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Boletín Electrónico |
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Lic. Luis Felipe |
¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica? (Quinta de ocho partes) La reexpedición de una factura es mediante la aplicación de una nota de crédito |
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Hasta el momento ya hemos visto que las tareas de preparación para mover a una empresa del esquema de facturación tradicional, bien sea basado en el uso de formas pre-impresas u operando bajo el permiso de auto-impresión, van más allá de la simple conversión de la salida del sistema de facturación actual a un formato XML con el sello digital que lo convierte en un Comprobante Fiscal Digital (CFD).
Generar la expresión impresa y la creación del archivo XML lleva alrededor de 4 días. El resto de las tareas relacionadas con tecnología puede llevar un promedio de 4 semanas. Entonces, ¿por qué un proyecto de implementación de Factura Electrónica lleva aproximadamente 3 meses?
La respuesta la encontramos en los temas que hemos revisado en los boletines anteriores, así como en los que abordaremos en las siguientes ediciones de este Boletín Electrónico. En caso que usted apenas haya recibido la presente edición electrónica de nuestro Boletín quincenal, lo invitamos a visitar el sitio www.e-factura.com.mx, donde podrá encontrar todos los números publicados a la fecha.
Hasta el momento los temas tratados son los siguientes:
A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica:
1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos. (Boletin 21)
2. Integridad en la asignación de series y folios. (Boletin 22)
B) Procesos de integración con el sistema contable:
3. Mapas de correspondencia de series y folios. (Boletin 23)
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas. (Boletin 24)
C) Procesos de administración interna:
5. Uso de Notas de Crédito. (Boletin 26-actual)
6. Proceso integral de TODAS las facturas.
D) Procesos de sistemas y logística
7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.
En este Boletín Electrónico No. 26 nos ocuparemos de revisar el tema del uso de las Notas de Crédito.
C) Procesos de administración interna:
4. Uso de Notas de Crédito.
Para darle contexto a este tema, es necesario transportarnos a la operación diaria de cualquier empresa, y para facilitar la explicación, partiremos de la premisa que en esta empresa se usan formas pre-impresas.
En el primer supuesto, un cliente nos regresa la factura debido a que su RFC es incorrecto o bien que la factura entregada no lleva la dirección actualizada, misma que fue notificada al vendedor de la empresa cuando se le entregó el pedido.
En una segunda instancia, el cliente nos hizo alguna devolución por lo que la factura que acompañaba la mercancía ya no se considera como válida y pide que le mandemos un nuevo documento que refleje el monto de la mercancía realmente aceptada misma que nos pagará en el plazo convenido.
En este mismo ejemplo, podemos encontrar una variable en la que nuestro cliente emite una nota de cargo en contra nuestra, y solamente nos cubrirá el valor que resulte de acreditar al valor original el monto de la nota de cargo. Otra instancia de este mismo caso es aquel en el que el Cliente opera pagando solamente el monto neto de la mercancía recibida y dejará al control del proveedor la emisión de la nota o notas de crédito que cubra las diferencias del proceso de entrega y recepción.
Por último, consideraremos que la empresa de nuestro ejemplo emitió una factura sobre unos productos que finalmente no fueron recibidos por el cliente a quien iban dirigidos por lo que la operación queda cancelada definitivamente en forma total.
Si las notas de crédito generadas como producto de los ejemplos descritos anteriormente o algunos otros de naturaleza similar, fueran pocas transacciones, no hubiésemos dedicado un capítulo especial a este tema.
La realidad, en el sistema de facturación para un gran número de empresas al día de hoy, es que la cancelación, anulación, reexpedición de facturas por errores en datos, etc. representan un volumen suficientemente alto en sus operaciones como para revisar con todo cuidado el tratamiento que le darán a las Notas de Crédito y/o Cancelaciones en el nuevo esquema de facturación electrónica.
La gran mayoría de las empresas que tienen que “reexpedir” una factura, siguen el patrón de reunir el original y las copias del folio afectado, engrapar el juego, poner un sello de cancelación (a veces se acostumbra hacer la cancelación a mano), volver a emitir la factura con los datos correctos y asunto terminado.
En el esquema de Comprobante Fiscal Digital replicar esta práctica es imposible. Una vez que una factura ha sido emitida, no puede anularse, cancelarse o re-expedirse sino por el efecto de cualquiera de las dos operaciones siguientes: a) Por la emisión de una nota de crédito, o bien b) Mediante la emisión de un movimiento de cancelación.
En primera instancia podemos aseverar que la forma natural de revertir el efecto de haber emitido una factura que por diversas causas necesita ser cancelada o reexpedida, es por medio del uso de una nota de crédito.
La gran mayoría de los ERP, no han sido configurados para generar un movimiento de cancelación como tal sino mediante la creación de una nota de crédito.
Todo estaría perfecto emitiendo las notas de crédito que fuesen necesarias si no fuera que para el pago provisional de impuestos, una empresa debe hacerlo sobre la base de ingresos nominales sin aplicar las notas de crédito, según lo señalan los artículos 14 y 15 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Si bien una empresa realiza los ajustes pertinentes para el pago de la declaración anual de impuestos, cuando existe un valor alto de notas de crédito, puede ocurrir que se tengan que hacer pagos mayores a los que realmente correspondería realizar, afectando a corto plazo, en forma negativa, el flujo de efectivo de la empresa.
Para dimensionar el tamaño de esta problemática, podemos decir que existen empresas que por razón natural de su forma de operar, enfrentan un volumen de “reexpedición” de facturas en el orden del 30% al 40% de sus ventas mensuales.
Si bien existen formas muy efectivas para eliminar o reducir la necesidad de reexpedir facturas, tales como la depuración de la información del maestro de clientes para asegurar la integridad y actualización de los datos de RFC y dirección de los clientes, el cargo administrativo que algunas empresas aplican a los clientes que solicitan una reexpedición, la emisión de prefacturas que son validadas por los clientes antes de emitir una factura definitiva, o bien el uso de notas de remisión para la entrega de productos antes de emitir la factura por la venta realizada, y otras prácticas similares, la realidad es que para algunas empresas resulta imposible vivir con el impacto negativo de no poder manejar una cancelación.
En estos casos, no queda más remedio que habilitar en el ERP o sistema de facturación en una empresa, la opción de “cancelar” una factura dada.
Bajo el esquema operativo de facturación electrónica, este movimiento debe ser generado utilizando los datos originales de creación del CFD en cuestión, y generar una entrada al reporte mensual de uso de folios que se presenta al Servicio de Administración Tributaria (SAT), con el mismo registro pero con el status “cero” en el último campo del informe referido. A continuación se muestra un ejemplo donde se marca un registro con status “0” que quiere decir “cancelado”:
|MNO561215M3A|FA|3450|2006146|07/07/2006 21:27:16|3150.12|472.52|0|
En el caso del sistema e-factura que comercializa nuestra empresa, para el proceso de una cancelación, existe la bondad adicional de generar un “sello de cancelado” que se agrega al CFD que ha sido previamente almacenado en la bóveda de documentos electrónicos y opcionalmente mandar una notificación al cliente, vía correo electrónico, para notificar la “cancelación” del CFD en cuestión. Con ello, la empresa se asegura que un cliente no tome como deducible una factura que por alguna causa haya tenido que ser reexpedida.
Vale la pena comentar que existe un esfuerzo generalizado en las principales cadenas comerciales y departamentales para pedir a sus proveedores la entrega de mercancías con remisión y esperar a que se les notifique con un número de recepción la cantidad real de artículos recibidos y aceptados para su pago. Con esta información, piden que el proveedor genere la Factura Electrónica correspondiente, eliminando la enorme cantidad de conciliaciones que por motivo de emisión de notas de cargo y/o notas de crédito en su caso, se manejan a la fecha. Este tema en particular requiere de un análisis mayor y lo abordaremos en forma especial en el número 29 de este Boletín Electrónico.
En resumen, podemos decir que la forma natural que una empresa debe seguir para la reexpedición de una factura es mediante la aplicación de una nota de crédito y deberán alinearse los procesos internos o bien depurarse las bases de datos de clientes para eliminar o reducir significativamente este tipo de movimientos.
Solamente en aquellas empresas que por su operación particular requieran el proceso de cancelaciones, deberán seguir estrictamente los pasos requeridos para generar cancelaciones válidas que no puedan ser causa de sanciones administrativas por la autoridad fiscal cuando sean revisadas dichas operaciones en alguna auditoria o compulsa. La funcionalidad que el sistema de facturación electrónica tenga para dicho propósito puede ahorrar muchos dolores de cabeza y dinero a su empresa.
De nueva cuenta enfatizamos que las soluciones baratas existentes en el mercado pueden ser un espejismo para la empresa corporativa que requiere de un sistema seguro y robusto que constituya un auténtico complemento a su ciclo de ingresos y no una razón más para agregar preocupaciones, costos y revisiones que entorpecerán la operación ágil con que se necesita trabar en este tipo de empresas.
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
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