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e-factura tiene impactos de ahorro directo, medibles y de capitalización inmediata.
Cada empresa puede dimensionar el monto de ahorro en forma diferente pero en general es superior a 50%.
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Indicium Solutions, empresa vanguardista en integrar sistemas orientados al diseño, desarrollo, venta y soporte de soluciones dirigidas a reducir en forma palpable los costos operativos de compañías en México y Latinoamérica, informa sobre los impactos de ahorro al implementar e-factura.
e-factura tiene impactos de ahorro directo y de capitalización inmediata relacionados con las fases que integran el ciclo de manejo de documentos en la compañía. Cada empresa puede dimensionar el monto de cada línea de ahorro en forma diferente, comparando los costos incurridos en cada una de las etapas (emisión, entrega, archivo, consulta y recepción). El ahorro general inmediato puede ser superior a 50%.
Entre otras líneas de ahorro podemos mencionar las siguientes:
- Reducción de costos de impresión, formas y gastos de entrega de las facturas. Estos ahorros son mucho más significativos cuando la empresa aún no ha entrado en la etapa de ser autoimpresor, ya que la reducción en los costos relacionados directamente con el papel utilizado en formas pre-impresas y los costos asociados con su manejo, pueden resultan francamente impresionantes dependiendo del volumen de facturación anual.
- Reducción en la entrega de la facturación, ya que al ser electrónica, se eliminaría la entrega que generalmente se hace por medio de mensajería.
- Reducción de costos de mano de obra relacionada con el archivo de documentos. Si consideramos que todas las copias de facturas son impresas, al reducir éstas al mínimo necesario, los ahorros también son considerables, en muchas ocasiones sólo una de esas copias impresas será necesaria y todas las demás pueden ser eliminadas para manejarse exclusivamente en forma electrónica.
- Reducción del costo de almacenamiento físico de documentos fiscales. Si consideramos que por Ley todas las facturas deben conservarse por un mínimo de 5 años, es fácil imaginar, la diferencia de espacio y personal requerido para cumplir con esta disposición. Así, en lugar de guardar copias en papel todos estos documentos pueden ser almacenados en forma electrónica, considere cuantos documentos se pueden guardar en un CD, por ejemplo.
- Reducción de tiempos asociados a consultas de documentos físicos. También este ahorro pude ser fácilmente reconocido cuando pensamos, por ejemplo, en la posibilidad de consultar cualquier documento en el propio portal de la empresa (como el que la solución e-factura incluye dentro de sus servicios), y obtener respuesta en segundos por grande que sea la cantidad de documentos almacenados.
- Reducción de costos y tiempos de recepción, y captura de documentos (cuando se instale el módulo de recepción fiscal). Cuando los documentos se manejan directamente en forma electrónica todo el tiempo, ya no es necesaria la recaptura de información a partir de los documentos en papel, es procesamiento es directo.
- Reducción de costos y mejora en el proceso de recepción de facturas de proveedores. Mediante la recepción electrónica se puede habilitar funciones como validación e integración a los sistemas de la empresa en forma automática eliminando el trabajo y los errores asociados a la captura manual de la información.
Indicium Solutions ha encontrado que ejemplos donde la solución se paga en un mes de su operación. En el peor de los casos, el tiempo de recuperación de la inversión se ha estimado hasta en 12 meses.
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