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Boletín Electónico |
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C.P. Selene Lozano Guerra, |
e-factura agilizó procesos internos |
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Accor Services visualizó la necesidad de mejorar el control de sus más de 30 mil facturas mensuales emitidas en formatos pre-impresos de más de 20 mil clientes activos ubicados en toda la República Mexicana.
Su sistema era lento, por ejemplo, se atoraba el papel y debían cancelar el proceso y reiniciarlo cuando esto sucedía, lo que consumía tiempo, papel y recursos valiosos. Además, era muy complejo manejar archivos de los documentos por 10 años así como las consultas que era necesario realizar.
Por si esto fuera poco, a Accor Services no le gustaba que su proceso de factura consistiera en que le facturaba al cliente y 2 ó 3 días después le llegaban sus vales adquiridos. Necesitaba agilizar su sistema de facturación para dar un mejor servicio a sus clientes.
La compañía evaluó una diversidad de opciones en el mercado y seleccionó el Sistema de Manejo Electrónico de Documentos e-factura de Indicium Solutions para dar solución a sus requerimientos.
Para la C.P. Selene Lozano Guerra, Gerente de Impuestos y Nómina quien fue asignada como Líder de Proyecto de Factura Electrónica, comenta “la solución e-factura permitió acortar los tiempos de operación pues el mismo día que hace el cliente su pedido puede consultar vía Web su factura. Con esta agilidad en el proceso y con grandes ahorros estamos a la vanguardia tecnológica en México.” |
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Accor Services ha observado la satisfacción del cliente desde el primer día que fue liberado el sistema: el 1 de febrero de 2007, pues ahora pueden consultar sus facturas por correo o Web e imprimirlas si desea.
Los beneficios para la C.P. Lozano no quedan ahí, “las ventajas del sistema son claramente notorias en la simplificación del trabajo, el proceso laborioso se convirtió en operaciones automáticas con tiempos de administración más controlable, más sencillo, aunado a los ahorros significativos que nos dio al no imprimir las miles de facturas en formatos pre-impresos.”
La C.P. Lozano Guerra recomienda a las empresas que adopten un sistema de facturación electrónica, que se acerquen a un cliente que ya lo tenga y les de referencia de su experiencia, sobre todo en la integración con procesos internos.
Segundo, considera básico que la compañía que necesite facturar de manera electrónica haga una revisión de sus procesos antes de la implementación para no retrasar el proceso de adopción y liberación. “Es importante, antes que nada, poner en orden la manera de trabajar de cada empresa, definir políticas y regular antes de empezar con la instalación de la solución”, comenta.
Tercero, y último, recomienda ser constante en el proceso de implementación, que apoye el Líder del Proyecto tanto de la empresa contratante como el compromiso de parte del proveedor, el nivel de servicio y disponibilidad para ir adelante con éxito, concluyó.
Debido a las ventajas que ofrece e-factura, Accor Services iniciará en septiembre próximo una segunda etapa. La empresa planea incluir otros documentos a su Sistema de Manejo Electrónico de Documentos como: formato de pedidos y de vales, órdenes de pago, control de vacaciones o permisos. Para los clientes como: formatos de depósito, notificación de pagos por transferencia, acuse de recibo, y remisión “O”, entre otros. (JPF)
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¿Por qué Accor eligió a e-factura? |  |
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Por la facilidad de adaptarse a su sistema IBM AS-400 pues ofrecía transparencia con su interfase y dio el desarrollo integral buscado. | |
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Por el compromiso de Indicium Solutions en darnos el mejor servicio y disponibilidad para ir adelante con éxito. | |
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