“¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica?”

En la edición anterior de este Boletín Electrónico Número 21, vimos que la implantación de un sistema de facturación electrónica no es un problema tecnológico debido a que la creación del formato XML requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y el sello digital que se debe generar en cada factura requiere de tan solo 4 días aproximadamente.

Por esto, identificamos las tareas relacionadas que toda empresa, que pretenda llevar a cabo un proyecto de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), debe considerar. Estas son:

A) Proceso de generación de datos para la facturación electrónica

1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos.
2. Integridad en la asignación de series y folios.

B) Procesos de integración con el sistema contable:

3. Mapas de correspondencia de series y folios.
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas.

C) Procesos de administración interna:

5. Uso de Notas de Crédito.
6. Proceso integral de TODAS las facturas.

D) Procesos de sistemas y logística

7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.

En este número nos ocuparemos de revisar el tema: de la “Integridad en la asignación de series y folios”.

2.- Integridad en la asignación de series y folios.

Al respecto, es fundamental recordar el mandato legal que viene sentenciado en el Art. 29 fracción III del Código Fiscal de la Federación que en el texto que antecede a dicha fracción y en la fracción misma dice:

“Las personas físicas y morales que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes."

Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir con las obligaciones siguientes:

“…La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios propios o a través de proveedores de servicios. Dichos proveedores de servicios deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, cubriendo los requisitos que al efecto se señalen en reglas de carácter general, asimismo, deberán demostrar que cuentan con la tecnología necesaria para emitir los citados comprobantes…”

“ …III. Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital que expidan conforme a lo siguiente:

a) Deberán establecer un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de carácter general que expida el Servicio de Administración Tributaria.
b) Deberán solicitar previamente la asignación de folios al Servicio de Administración Tributaria.
c) Deberán proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a los comprobantes fiscales digitales que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquel en que se proporcione la información, de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita dicho órgano.”

La fracción III del CFF despeja la duda respecto a que el sistema de emisión de Facturas Electrónicas deba encargarse de la asignación de las series y/o folios que identifican en forma única al CFD. Esta responsabilidad recae en el propio sistema de facturación de la empresa que decida adoptar este nuevo esquema.

Este requerimiento obliga a las empresas cuyo sistema de facturación omite el control para asignar el folio de una factura a modificar la programación para generar este importanete requisito fiscal.

Esta omisión puede presentarse cuando en una empresa experimentaron problemas de control administrativo al tener un folio interno que no necesariamente coincide con el folio pre-asignado por el impresor de dicho formato.

La clásica falla de cancelación de facturas debido a que “la caída” de la impresión no coincidió con los cuadros pre-asignados a las áreas de texto variable, que la impresora atoró el formato echándolo a perder, que los conceptos de una factura exceden el espacio asignado al formato pre-impreso obligando a generar totales por página o bien ligar distintos folios con una misma transacción, y otros casos similares relacionados, han empujado a empresas que utilizan formas pre-impresas a descartar de sus sistemas la programación para la asignación y control de folios.

Otro caso que con frecuencia encontramos es la situación en la que el folio interno es numérico solamente y el programa de facturación no contempla el control por serie y folio que en su gran mayoría, es el esquema preferido por la empresas que han adoptado un sistema de facturación electrónica.

Este solo hecho genera la necesidad de mirar cuidadosamente cómo es que el sistema de facturación de la empresa va a implantar el control en la asignación de series y folios para el esquema de comprobante fiscal digital (CFD).

Ahora bien, otro aspecto en este mismo tema, no menos relevante del requerimiento para que el sistema interno genere los folios para las facturas emitidas, es la obligación de la empresa que adopta el sistema de CFD, para cuidar que la secuencia y no-duplicidad en la asignación de folios sea 100% confiable.

Esta otra especificación no admite ninguna falla, la omisión de un folio ocasiona que el informe de uso de folios que mensualmente debe generarse y entregarse al SAT, sea rechazado por el propio sistema de recepción del informe con que cuenta el SAT.

La duplicidad de un folio ocasiona el mismo problema provocando que el contribuyente no pueda cumplir con su obligación para enviar el referido informe en forma puntual.

La corrección manual del informe mensual para evitar que el informe sea rechazado ocasiona un problema aún más grave debido a que dichos ajustes manuales van a quedar fuera del esquema automático en el que la emisión de una factura debe generar un asiento contable en los registros electrónicos de la empresa.

No hay salida posible, el sistema de facturación de la empresa debe ser revisado y ajustado si es necesario, para asegurar que la integridad en la asignación de series y folios sea 100% confiable, y si es preciso, se deberá posponer la puesta en marcha del sistema de facturación electrónica hasta no tener la plena certeza que se cumple cabalmente con este requerimiento.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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