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Lic. Luis Felipe |
Factura Electrónica: Casos de la vida real. Tenga cuidado con implantaciones “mágicas” del sistema |
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La presión ya llegó y la invitación amable del 2005 y 2006 se ha convertido en una exigencia para continuar haciendo negocios con las cadenas comerciales y departamentales más importantes del país. Ahora es necesario facturar electrónicamente a la brevedad posible. Punto.
Ante esta fuerte presión, las áreas comerciales han “levantado la mano” para pedir en sus empresas que el área de sistemas se las arregle para estar en condiciones de emitir Facturas Electrónicas en períodos muy cortos.
Estas medidas emergentes han traído como consecuencia proyectos fallidos y/o problemas fiscales por implantaciones “mágicas” del sistema de Facturación Electrónica.
Permítanme compartir con ustedes en este Boletín Electrónico y en el siguiente, algunas experiencias en las cuales he cambiado el nombre de los protagonistas para no incurrir en ningún tipo de responsabilidad. Este es el primer ejemplo:
Caso “Cafeteras Coffe-Mex”.
Después de una extensa búsqueda, la empresa “Cafeteras Coffe-Mex” revisaba las distintas propuestas del sistema de Facturación Electrónica que había recibido y encontraba una gran disparidad entre los tipos de sistemas, los esquemas de trabajo, así como sus costos. Finalmente, decidió que utilizaría un sistema ubicado en sus propias instalaciones puesto que las regulaciones para facturar por medio de un servicio externo, aún estaban en definición por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Entre las propuestas recibidas para un sistema que se interconectara a su ERP, no encontraba gran diferencia en funcionalidad, pero sí una gran diferencia en los costos y tiempo de implementación involucrados.
El sistema elegido se conectaba al “spool” de su ERP y prácticamente no había cambios que hacer a su sistema actual ni a su forma de operar. El costo era sustancialmente más bajo que otras propuestas similares así que llamó al proveedor para confirmar su pedido.
Ahí empezó su calvario. Una vez que hizo el depósito del anticipo recibió un archivo con especificaciones que debería llenar su “spool” para ser procesado y se dio a la tarea de hacer los ajustes necesarios. Acto seguido, recibió un diseño preliminar de su Factura Electrónica en su versión impresa y consideró que “iba en caballo de la hacienda”.
“No entiendo porque mis colegas sufren tanto si el proceso de implementación es sumamente sencillo”.
Una vez concluidas las tareas de ajuste del “spool” y del diseño de las formas impresas, iniciaron las pruebas encontrando resultados satisfactorios.
El sistema entró en producción un Lunes 13 de Noviembre de 2006 y el Director de Sistemas de “Cafeteras Cofee-Mex” se sentía muy complacido con los resultados.
El primer cierre del día recibió un reporte que indicaba la falta de 35 facturas que por alguna razón no se habían generado en el sistema.
El siguiente día se duplicaron 3 registros en la base de datos.
El fin de semana que había embarques fuertes el sistema presentó problemas y las camionetas de reparto tuvieron que salir con documentos de embarque sacados del sistema empresarial en formato de texto debido a que los documentos de embarque nunca se pudieron obtener del sistema.
El domingo comía con su esposa comentando los problemas del arranque de su nuevo sistema.
El lunes fue el caos debido a que el fin de semana se reprocesaron algunas de las transacciones y se encontraron duplicados 300 registros en la base de datos.
Estos problemas le desviaron la atención y no se percató que el sello digital que había tramitado desde hace dos años ya había vencido y las facturas emitidas para el cierre del año durante diciembre fueron reportadas en el sitio del SAT como apócrifas.
Mandó llamar al proveedor quien le indicó que sus problemas se arreglarían sin demora.
Tres meses después el sistema tuvo que ser detenido debido a los múltiples problemas operativos y de consistencia de datos lo cual dejó a la empresa en una situación vulnerable por las múltiples faltas de orden fiscal en las que incurrió por haber generado facturas apócrifas.
El reporte mensual de uso de folios fue mandado en forma incompleta y actualmente ya solicitó la devolución de su dinero al proveedor quien no tuvo el empacho de decirle que la forma de implementación del sistema no era su responsabilidad.
Debido a que el SAT no ha iniciado los trabajos de fiscalización en lo concerniente a Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), estos problemas parecen no tener trascendencia, sin embargo, son una realidad y se han convertido en un riesgo latente para un considerable número de empresas.
La Factura Electrónica es un método eficaz de simplificación administrativa y un requisito indispensable para seguir haciendo negocio con las principales cadenas comerciales y departamentales que operan en México, tal como lo apuntamos al inicio de este artículo.
La Factura Electrónica es también un eficaz catalizador en las empresas para poner disciplina en los procesos internos.
Con Factura Electrónica ya no es válido poner el asterisco en el campo de RFC para que alguien más adelante complete la factura agregando el dato a mano.
Con Factura Electrónica ya no es posible “brincar” los folios de una serie que al fin y al cabo a fin de mes lo ajustamos.
El esquema de facturación electrónica no permite la duplicidad de folios o procesar más de los folios que fueron autorizados.
La Factura Electrónica NO ES PARA PRINCIPIANTES.
No se arriesgue ni exponga a su empresa:
Mis recomendaciones contienen observaciones muy obvias, tanto que han sido ignoradas por algunas empresas que en la búsqueda de ahorros mal entendidos, han comprado soluciones “económicas” que terminan siendo el laberinto sin salida.
Si su empresa se encuentra en alguno de los supuestos documentados en este articulo, no lo dude, pida su dinero de regreso y busque una solución probada.
Hasta la próxima!
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions
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