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Boletín Electrónico |
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Lic. Luis Felipe |
¿Cuánto tiempo se requiere para implementar (Octava de ocho partes) Es necesario revisar el esquema de entrega de productos |
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Para los valientes que nos han acompañado por estos cuatro meses, les informo que hemos llegado al final de esta serie de artículos que consideramos aportan información útil para que una empresa tenga éxito en la implantación de su sistema de facturación electrónica.
Para los nuevos lectores de este Boletín Electrónico les extiendo una atenta invitación para revisar los números anteriores donde podrán ver todos los artículos de la serie, así como una amplia variedad de noticias y tips relacionados con el tema de la Factura Electrónica.
A través de esta serie de artículos hemos comentado puntual y ampliamente porqué un proyecto de facturación electrónica no debe circunscribirse a la simple conversión de un formato de texto a XML con su correspondiente firma digital, así como a no encasillar la responsabilidad al área de sistemas de su empresa.
El proceso tecnológico de conversión de formato y sello digital lleva aproximadamente de una a dos semanas pero un proyecto formal de Factura Electrónica requerirá de una inversión de tiempo alrededor de los 3 meses.
En Indicium Solutions hemos reunido experiencias para ajustar la metodología de implantación en una opción llamada “fast-track” que permite implantar un sistema para responder a los requerimientos de una cadena comercial (generalmente Wal*Mart) en el rango de 6 semanas.
Este tipo de enfoque no elimina las tareas que de cualquier forma se deberán hacer en una fase posterior. Esto ha permitido a alguno de nuestros clientes a cumplir con compromisos preestablecidos con las cadenas comerciales sin sacrificar la calidad de la solución.
También hemos compartido con ustedes que en Indicium Solutions nos hemos encontrado proyectos con tiempos más largos de implementación (6 meses o más) donde la alineación de procesos internos o bien donde los períodos de pruebas se han extendido por la complejidad y volumen de los sistemas de facturación involucrados.
En una instancia u otra, es siempre prudente dimensionar adecuadamente el tamaño del esfuerzo para llevar a cabo las actividades de preparación citadas en estos artículos, entender la forma y tipo de presión proveniente de sus principales clientes, para finalmente comprometer con la alta dirección un tiempo razonable de implementación.
Los temas tratados en Boletines anteriores son:
A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica:
1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos. (Boletin 21)
2. Integridad en la asignación de series y folios. (Boletin 22)
B) Procesos de integración con el sistema contable:
3. Mapas de correspondencia de series y folios. (Boletin 23)
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas. (Boletin 24)
C) Procesos de administración interna:
5. Uso de Notas de Crédito. (Boletin 26)
6. Proceso integral de TODAS las facturas. (Boletín 27)
D) Procesos de sistemas y logística:
7. Estandarización de la salida del sistema de facturación. (Boletín 28)
8. Esquema de entrega de productos y documentos. (Boletín 29–actual y último de la serie)
Es ampliamente reconocido que los grandes impulsores de la adopción del esquema de facturación electrónica publicada y normada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), han sido las cadenas comerciales.
La principal razón para este suceso son los impresionantes ahorros de convertir el comercio basado en papel al comercio electrónico.
La gran cantidad de recursos humanos y materiales que las grandes cadenas comerciales han tenido que invertir para mantener sus procesos de recepción de mercancía, comprobación fiscal, conciliaciones y pagos basados en el uso de papel, convierten a la Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital (CFD) en uno de los proyectos más importantes para este grupo de empresas que ha tenido lugar en los últimos años.
La definición del uso de la Factura Electrónica como un estándar para hacer negocio con las cadenas comerciales solamente se equipara con el impacto que tuvo la adopción de un Código de Barras estándar que ha traído eficiencias y ahorros en toda la cadena productiva y comercializadora de bienes de consumo.
Es impresionante ver el enorme paralelismo que la adopción de la Factura Electrónica tiene con la historia de adopción de un Código de Barras estándar. Muchos de los proveedores de las cadenas comerciales no dieron credibilidad al hecho que aquellas empresas que no etiquetaran sus productos de acuerdo al estándar establecido para una fecha determinada, no podrían seguir entregando sus productos.
Aún recuerdo las líneas de traileres y camionetas con productos que no podían ser recibidos en los Centros de Recepción y Distribución de mercancías de las cadenas comerciales, simplemente porque los responsables de cumplir con los procesos de empaque y entrega de productos no hicieron la tarea a tiempo causando un enorme daño económico a sus compañías.
Bien, la historia se repite 11 años después y al día de hoy, hay muchas empresas que viven de hacer negocio con las cadenas comerciales que no han hecho lo necesario para adecuar sus procesos y sistemas para la emisión de Facturas Electrónicas.
Muchas historias están aún por ser escritas acerca de la negligencia con la que están actuando estas compañías, quienes ya deberían haber tomado las acciones pertinentes para adoptar este innovador esquema de facturación que rompe la dependencia con el papel y que trae tantas eficiencias en los procesos de las empresas.
Por si fuera poco, hay otros sectores como el Automotriz y de Gobierno que ya han notificado a sus proveedores acerca de la necesidad de realizar la facturación bajo el esquema de Comprobantes Fiscales Digitales.
La necesidad inminente para que las empresas que hacen negocio en el mercado de Consumo, Automotriz, Gobierno y Financiero, migren sus sistemas de facturación al esquema de facturación electrónica, va de la mano con un nuevo proceso de entrega de mercancías que las cadenas comerciales y departamentales han adoptando para la recepción de pedidos.
Bajo este nuevo esquema, la empresa proveedora debe entregar sus productos solamente con una remisión la cuál una vez ajustada/aprobada y/o corregida dará la pauta para la facturación en base solamente a productos efectivamente recibidos.
Si bien este es un enorme beneficio para dar fin a las interminables tareas y rondas de negociación de conciliación de facturación y entregas, es un proceso que obliga al cambio, muchas veces radical, de la programación de un ERP.
Un ERP regularmente tiene la estructura para asegurar que los productos que son movidos fuera del almacén, sean facturados inmediatamente para evitar la fuga de datos y/o inconsistencias en el flujo de las operaciones de la empresa. En otras palabras, el operador del sistema no tiene muchas veces la facilidad de POSPONER la facturación hasta obtener el No. de Recibo y el ajuste a las cantidades de productos que realmente fueron recibidas por el cliente.
Esto representa un reto de menor o mayor relevancia dependiendo de quien sea el responsable en la empresa para la llevar a cabo modificaciones al ERP puesto que muchas veces, esta función se limita única y exclusivamente para ser llevada a cabo por los grupos de soporte corporativos.
El ajuste en el proceso de entrega de mercancías así como el tiempo y forma involucrado para llenar y presentar las facturas electrónicas a cobro, es un tema que requiere cuidado del análisis interno y de la negociación que se pueda establecer con las cadenas comerciales, para no impactar de manera negativa sus procesos de entrega de pedidos relacionados con su proceso de entrega de facturas, y finalmente, llevar a cabo el cobro correspondiente.
La recomendación directa para ustedes que pueden estar ubicados en este supuesto, es concertar una cita, lo más pronto posible, con sus contactos en las cadenas comerciales y revisar a fondo el proceso acordado de entrega de pedidos, facturación y cobranza.
No lo deje al último que le puede “doler.”
Hasta la próxima,
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions
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