Ahora que las empresas corporativas con operaciones en México enfrentan la necesidad de migrar su sistema de facturación tradicional basado en formas pre-impresas o facturas en láser con permiso de auto-impresión, al moderno sistema de Facturación Electrónica que ofrecen las reformas al Código Fiscal de la Federación , surge la disyuntiva para definir el mejor camino a seguir.

En primera instancia podemos concluir que los 5 criterios que prevalecen en la gran mayoría de los proyectos de Facturación Electrónica en el país son:

• Sistema de rápida implementación.
• Sistema seguro compatible con el ERP que usa la empresa.
• Mejor oferta económica.
• Aprobado por los clientes que hacen el requerimiento de migrar a Factura Electrónica.
• Sistema que traiga los mejores ahorros y alcances.

Existen algunos otros criterios complementarios como son:

• Experiencia del proveedor en proyectos similares.
• Requerimientos de infraestructura.
• Disponibilidad de personal para obtener una propuesta y cumplir los tiempos de implementación.

En este contexto, se han consolidado en México dos grupos de soluciones que son las que han sido adoptadas por las empresas pioneras que han decidido ingresas a este nuevo modelo operativo:

• Soluciones basadas en tecnología EDI
• Soluciones basadas en herramientas empresariales de manejo de contenido de documentos ECMS.

En este grupo de soluciones hemos dejado por un lado los dos extremos del mercado. Por una parte las soluciones dirigidas a la PYME cuyos proveedores como Aspel y Control 2000 lideran el segmento, y aquellas empresas que han decidido hacer sus propias implementaciones (¡qué valientes!).

A continuación daremos una perspectiva de los dos grupos principales: EDI vs. ECMS.

Soluciones basadas en EDI.

El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es una tecnología nacida en el año 1975 promovida por el TDCC (Transport Data Co-ordinating Committee) formado por las empresas de transporte en Estados Unidos.

El EDI es el único estándar a nivel mundial que ha sobrevivido a pesar del surgimiento de otros estándares que se han logrado imponer en ciertas regiones o países pero es sin lugar a dudas un candidato a ser superado por las nuevas formas de comunicación vía Internet bajo el estándar AS1.

La American National Standards Institute desarrolló la estandarización de los documentos mercantiles conocida con el nombre de ANSI X12.

En 1986, el comité de trabajo de las Naciones Unidas conocido como WP4 (Working Party 4) empezó a trabajar en la preparación de una norma de sintaxis internacionalmente aceptable para la transferencia de mensajes electrónicos. Fruto de este trabajo es la norma EDIFACT. La International Organization for Standarization emite los acuerdos del comité WP4 como normas ISO.

Estas normas EDIFACT fueron paulatinamente adoptadas por los estados europeos, del Pacífico, Australia, Japón, etc. En 1988 la administración de aduanas de Estados Unidos declaró su intención de respaldar la norma EDIFACT. Mientras tanto, las compañías norteamericanas seguían involucradas en el perfeccionamiento de sus propias normas X12, al margen de estos esfuerzos normalizadores a nivel mundial. Esto les empezó a originar problemas, ya que debían mantener dos sistemas: en las relaciones internas el X12 y en las importaciones y exportaciones el EDIFACT.

Actualmente dentro de las normas de EDi hay dos grandes estándares:

• EDIFACT- Cuyas siglas significan EDI For Administration, Commerce and Transport. Es el EDI propuesto por la International Standards Organization y la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas.
• ANSI X12.- Desarrollado por el American National Standards Institute, es el EDI más utilizado en Estados Unidos.

Alrededor del uso de la tecnología EDI, surgieron grandes consorcios de empresas que ofrecen el transporte seguro de este tipo de transacciones por medio de redes privadas (VAN). La característica principal de estos servicios es el del pago por el volumen de las transacciones realizadas.

Debido a que empresas globales como WalMart han requerido que los proveedores dentro de su cadena de suministro utilicen tecnología EDI para la recepción de los pedidos que les coloca en forma electrónica, en México ha proliferado el uso de esta tecnología.

El estándar XML.

Los estándares de Factura Electrónica en México NO fueron definidos sobre el estándar EDIFACT de EDI y las autoridades mexicanas dieron un paso tecnológico más avanzado al definir el formato XML como el estándar de composición del documento electrónico. La adopción de este estándar permite eliminar el viejo esquema del pago por transacción de las redes EDI y provee independencia tecnológica para quien así lo decida, facilitando la adopción de estándares abiertos para la transmisión de Facturas Electrónicas vía Web, e-mail, AS1 o inclusive el mismo EDI.

Las empresas que proveen servicios EDI han diseñado una solución de Factura Electrónica creando un convertidor del formato en texto con que se emiten las facturas en cualquier sistema ERP al nuevo estándar requerido por el SAT (Formato XML) pero siguen proponiendo el uso de sus redes privadas para la transmisión segura manteniendo el costo por transacción.

Este modelo de implementación parte de la premisa de suponer que la Factura Electrónica es sólo una transacción más de EDI que debe ser transportada siguiendo los mismos criterios y estándares definidos en sus servicios de red privada.

Las empresas que han adoptado este tipo de solución están rápidamente encontrando que el rígido esquema EDI no responde a todas las necesidades operativas de sus sistemas de facturación empresarial y están enfrentando retos en sus proyectos de implementación por la diversidad de procesos relacionados con la emisión de sus facturas.

El modelo EDI aunque tecnológicamente es viable. Operativamente hablando resulta limitado.

La ventaja de ECMS.

La tecnología Empresarial para el Manejo de Contenidos (ECMS) o mejor conocida como Sistemas Empresariales para el Manejo de Documentos (EDMS) es una tecnología surgida en la industria en los años 80's como una respuesta a la necesidad de administrar y controlar los documentos que se manejan en las empresas corporativas.

Esta tecnología ha sido un instrumento eficaz para complementar a los ERP en todo lo concerniente al manejo, distribución, archivo y consulta de formatos de negocio y reportes empresariales.

Los sistemas ECMS/EDMS han sido ampliamente adoptados por empresas a nivel mundial y se encuentra en auge debido a los cambios en el entorno legal para el control de documentos y correspondencia electrónica. La Ley Sarbanes-Oxley, la adopción de estándares como el HL7 en el Sector Salud y en Latinoamérica el advenimiento de la Factura y la Fianza Electrónica, han sido fuertes impulsores de esta tecnología.

Las soluciones basadas en ECMS plantean que la Factura Electrónica es sólo un documento de los tantos que una empresa debe administrar y controlar, mientras que EDI es solamente uno de los múltiples estándares con los cuales tendrá que lidiar una corporación.

La tecnología ECMS es capaz de administrar fuentes de datos de todo tipo, guardarlos en formatos universales y distribuirlos de manera electrónica por distintos medios en base a reglas de negocio y manejo de excepciones que responden a las necesidades operativas de una corporación.

De esta forma, las soluciones de Factura Electrónica basadas en tecnología ECMS ofrecen ventajas tecnológicas sin precedentes y dan la pauta para automatizar el control de otro tipo de documentos como pueden ser los pedidos, pagos a proveedores, recibos de nómina, contratos, listas de embarque, control de pedimentos y documentos de importación/exportación, remisiones especiales de entrega y un sinnúmero de posibilidades que se traducen en ahorros y eficiencias operativas.

Los sistemas ECMS no se cobran por transacción y pueden utilizar una VAN EDI o entregar los documentos vía Internet de manera segura si así se requiere.

Las empresas que han seguido este modelo son las que han arrancado de manera completa y estable sus sistemas de Facturación Electrónica y son las primeras en capitalizar los enormes beneficios de esta nueva forma de trabajo. La aparente inversión mayor en este tipo de sistemas es ampliamente compensada por los ahorros directos obtenidos y la eliminación del costo transaccional EDI, para entregar Facturas Electrónicas a las cadenas de tiendas que así lo han requerido a sus proveedores.

Hasta la próxima.

Luis Felipe Sánchez Velasco
Director General
Indicium Solutions.