:: Newsletter, Indicium Solutions, S.A. de C.V. ::

Estamos por concluir con la serie de artículos que aportan información útil a una empresa para el éxito en la implantación de su sistema de facturación electrónica.

En esta edición revisaremos otro tema interesante que es el relativo a la estandarización de la salida de datos del sistema de facturación de una empresa.

Esta actividad es uno de los pilares críticos para asegurar el éxito y puede consumir una cantidad de tiempo que puede ir en el orden de una semana o dos, hasta incurrir en procesos más complejos en los que deba intervenir algún grupo de soporte corporativo nacional o internacional, que es donde regularmente reside la responsabilidad de hacer ajustes a un sistema empresarial.

Permítanme insistir una vez más en la importancia de considerar toda esta serie de factores antes de comprometer un tiempo corto de implementación con sus jefes, el tiempo de implementación para un proyecto de facturación electrónica típicamente oscila en el rango de 3 meses.

En Indicium Solutions hemos ajustado la metodología de implantación de un sistema de facturación electrónica para contar con una opción llamada “fast-track” que permite implantar un sistema para responder a los requerimientos de una cadena comercial (generalmente Wal*Mart) en el rango de 6 semanas. Este tipo de enfoque no elimina las tareas que de cualquier forma se deberán hacer en una fase posterior pero les ha permitido a alguno de nuestros clientes cumplir con compromisos pre-establecidos para poder hacer la entrega de sus mercancías mediante el uso de una Factura Electrónica en períodos muy cortos.

En Indicium Solutions también hemos experimentado tiempos largos de implementación (6 meses o más) debido a la alineación de procesos internos o bien por los períodos de pruebas que se han extendido por la complejidad y volumen de los sistemas de facturación involucrados.

En una instancia u otra, es siempre prudente dimensionar adecuadamente el tamaño del esfuerzo para llevar a cabo las actividades preparatorias citadas en estos artículos, entender la forma y tipo de presión proveniente de sus principales clientes, para finalmente comprometer con la alta dirección un tiempo razonable de implementación.

Antes de entrar en materia, permítanme de nueva cuenta invitar a los nuevos lectores de este Boletín Electrónico a revisar el material de los números anteriores. Una solo idea de utilidad que puedan tomar para sus proyectos, habrá recompensado el esfuerzo de leer todos los artículos que aquí ponemos a su disposición. Los temas tratados en Boletines anteriores son:

D) Procesos de sistemas y logística:

Si partimos de la base que su empresa ya decidió adoptar el esquema de facturación electrónica bien sea para dar respuesta a los requerimientos de sus principales clientes (léase cadenas comerciales, departamentales, fabricantes automotrices, distribuidores de productos, PEMEX o alguno otro por el estilo); o para capitalizar los fuertes ahorros que conlleva la eliminación del papel principalmente en su consecutivo fiscal, entrega y consulta electrónica, etc.; o bien por decisión estratégica por así convenir a los intereses de su organización; ustedes deberán llevar a cabo varias tareas de preparación como:

Asignar un líder de proyecto y conformar un grupo interdisciplinario integrado por los responsables de las áreas involucradas en el ciclo de ingresos.
Alineación de sus procesos internos.
Estandarización de sus bases de datos en los campos de dirección de sus clientes (Ver Boletín 21).
Obtención o renovación de su FIEL (así se llama ahora la FEA o Firma Electrónica Avanzada).
Obtención de un certificado de sello digital.
Obtención de series y folios.
Asegurar la integridad en el manejo de series y folios de sus sistemas internos.
Definir los nuevos formatos de facturas, notas de crédito y/o notas de cargo a ser utilizados.
Definir la nueva estructura de series y folios que se usará en la Factura Electrónica.
Otras relevantes de naturaleza interna.

Si su empresa también ya superó la tentación de implantar este importante cambio en sus sistemas mediante el envío de su información neurálgica a un proveedor de servicios externo de Facturas Electrónicas y/o adquirir una solución “barata” que sólo aumentarán la complejidad y costos a sus procesos o bien pondrán en riesgo el cumplimiento de sus obligaciones fiscales; ahora usted deberá llevar a cabo 2 tareas muy importantes apoyado por su área de sistemas:

Adquirir un Servidor para la operación y resguardo de sus documentos electrónicos.
Estandarizar la salida de su sistema de facturación.

La adquisición del servidor es importante considerarla en la etapa temprana del proyecto debido a que el tiempo promedio de entrega de un equipo nuevo es de 6 semanas aproximadamente. Una vez que se tenga la dimensión adecuada, ponga la orden a su proveedor sin demora.

La estandarización de la salida de su sistema de facturación actual consiste simple y llanamente en identificar cada campo proveniente de su sistema de facturación con una etiqueta que describa el contenido de dicho campo. Por ejemplo:

Nombre del Campo	Contenido del Campo
Cliente	Fabricantes Unidos, S.A. de C.V.
EAN	7106012945005
/Comprobante/Emisor/Domicilio
Calle	Av. México 525
No. Exterior	122
No. Interior	A
Colonia	Coyoacán
Ciudad	México
Municipio/Delegación	Coyoacán
Estado	Distrito Federal
País	MEXICO
Código Postal	31000
Teléfono	5423-3432

Esta sencilla estructura con el uso de etiquetas que ayuda a identificar el contenido de los campos que salen de su sistema de facturación bien sea en formato de “spool”, XML, texto plano o alguna otra forma de emisión, será un verdadero pilar de apoyo para las actividades de “mapeo” que se tendrán que llevar a cabo al momento de la implantación. Además, serán de gran utilidad para dar mantenimiento y soporte a desarrollos o actualizaciones futuras, así como al rastreo de problemas que ocasionalmente se lleguen a presentar en su sistema.

Debo reconocer que en los primeros proyectos que hizo el área de tecnología de Indicium Solutions ponderábamos mucho la facilidad del sistema e-factura para tomar la salida del sistema (ERP) en la forma tal y como estuviese, sin importar estructura, tipo o formato. Si bien la premisa era correcta porque el sistema sí tiene esta capacidad, el trabajo de “mapeo”, soporte y mantenimiento posterior se convirtió en un verdadero dolor de cabeza tanto para nuestros consultores como para nuestros clientes, que veían afectado negativamente los tiempos de respuesta para dar mantenimiento a la aplicación o para ver los frutos en los tiempos previstos por algún cambio solicitado.

Es de sabios errar y de valientes corregir así que hoy por hoy, la práctica estándar de la empresa, es entregar un mapa de salida de datos a nuestros clientes con los nombres de la etiquetas que se debe de anotar en cada campo. Los resultados no se han hecho esperar en términos de calidad y atención a los clientes. Sin lugar a dudas, el uso de una salida estándar del sistema es un elemento importantísimo para el éxito del proyecto.


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Lic. Luis Felipe Sánchez Velasco Director General Indicium Solutions.		¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica? (Séptima de ocho partes) Uno de los pilares críticos para asegurar el éxito de la implementación es la estandarización de la salida de datos del sistema de facturación en la empresa.