En la edición 21 y 22 de este Boletín Electrónico, revisamos que la implantación de un sistema de facturación electrónica no es un problema tecnológico debido a que la creación del formato XML requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y el sello digital que se debe generar en cada factura requiere de tan sólo 4 días aproximadamente.

Para poner en perspectiva la razón por la cual un proyecto de Factura Electrónica puede requerir mayor tiempo, identificamos la serie de  tareas que toda empresa debe considerar. Para facilitar la lectura del artículo de esta edición, repetimos estas tareas a continuación:

A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica:

1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos. (Boletin 21)
2. Integridad en la asignación de series y folios. (Boletin 22)

B) Procesos de integración con el sistema contable:

3. Mapas de correspondencia de series y folios.
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas.

C) Procesos de administración interna:

5. Uso de Notas de Crédito.
6. Proceso integral de TODAS las facturas.

D) Procesos de sistemas y logística

7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.

Ahora nos ocuparemos de revisar los temas de “Mapas de correspondencia de series y folios”.

3. Mapas de correspondencia de series y folios.

Los lectores que ya tengan conocimiento del sustento legal para el control de folios favor de continuar la lectura a partir de “Ahora bien...”

El fundamento legal para lo relativo a la asignación de series y folios los cuales deben de ser manejados por el sistema de facturación de la empresa viene sentenciado en el Art. 29  fracción III del Código Fiscal de la Federación que en el texto que antecede a dicha fracción y en la fracción misma dice:

“Las personas físicas y morales que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes.

Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir con las obligaciones siguientes: …”

“…  La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios propios o a través de proveedores de servicios. Dichos proveedores de servicios deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, cubriendo los requisitos que al efecto se señalen en reglas de carácter general, asimismo, deberán demostrar que cuentan con la tecnología necesaria para emitir los citados comprobantes…”

“ …   III. Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital que expidan conforme a lo siguiente:

a) Deberán establecer un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de carácter general que expida el Servicio de Administración Tributaria.

b) Deberán solicitar previamente la asignación de folios al Servicio de Administración Tributaria.

c) Deberán proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a los comprobantes fiscales digitales que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquel en que se proporcione la información, de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita dicho órgano.”

Ahora bien, pongamos nuestra atención en la forma como una empresa debe preparar su migración al uso de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), en lo referente al control de sus folios fiscales.

En primera instancia recomendamos preparar una tabla de equivalencias donde anotaremos la serie y folios que se usan actualmente, y la forma como serán manejadas con el sistema de Factura Electrónica. Por ejemplo:                     

En el primer ejemplo, describimos el caso donde una empresa no usa series y solamente emplea una secuencia numérica para el control de sus documentos fiscales. Debido a que al iniciar el sistema de Factura Electrónica deberemos empezar con el folio en “1”, es altamente recomendable para evitar complicaciones mayores en el manejo y control de folios, que se cree una serie “FA” o como se quiere identificar dicha serie (de 1 a 10 caracteres alfabéticos), para segregar el folio del sistema actual al folio asignado cuando se emitan CFD.

En el segundo ejemplo describimos el caso donde una empresa usa una serie especial para reconocer la facturación de cada una de sus sucursales. De ser esta la situación, recomendamos asignar una serie equivalente pero distinta que nos ayude a mantener la estructura de control por sucursal.

El tercer ejemplo muestra el caso donde una empresa utiliza una sola serie para controlar todas sus facturas. En esta situación, lo único que será necesario es habilitar una nueva serie para CFD que permita arrancar desde el folio “1” la nueva secuencia.

Finalmente, tenemos el caso de una empresa cuyo Enterprise Resource Planning (ERP), sólo maneja un rango numérico, cabe mencionar que muchos sistemas SAP fueron implementados con este tipo de estructura. De ser esta la situación, recomendamos crear un nuevo rango y asignar los primeros 2 ó 3 caracteres para identificar lo que el sistema de facturación electrónica deberá “convertir” a una identificación alfabética. En el ejemplo expuesto, el número “11” del rango numérico se convertirá para representarse como la serie “FA” y el resto del valor numérico del rango dado, es decir, “00455” se convertirá al folio “455”. En síntesis, el rango “1100455” en SAP, equivaldrá al folio fiscal “FA 455” en el sistema de facturación electrónica.

Este último ejemplo, no es privativo de los ERP como es el caso de SAP sino de cualquier sistema que haya sido diseñado para manejar un consecutivo o número de control interno en un campo numérico. Como hemos ilustrado, un sistema capaz de “mapear” o “convertir” dichos códigos numéricos, evitarán un trabajo extenso de programación para habilitar el control de series-y-folios que en la gran mayoría de los casos será el esquema ideal de trabajo bajo el ambiente de Comprobante Fiscal Digital.

Una vez que una empresa ha homologado sus bases de datos para separar los datos de dirección de sus clientes, que ha hecho los ajustes a sus pantallas de captura de nuevos clientes, que se ha asegurado de la integridad en la asignación secuencial de sus folios, y que ha hecho las definiciones y previsiones para la migración a las nuevas series y folios, habrá completado la mitad del camino en la implantación de su nuevo sistema de facturación electrónica.

En los números siguientes continuaremos con el análisis y recomendaciones de las actividades de preparación que debe llevarse a cabo cada vez que una empresa decida adoptar el esquema de emisión de CFD.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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