“¿Cuánto tiempo se requiere para implementar un sistema de Factura Electrónica?”

Esta es quizá una de las preguntas más frecuentes con la que nos encontramos tanto con los nuevos clientes como con los múltiples prospectos con los que conversamos.

La respuesta es categórica: “Depende del tiempo que les tome para llevar a cabo la alineación de sus procesos internos.”

Desde el punto de vista tecnología, un sistema de facturación electrónica, con todo y el ciclo de pruebas indispensable para poner en marcha un sistema de esta naturaleza, consume un promedio de 4 semanas.

Lograr la integración, la expresión impresa y la creación del archivo XML lleva menos de 4 días, sin embargo, es un suicidio implantar el sistema sin haber realizado las pruebas necesarias para asegurar que puede funcionar sin problemas.

Entonces, ¿qué es lo que consume tanto tiempo para tener funcionando mi sistema de facturación electrónica?

La respuesta también es simple: “Lo que consume tanto tiempo para implementar adecuadamente el sistema de facturación electrónica es el esfuerzo requerido para alinear los procesos internos de la organización.”

Vayamos por partes, ¿qué son esos procesos internos y por qué puede representar la inversión de un tiempo considerable en el proyecto de implementar un sistema de factura electrónica?

La experiencia que hemos fortalecido con la implementación de sistemas de facturación electrónica en una amplia gama de industrias, nos permite documentar y compartir algunas de estas experiencias. Esperamos que la información sea de utilidad.

El valor que le aportará nuestros Consultores de Negocios en un Proyecto de Implementación de la Factura Electrónica, va más allá de las recomendaciones aquí anotadas, sin embargo, las bases --que compartimos en este artículo--, son suficientes para orientarle en sus actividades de preparación.

Dentro de los procesos que se deben de alinear en el desarrollo de implantación de un sistema de facturación electrónica, vamos a mencionar los más importantes en las siguientes categorías:

1. Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos.
2. Integridad en la asignación de series y folios.

B) Procesos de integración con el sistema contable:

3. Mapas de correspondencia de series y folios.
4. Afectación contable y facturas pre/post fechadas.

C) Procesos de administración interna:

5. Uso de Notas de Crédito.
6. Proceso integral de TODAS las facturas.

D) Procesos de sistemas y logística

7. Estandarización de la salida del sistema de facturación.
8. Esquema de entrega de productos y documentos.

En este Boletín nos ocuparemos de compartir las experiencias relacionadas con el proceso de generación de datos que son indispensables para dar origen a facturas que cumplan con todas las normas de la Factura Electrónica.

1.- Alineación de los campos de dirección en la Base de Datos.

Hace algunas semanas un prospecto que estamos visitando para implantar un sistema de facturación electrónica en su organización, la cual forma parte de una empresa multinacional donde el soporte a su sistema SAP lo recibe de parte del grupo Latino Americano ubicado en Brasil, nos comentaba:

“Uno de tus competidores nos acaba de confirmar que con la versión 2 de Factura Electrónica publicada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), ya no es necesario dividir los datos de dirección del cliente en campos por separado o en campos divididos por un separador (Pipe “|”) como nos lo mencionaron en Indicium Solutions…. Adicionalmente te comento que la idea de utilizar una tabla auxiliar en la Base de Datos para hacer esta separación de campos es inaceptable debido a que en la Región no nos dejan utilizar ningún tipo de estructura externa a SAP. Tu competencia puede tomar el “spool” tal como sale de SAP y no requiere que yo haga absolutamente nada para implantar el sistema de facturación electrónica… Crees que puedes manejar estos estándares para seguirte considerando como una opción viable?”

Nuestra respuesta fue que por supuesto el sistema e-factura puede tomar el “spool” en forma natural de SAP pero que debían escuchar nuestras experiencias y sugerencias a fin de tener una implantación exitosa.

Todavía no sé si este cliente nos va a comprar o no el sistema que les propusimos pero aquellas empresas que han estado en circunstancias similares y que han estado abiertas a escuchar nuestras experiencias y recomendaciones, al día de hoy, tienen sistemas exitosamente instalados funcionando al 100% y cumpliendo con todas las normas tanto las legales y fiscales exigidas por el SAT, como aquellas impuestas por sus principales clientes y socios comerciales.

La versión 2 del Anexo 20 NO exime a las empresas que implantan un sistema de facturación electrónica a segmentar los campos de la dirección de clientes en los siguientes campos:

El Anexo 20 señala como opcionales la gran mayoría de estos campos, de ahí viene la confusión, sin embargo, el Código Fiscal de la Federación en su artículo 20 A Fracción 1 señala claramente los requerimientos que debe tener un Comprobante Fiscal sea digital o tradicional. Los datos del domicilio fiscal del contribuyente a favor de quien expide una factura deben ser incluidos, y en lo referente a los CFD estos campos de dirección deben ser separados.

Si a ello agregamos que en México existen muchos Estados que cuentan con nombres de calle con identificación numérica, ejemplos: Norte 45, Poniente 115, Héroes del 47, Sur 22, Oriente 233, 16 de Septiembre, Manzana 4 Lote 6, KM 22 carretera México-Pachuca, etc. Es materialmente imposible que ningún sistema pueda diferenciar donde separar el nombre de la calle a menos que el campo venga separado de origen o exista una tabla de equivalencias.

Varios de nuestros clientes que utilizan un sistema empresarial que es soportado en forma internacional, han optado por crear una tabla auxiliar donde el No. de Cliente es el campo de referencia o llave, y el resto es la dirección de los clientes separada en los campos anotados anteriormente.

Algunos otros han optado por modificar los campos existentes en la misma base de datos y han agregado el separador “pipe” “|” para señalar la división de cada uno de estos campos.

El método de actualización puede variar según el tamaño de la Base Datos, desde la contratación de un servicio externo para realizar dicho trabajo, (en Indicium Solutions contamos con la experiencia y la referencia de una empresa que realiza este tipo de trabajo), hasta la implementación del método de actualización por evento, es decir, cuando un cliente pre-existente contacta a la empresa para solicitar un nuevos producto y/o servicio.

En aquellas empresas que tienen una Base de Datos relativamente manejable en forma interna, se han asignado responsables dentro de la organización para llevar a cabo esta tarea (de 1,000 a 2,500 registros en el maestro de clientes).

De cualquier forma e independiente al método de actualización, en cada empresa se han llevado a cabo tres tareas relevantes:

Independiente al beneficio implícito de revalidar y actualizar los datos de dirección de los clientes de una empresa, que dicho sea de paso es la solución de raíz al problema de cancelación de facturas por datos erróneos y/o datos desactualizados de un cliente, el área de impuestos les va a agradecer el trabajo debido a que a la fecha, ellos realizan el mismo proceso pero “a mano”. Esto debido a, que para presentar las declaraciones informativas al SAT es necesario identificar en campos por separado y de la forma documentada en este artículo, los campos de dirección de los clientes.

Ya se me terminó el espacio y no pude documentar el siguiente punto en la alineación de procesos que es la integridad en la asignación de series y folios pero en el siguiente número continuamos con este trabajo.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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