Una de las promesas para implementar un sistema de facturación electrónica es que trae ahorros palpables para las empresas que adopten este esquema.

Si bien es cierto que esta es una promesa que ha sido ampliamente difundida por organismos como la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE), consultores como Deloitte Touche Tohmatsu y por compañías cuyo giro es la implementación de este tipo de aplicaciones, debe ser tomada con toda precaución ya que los ahorros serán capitalizables en la medida que lo permitan las condiciones operativas de la corporación, la herramienta seleccionada y su metodología de instalación.

Se ha generalizado la creencia de que el proyecto de Facturación Electrónica es un proyecto del Área de Sistemas en el que se busca la transacción de la salida en texto del ERP (Enterprise Resource Planning), al formato XML exigido por el SAT (Servicio de Administración Tributaria) y poderlo entregar vía electrónica a los clientes que así lo solicitan.

Un grupo amplio de empresas que obtienen sus pedidos al día de hoy por medio de los servicios EDI (Electronic Data Interchange) con que operan las cadenas de Retail y Tiendas Departamentales, puede entender que la Factura Electrónica no es más que una transacción mas de EDI que debe ser dejada en un archivo que será convertido y transportado a su destino final por este tipo de redes privadas.

Las soluciones EDI --si bien ayudan a cumplir un requerimiento de tipo comercial, -- en la gran mayoría de los casos agrega costo en lugar de disminuirlo debido a que se convierte en un esquema adicional de entrega y no un sustituto del esquema actual.

Desde el punto de vista de la empresa que genera las facturas, este tipo de operación por envío EDI le exige crear un proceso adicional en sus entregas con recursos y tiempo asignado, en lugar de transformar el mismo proceso de generación, transmisión y entrega en un proceso más simple y automatizado.

Si a todo ello agregamos que es un requerimiento fiscal y legal para todas aquellas empresas que sean generadoras de Facturas Electrónicas, contar con un recipiente electrónico para guardar estos nuevos Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y proveer un visor de este tipo de archivos, el proceso de facturación electrónica termina convirtiéndose en una verdadera carga para los costos de la empresa y un proceso que demanda mayores recursos para implementarlo y operarlo.

Por principio de cuentas debemos de ser contundentes en señalar que el proyecto de facturación electrónica es un proyecto que exige la conformación de un grupo interdisciplinario en el que intervienen las áreas siguientes:

Por otra parte, para entender y capitalizar los ahorros que trae la Factura Electrónica, así como para materializar en el corto plazo sus beneficios, es necesario segmentar el proceso de manejo de documentos en los 5 pasos que lo integran:

1.- Generación. Si una empresa tuviese solamente la necesidad de mandar facturas a las cadenas de Retail, el problema sería quizá más simple. La realidad operativa y de negocio de la gran mayoría de las empresas, es que cuentan con distintos grupo de clientes que tienen distintos tipos de requerimientos de entrega. Las cadenas de tiendas de Retail y las tiendas Departamentales son solo un grupo de los clientes de una Compañía.

Para hacer la ecuación más compleja, existe una cantidad creciente de empresas que utilizan los servicios en “outsourcing” de empresas dedicadas a la logística como Excel, Onest, Danzas, K&N, UPS y algunas otras más, donde se requiere integrar el ERP de la empresa con el sistema de logística con el que operan estas compañías de manejo logístico.

En consecuencia, el tipo de generación requerido para crear Facturas Electrónicas pero también facturas en papel con identidad corporativa, listas de embarque (Español e Inglés en algunos casos), Documentos de control interno, POD, Carta-Porte y otra diversidad de documentos requeridos en la operación diaria de la empresa, deja “fuera de la jugada” a las soluciones EDI.

La respuesta la encontramos en la arquitectura de las soluciones basadas en tecnología EDMS (Enterprise Document Management Systems) o también conocidas como ECMS (Enterprise Content Management Systems).

Este tipo te tecnología permite tanto la creación de formatos empresariales como de documentos seguros con firma electrónica, etiquetas de productos y en sí todo tipo de documentos como los referidos en este inciso.

Una herramienta EDMS traerá ahorros estimados de 80% en los costos tradicionales de generación.

Aquí encontramos una de las primeras variables de disminución en los ahorros del sistema de facturación tradicional en una empresa.

El porcentaje de hasta 80% de ahorro que los analistas de la industria le reconocen a las herramientas EDMS provienen en mayor o menor medida de los siguientes componentes:

Este primer ahorro --que la Factura Electrónica y en general por el uso de documentos electrónicos--, nos permite capitalizar la tecnología EDMS, NO basta en la gran mayoría de los casos para justificar la adopción del nuevo esquema, sin embargo, usted cuenta ya con la primer variable de ahorros que se puede calcular objetivamente recurriendo al área de finanzas de la empresa.

2.- Envío. Las necesidades de entrega de las facturas de una empresa puede ser tan diversa como el tipo de clientes y área geográfica donde venda sus productos una compañía.

Un grupo de clientes requerirá que la factura quede en resguardo del emisor hasta asegurar que el pago se haya hecho. Otro grupo de clientes requerirá la presentación de facturas con POD basados en papel para su pago.

Algunas de las cadenas de tiendas Retail y Departamentales han planteado a sus proveedores el requerimiento de entregar con Notas de Remisión o Carta-Porte y no generar sus facturas hasta que tengan confirmada la cantidad de productos aceptada, así como el Número de Confirmación la cual buscan que venga referida en sus Facturas Electrónicas.

Este tipo de proceso de entrega y facturación con remisión y/o Carta-Porte requiere un análisis mayor el cual tendremos que hacer en un próximo número debido al claro conflicto que existe con la necesidad operativa de las tiendas receptoras versus la realidad operativa y de sistemas con la que operan las empresas que cuentan con un ERP de clase empresarial como SAP, QAD, Baan, Oracle, JD Edwards, los cuales por diseño y arquitectura de la propia aplicación NO pueden dar salida de mercancía de sus inventarios SIN antes haber generado la factura correspondiente.

Para no desviarnos del tema central, en este artículo nos limitaremos a decir que la diversidad en los métodos y medios electrónicos de entrega es tan amplio que muchas de las soluciones han probado ser incapaces de manejar este tipo de ambientes.

Wal-Mart ha requerido que las entregas de Facturas Electrónicas se hagan bajo protocolo AS2.

Liverpool requiere que las entregas de Facturas Electrónicas se hagan bajo protocolo FTPS.

Una entidad de gobierno requerirá para sus entregas una Nota de Entrada a Almacén con un formato e información pre-establecida.

Un país en la Región Andina requerirá de acompañar a la factura con certificados de origen, guía de embarque y otros documentos asociados.

Algunas empresas en México inviertan sumas considerables de dinero para el envío de sus facturas por valija y/o servicios de mensajería personalizada.

Esta variable en los ahorros es de más fácil determinación. Los analistas conceden un porcentaje de ahorro de hasta 90% por este concepto. Los rubros pueden ser entre otros:

La suma de los ahorros de envío y los costos de generación, regularmente nos proporcionan del 50% al 70% de los ahorros totales que un sistema de facturación electrónica puede traer a una empresa.

Las otras tres áreas de ahorro: Archivo, Consulta e Integración a Procesos de Negocio en una empresa, los revisaremos en la siguiente edición de este siguiente Boletín Electrónico. ¡No se lo pierdan!

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
Director General
Indicium Solutions

[ Regresar ]