánto cuesta enviar un documento por mail? –preguntó a los asistentes.

Así, EDMS es para todo tipo de empresas desde corporativos hasta mediana y pequeña empresa.

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