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Boletín Electrónico |
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Lic. Luis Felipe |
¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica? (Sexta de ocho partes) Se recomienda que la facturación electrónica |
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Hemos recorrido un largo camino revisando con un mayor nivel de detalle las consideraciones que una empresa debe tomar en cuenta al realizar un proyecto de facturación electrónica.
El énfasis en esta serie de artículos es centrar la atención del lector en la relevancia que tienen factores que no son meramente tecnológicos y que pueden convertir en un éxito o en un rotundo fracaso el esfuerzo por adoptar el esquema de facturación electrónica.
En Indicium Solutions hemos seguido capitalizando experiencias, buenas y no tan buenas, que finalmente han venido a enriquecer nuestra base de conocimientos para hacer frente a los retos que involucra cada proyecto de facturación electrónica. Ello nos permite seguir ayudando a los clientes que nos brindan su confianza para hacernos cargo de sus proyectos.
Espero que a estas alturas y en base a los diferentes temas tratados en esta serie de artículos, haya podido transmitir que un sistema de facturación electrónica no debe circunscribirse a la simple conversión de un archivo de texto a formato XML, sellarlo digitalmente y agregar la addenda que requiera algunos de sus clientes. Verlo de esta manera es el error más grande que puede cometerse al abordar este proyecto en sus organizaciones.
Un sistema de Factura Electrónica involucra la revisión de los procesos internos y la consideración de los impactos que implica convertir uno de los sistemas de misión crítica más sensibles en la organización, que por décadas ha estado basado en papel, para dar paso a la modernidad del mundo del comercio electrónico que tantos beneficios, ahorros y eficiencias involucra.
Los temas que hemos tratado hasta la fecha están dados a continuación y de nueva cuenta me permito invitar a los amables lectores que han sido incorporados recientemente a la lista de distribución de este Boletín Electrónico, a revisar el material de las ediciones anteriores. Una solo idea de utilidad que puedan tomar para sus proyectos, habrá recompensado el esfuerzo de leer todo el material que aquí ponemos a su disposición.
A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica:
1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos. (Boletín 21)
2. Integridad en la asignación de series y folios. (Boletín 22)
B) Procesos de integración con el sistema contable:
3. Mapas de correspondencia de series y folios. (Boletín 23)
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas. (Boletín 24)
C) Procesos de administración interna:
5. Uso de Notas de Crédito. (Boletín 26)
6. Proceso integral de TODAS las facturas. (Boletín 27- actual)
D) Procesos de sistemas y logística:
7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.
En este Boletín Electrónico No. 27 revisaremos el tema de los retos que una empresa tiene al convertir su sistema de facturación tradicional al sistema de facturación electrónica en todo lo referente a los distintos tipos de facturas que se manejan en una compañía. Aquí vamos.
C) Procesos de administración interna:
6. Proceso integral de TODAS las facturas.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha declarado que el sistema de facturación electrónica (Comprobantes Fiscales Digitales, CFD) es enteramente opcional y a conveniencia de las empresas que así decidan hacerlo.
Sin embargo, para las empresas que han decidido migrar al sistema de facturación electrónica, hay al menos hasta el día de hoy, una sentencia que muchas veces se ignora o simplemente no se toma en cuenta. El tema está contenido en el artículo 29 Fracción VI del Código Fiscal de la Federación que me permito transcribir en parte para su conveniencia:
“…Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales, no podrán emitir otro tipo de comprobantes fiscales, salvo los que determine el Servicio de Administración Tributaria…”
Al respecto, la RMF para el 2007 en la Regla 2.22.12 menciona lo siguiente:
“… Para los efectos del antepenúltimo párrafo del artículo 29 del CFF, los contribuyentes que derivado de sus operaciones requieran seguir utilizando comprobantes fiscales, de conformidad con lo dispuesto en las fracciones I y II del artículo 37 del Reglamento del CFF, podrán seguir utilizándolos de manera simultánea con los comprobantes fiscales digitales.
Asimismo, los contribuyentes que hayan optado por emitir comprobantes fiscales digitales podrán seguir utilizando los comprobantes fiscales a que se refiere el primer y segundo párrafos del artículo 29 del CFF, siempre que cumplan con los siguientes requisitos:
a) Se trate de contribuyentes que dictaminen o hayan optado por dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales en el ejercicio fiscal inmediato anterior.
b) Se incluya en el reporte mensual a que se refiere el inciso c), fracción III del artículo 29 del CFF, los datos de los comprobantes fiscales generados de conformidad con lo dispuesto en el primer y segundo párrafos del artículo 29 del CFF…”
Con este fundamento podemos decir, que las empresas que actualmente dictaminan sus Estados Financieros para efectos fiscales, son las únicas que hasta el momento, tienen el beneficio y la facilidad de mezclar los dos ambientes. Uno para emitir facturas electrónicas para las cadenas comerciales, y para otro seguir usando facturación como auto-impresores, o bien mediante el uso de formas pre-impresas para facturar al resto de los clientes.
Los contribuyentes que no están en esta categoría, una vez que inician el sistema de facturación electrónica, solamente podrán hacer uso de comprobantes fiscales digitales y nada más, punto.
La facilidad para mezclar la facturación electrónica con la facturación convencional que actualmente gozan las empresas que dictaminan sus Estados Financieros para fines fiscales, ha permitido que un amplio número de ellas, hayan optado por dar inicio a su sistema de facturación electrónica, única y exclusivamente para responder a las demandas de grandes compradores como Wal*Mart, Liverpool, Elektra, Chedraui, y Soriana, entre otros. En su gran mayoría estas empresas han optado por usar los servicios de los proveedores EDI tradicionales.
Esta decisión que en apariencia permite cumplir la exigencia de estas cadenas comerciales, ha generado verdaderos dolores de cabeza a la administración interna de las compañías.
Si bien las leyes y normas actuales permiten adoptar este modelo que ha sido llamado de “transición”, el costo asociado a separar una parte de la facturación para hacerla en forma electrónica, así como a la necesidad de integrar al Reporte Mensual de uso de folios que debe presentarse al SAT donde se incluyen tanto los CFD emitidos como las facturas tradicionales emitidas, se ha convertido en un dolor que va en aumento cada mes que pasa debido al costo incremental en el proceso de facturación y a la complejidad de los controles internos que deben implantarse para no caer en algún tipo de incumplimiento y/o delito fiscal.
Los ahorros asociados a la implantación de la Factura Electrónica en estas condiciones se ven frustrados por el costo incremental que representa la contratación del servicio de facturación electrónica en forma externa y a la complejidad para combinar la facturación tradicional con la facturación electrónica.
Es interesante ver como estas empresas efectivamente respondieron al requerimiento de Wal*Mart y Liverpool principalmente, pero complicaron de forma tal su proceso de facturación interno que en lugar de haber capitalizado ahorros y eficiencias, agregaron costo y complejidad a su proceso de facturación.
Más aún, estas empresas enfrentan dificultades adicionales para extender el uso de facturas electrónicas hacia otras cadenas comerciales y/o departamentales, así como para aplicar la misma tecnología a otro tipo de facturas incluidas las de tipo administrativo y de exportación entre otras.
Vale la pena darle un vistazo más detallado a las facturas de tipo administrativo que la totalidad de las empresas maneja para conceptos como venta de activos, venta de empleados, facturas inter-compañias, etc.
Es una realidad que este tipo de facturas en muchas empresas se manejan “a mano”, o bien se capturan en herramientas como Excel y simplemente hacen un movimiento contable sin que haya una conexión directa entre la facturación procesada de esta forma y la actualización contable requerida por las Normas para Factura Electrónica contenidas en el Código Fiscal de la Federación.
Parece mentira que la simple impresión de conceptos en las facturas administrativas como es la descripción de las características de un vehículo que se le vende a un empleado, no puede ser procesado en forma adecuada por el ERP usando en consecuencia los caminos alternos descritos para poder especificar los datos requeridos.
En algunas otras instancias, hemos encontrado ejemplos de empresas que cuentan con múltiples sistemas de facturación incluidos sistemas de punto de venta que se han diseñado por la diversidad del tipo de operaciones que manejan.
La pregunta entonces debe ser: ¿es conveniente migrar todos los tipos de facturación en una empresa al sistema de facturación electrónica? Y desde nuestra opinión, la respuesta es afirmativa.
Una solución circunscrita al manejo de transacciones EDI en la que se incorpora la Factura Electrónica como una transacción más, es una forma segura de encontrar problemas cuando se requiere extender la facturación electrónica a todos los tipos de factura que maneja una empresa.
Las compañías que dieron su primer paso a la facturación electrónica buscando un servicio externo para responder a la presión de las cadenas comerciales, deberían de estar buscando desde ahora soluciones más robustas que les permitan incorporar de una manera sencilla el resto de las facturas que seguramente manejan en sus operaciones.
El esquema de transición que se permite convivir un sistema de facturación electrónica con uno tradicional, parece no tener una fecha límite para su vigencia, sin embargo, es previsible que esta facilidad tienda a desaparecer con el tiempo y la obligación contenida en el Art. 29 fracción VI para emitir solamente Comprobantes Fiscales Digitales se convierta en una regla insalvable.
Cabe mencionar que las empresas que han seguido un método de adopción de Factura Electrónica distinto al de apoyarse en servicios de terceros, incluyendo aquellas que han seleccionado sistemas integrales para el manejo de documentos electrónicos, el día de hoy pueden disfrutar plenamente los ahorros involucrados con este sistema, así como la auténtica simplificación de sus procesos operativos.
Actualmente, estas compañías manejan todos los tipos de facturas que sus clientes y procesos administrativos les exigen, y han incorporado los distintos sistemas de facturación a una sola herramienta que les permite la convivencia y coexistencia de estos sistemas manejando la amplia diversidad de formatos, métodos de entrega en papel y electrónicos que son requeridos.
La longitud de textos, manejo de múltiples hojas, manejo de múltiples formatos, manejo multi-compañías y multi-sistemas, entrega electrónica pero también en formatos basados en papel, consulta de documentos por Web y muchas otras facilidades, son características de las soluciones “in-house” que se conectan a la red de la empresa en forma interna como parte integral de sus sistemas.
El sistema de facturación electrónica o no electrónica en una empresa es una de las piezas más sensibles en la operación. En él se basa la logística de entrega de productos, la cobranza y el control interno. Por esto, es necesario pensar dos o más veces la decisión de “tercerizar” su manejo.
En una factura se contienen los datos más sensibles de la empresa: clientes, productos, condiciones de venta, montos venidos y otros que por su naturaleza, creemos que no deberían de entregarse para su manejo a un tercero.
La facturación electrónica es fuente de capitalización de grandes beneficios que también pueden extenderse al manejo de otro tipo de documentos que una empresa requiere para su operación como: Órdenes de compra, Estados de cuenta, Remisiones especiales, Aviso de pago a proveedores, Recibos de nómina, y muchos más.
Una vez más enfatizamos que las soluciones baratas o las basadas en costo por transacción, pueden ser un verdadero espejismo para la empresa corporativa que requiere de un sistema seguro y robusto que se integre de manera eficaz a sus procesos de negocio.
Compare, pida referencias, hable con esos contactos y tome la mejor decisión para su empresa.
Hasta la próxima,
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
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