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Boletín Electrónico |
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Lic. Luis Felipe |
¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica? (Cuarta de ocho partes) Impacto de la afectación contable automática y facturas pre/post fechadas. |
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En los Boletines Electrónicos números 21, 22 y 23, revisamos que la implantación de un sistema de facturación electrónica no es un problema puramente tecnológico debido a que la creación del formato XML requerido por el SAT y el sello digital que se debe generar en cada factura requiere de tan solo 4 días aproximadamente.
En esta edición del Boletín No. 24 continuaremos abordando el tema que dejamos pendiente hace 15 días para dar paso a la publicación del material difundido por medio del periódico Reforma con el Suplemento “Líder en Documentos Electrónicos. Empresas pioneras en la implementación de la Factura y Fianza Electrónica”, que fue compartido con ustedes en el número anterior.
Para no perder el contexto de esta serie de artículos, a continuación transcribimos los temas tratados y por tratar:
A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica:
1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos. (Boletin 21)
2. Integridad en la asignación de series y folios. (Boletin 22)
B) Procesos de integración con el sistema contable:
3. Mapas de correspondencia de series y folios. (Boletin 23)
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas.
C) Procesos de administración interna:
5. Uso de Notas de Crédito.
6. Proceso integral de TODAS las facturas.
D) Procesos de sistemas y logística
7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.
Ahora nos ocuparemos de revisar los temas de “Afectación contable y facturas pre/post fechadas".
B) Procesos de integración con el sistema contable:
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas.
El tema de esta edición es el de la “Afectación contable y las facturas pre/post fechadas”.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) en nuestra opinión, ha hecho un trabajo digno de reconocimiento en el diseño, desarrollo y puesta en marcha del esquema de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). Mejor aún, ha sido altamente receptivo para escuchar la problemática con la cual se han enfrentado aquellas empresas que desean adoptar este nuevo esquema de facturación y a dictado normas complementarias y/o definiciones que facilitarán la adopción masiva de este moderno esquema.
Uno de los puntos de mayor incidencia, que en su momento fue reportado al SAT, es el relacionado con la simultaneidad de la afectación contable con la asignación de los folios a cada factura emitida.
Para empezar, todas aquellas empresas que cuentan con operaciones de sucursales remotas, incluidas las que tienen diversos puntos de venta con atención al público, distribuidas a lo largo del territorio nacional, quedaban material y prácticamente excluidas de poder adoptar el esquema de CFD debido a que la simultaneidad de asignación de folios y la afectación contable es imposible.
Esta problemática fue planteada a las autoridades del SAT creando en respuesta un primer paso al permitir que la afectación contable se realice en un término máximo de 24 horas, tal como se publicó en la RMF que en su Regla 2.22.6 Fracción II, textualmente dice:
“II. Que al asignarse el folio, y en su caso serie, se registre de manera electrónica y automática en la contabilidad, al momento de la emisión del comprobante fiscal digital la referencia exacta de la fecha, hora minuto y segundo, en que se generó el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de esta Resolución.
Tratándose de la emisión de comprobantes fiscales digitales en lugar distinto al domicilio se considerará que se cumple con el requisito señalado en el párrafo anterior cuando se registre electrónicamente la información contable dentro del término de 24 horas siguientes a la generación del comprobante fiscal digital. Este registro deberá hacer referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo en que se generó el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de esta Resolución.”
Aunque este cambio fue un excelente primer paso para atender y resolver la problemática aludida, el cambio de fondo quedó incluido con la actualización del 19 de octubre de 2006 a las disposiciones del Código Fiscal de la Federación que en su artículo 28 fracción II menciona textualmente lo siguiente:
“II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán, efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.”
“En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.”
Debido al aparente conflicto entre las disposiciones de la RMF y el CFF, consideramos prudente aclarar que ambas declaraciones no son contradictorias. La declaración actual en la RMF donde se enuncia: ”… el registro electrónico y automático en la contabilidad…” claramente sustituyó la declaración original que textualmente decía: ”… el registro electrónico y simultáneo en la contabilidad…”.
A esta diferencia de términos conectamos los ajustes en el CFF donde se menciona que “... se entenderá que la misma (la contabilidad) se integra por los sistemas y registros contables…”; por lo que podemos concluir que el tiempo para realizar la afectación contable de la operación de venta generada por una Factura Electrónica puede ser de hasta DOS MESES, tal como lo menciona la misma fracción II del artículo 28 de Código Fiscal de la Federación.
Estas son buenas noticias para las empresas que no realizan una afectación contable inmediata y que han estado acostumbradas a operar con actualizaciones a fin de mes, sin embargo, tampoco podemos dejar de mencionar los beneficios que algunos de nuestros clientes han capitalizado al mover sus “cierres mensuales” a “cierres diarios” o semanales de sus operaciones contables.
Esta apertura ha venido a resolver uno de los impedimentos que prevalecían hasta antes de que estas modificaciones se concretaran o incluso, para aquellas empresas que aún habiéndose dado los cambios, se han quedado con la idea de la “SIMULTANEIDAD” en la afectación contable como el “ticket” para poder implementar Factura Electrónica.
En esta misma línea de pensamiento y antes de concluir este articulo, revisaremos el caso de las facturas pre/post fechadas como parte de las prácticas contables que prevalecen en algunas empresas a la fecha.
Es ampliamente conocido que el uso de facturas pre-impresas, si bien conlleva un alto costo de operación y control, permite realizar prácticas poco ortodoxas como es el caso de las facturas pre/post fechadas.
“…Guárdame unos folios para el cierre contable por favor…”
“… te puedo dar el pedido sólo si me entregas facturas del mes pasado…”
“… Para recibir el pago de esta licitación, debes entregar facturas con fecha de diciembre…”
Vale la pena aclarar que he utilizado el término de facturas “pre/post fechadas” para referirme a este tipo de casos en particular y otros de la misma naturaleza, sin que tenga nada que ver con el significado gramatical de las palabras empleadas.
Si bien este tipo de prácticas cada vez son menos frecuentes en las grandes empresas, siguen siendo utilizadas por algunas compañías como un medio para hacer frente a presiones en resultados por órdenes imprevistas, por licitaciones ganadas en los últimos días de un año calendario o simplemente por manejos realizados a conveniencia de algún directivo o empresario por así convenir a sus intereses.
Con la implementación del Comprobante Fiscal Digital este tipo de casos quedarán rápidamente en la historia y serán descontinuadas porque simple y sencillamente no será posible realizarlos. Las mismas Instituciones de Gobierno que han recurrido a estos mecanismos tendrán que implantar mejores prácticas administrativas debido a que sus proveedores ya no podrán responder a este tipo de condiciones o exigencias en un plazo previsible.
Con el esquema de CFD existe un estricto control en el tiempo que una factura es generada y no es factible “reservar folios” para un tiempo y hora distintos a aquellos en que realmente fue emitida una operación.
La Factura Electrónica trae asociados enormes beneficios administrativos y operativos pero exige la alineación de procesos y prácticas que previenen el mal uso de este tipo de comprobación fiscal.
Las buenas nuevas es que los cambios implantados por el SAT descritos en este artículo, permiten agilizar el proceso de adopción del Comprobante Fiscal Digital en las empresas que estaban gestionando la realización de cierres contables en períodos de 24 horas o menos; por ello, ya no existe razón de postergar más su proyecto de Factura Electrónica si su empresa estaba o está en esta situación.
Para finalizar, invito a las personas que pudiesen llegar a tener dudas en el tema de la “simultaneidad” de los registros contables a mandarme una nota al correo luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx o bien, llamar con sus preguntas al SAT en el número: 01 (800) INFO SAT.
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
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