En la edición anterior de este Boletín Electrónico mencionamos la información relevante sobre el tema de la asignación y control de folios para una empresa que adopta el sistema de facturación electrónica. En este número cubriremos la segunda parte con respecto a la decisión adoptada en algunas organizaciones para emitir facturas electrónicas, que en primera instancia, les permita solventar el requerimiento de las cadenas comerciales y departamentales.

Para abordar este tema me gustaría hacer mención a algunas cifras que nos permitan visualizar el reto que existe para implantar un sistema de factura electrónica en términos de disponibilidad de tiempo y recursos en nuestro entorno de mercado.

En su estadística más reciente, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) reporta que al 31 de octubre de 2006, existen:

Se estima que los proveedores de las cadenas comerciales, departamentales, y así como las que venden sus productos y/o servicios a corporativos que ya cuentan con el esquema de recepción de CFD, están constituidas por un grupo de 50,000 empresas aproximadamente.

Estas cifras nos revelan que al 31 de octubre de este año, apenas 2.5% del total de empresas que han sido requeridas para emitir CFD ha adoptado este nuevo esquema.

En términos de cantidad de CFD que se reciben en las cadenas comerciales, departamentales y corporativos no existen estadísticas confiables disponibles, sin embargo, de acuerdo a estimaciones prácticas podemos inferir que el avance en volumen de CFD versus facturas de empresas con permiso de auto-impresión, así como de empresas que usan formas pre-impresas, es menor a 0.1%.

Estos números interpretados en la forma equivocada nos podrían hablar de un fracaso en la adopción del esquema de facturación electrónica. Interpretados de la forma adecuada, nos hablan de la enorme cantidad de trabajo que debe completarse en los siguientes meses para migrar a este grupo de empresas al esquema de facturación electrónica.

Por otro lado, si consultamos la lista de empresas que han decidido unirse al encomiable esfuerzo de la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) por validar el cumplimiento de sus sistemas con las 9 reglas publicadas por esta prestigiada Asociación, encontramos que a la misma fecha aparecen validadas 26 soluciones de Factura Electrónica.

De nueva cuenta, la interpretación de estas cifras podría llevarnos a la lectura equivocada de que la facturación electrónica no va a ser un modelo exitoso en México. Afortunadamente, y para desencanto de los escépticos, la Factura Electrónica ya es una realidad y es un requerimiento para hacer negocio con algunas de las cadenas comerciales y departamentales más importantes que operan en el país.

Esta realidad tanto en la parte comercial como en la parte tecnológica, representa uno de los mayores retos a solventar.

Uno de los caminos que se ha determinado seguir por algunas de las empresas que tienen que implantar un sistema de facturación electrónica para responder a los requerimientos de sus clientes en las cadenas comerciales, departamentales y corporativos, es la de adoptar el sistema en dos o tres fases siendo la primera de ellas la generación de Facturas Electrónicas para este grupo de empresas receptoras exclusivamente.

Al respecto cabe hacer los siguientes señalamientos:

2.22.12.     Para los efectos del antepenúltimo párrafo del artículo 29 del CFF, los contribuyentes que derivado de sus operaciones requieran seguir utilizando comprobantes fiscales, de conformidad con lo dispuesto en las fracciones I y II del artículo 37 del Reglamento del CFF, podrán seguir utilizándolos de manera simultánea con los comprobantes fiscales digitales.

Asimismo, los contribuyentes que hayan optado por emitir comprobantes fiscales digitales podrán seguir utilizando los comprobantes fiscales a que se refiere el primer y segundo párrafos del artículo 29 del CFF, siempre que cumplan con los siguientes requisitos:

a)      Se trate de contribuyentes que dictaminen o hayan optado por dictaminar sus estados financieros para efectos fiscales en el ejercicio fiscal inmediato anterior.

b)      Se incluya en el reporte mensual a que se refiere el inciso c), fracción III del artículo 29 del CFF, los datos de los comprobantes fiscales generados de conformidad con lo dispuesto en el primer y segundo párrafos del artículo 29 del CFF.

Los datos de los comprobantes fiscales generados de conformidad con lo dispuesto en el primer y segundo párrafos del artículo 29 del CFF que se incluirán en el reporte mensual, serán los que se señalan en la fracción IV de la regla 2.22.6. de la presente Resolución. Tratándose de los contribuyentes a que se refiere la regla 2.4.24., de esta Resolución, los mismos quedarán relevados de incluir en el mencionado reporte, el dato señalado en el inciso d), fracción IV de la regla 2.22.6. de esta Resolución.

En consecuencia, esta alternativa definida para propósitos de este artículo como el “fast-track para factura electrónica”, además de ser válida y sustentada por las leyes y reglas generales aplicables a los CFD, ofrece otra tipo de ventajas como:

Este “fast-track para factura electrónica”, sin embargo, también oculta riesgos muy importantes que no se pueden soslayar en la ejecución del proyecto. Algunos de estos riesgos son:

a.1.    No prestar la atención debida a la homologación de campos de dirección de clientes en la base de datos de la empresa.

a.2     No hacer las consideraciones de tiempo y alineación de procesos para generalizar la facturación electrónica al resto de las operaciones de la empresa.

a.3     No hacer las previsiones presupuestales para continuar con la implantación del sistema en el resto de las áreas de la empresa.

 a.4    Circunscribir el proyecto al área de Sistemas de la empresa con mínima intervención de los responsables del resto de las áreas sustantivas de la organización.

Al respecto, vale la pena abundar en estos conceptos:

a.1     Hemos encontrado con mayor frecuencia a empresas desorientadas por proveedores poco responsables quienes les han indicado que la versión 2 del Anexo 20 ya no exige la homologación de los datos de dirección y que ya han hecho implementaciones donde se deja en el mismo campo la calle y número de una dirección de un cliente por ejemplo. Esta situación es realmente alarmante porque la homologación de campos tanto en la versión 1 del Anexo 20 como en la versión 2 la cual entra en operación el 1º. de enero de 2007, es requerida, punto.

Dicha homologación puede ser verdaderamente caótica si no se hacen las definiciones y previsiones adecuadas como la posible creación de una tabla auxiliar para aquellas empresas en las que la reestructuración de los campos de sus bases de datos sea un tema prohibido o bien normados por grupos regionales que no son sensibles a las necesidades de un mercado en particular. (Ver Boletín Electrónico No. 12 en “Newsletters” del 25 de septiembre de 2006 en el sitio www.indiciumsolutions.com.mx  para mayores referencias).

En consecuencia, la estandarización de los campos de dirección de clientes es una tarea impostergable, no se puede dejar para “después” so pena de no estar en condiciones de poder adoptar el esquema de facturación electrónica para el resto de las áreas de la empresa.

a.2     En la gran mayoría de las compañías existe una práctica poco reconocida pero generalizada para hacer facturas “a mano”. Bien sea que el responsable se apoye en herramienta como Excel o que de plano se generen completamente en forma manual, pero las facturas administrativas como son la venta de activos, ventas a empleados y/o la generación de algunas notas de crédito excepcionales, son ejemplos de documentos fiscales que por excepción se manejan fuera del sistema empresarial.

Tal como hemos revisado en este artículo, existe al día de hoy un esquema que permite la convivencia del sistema de facturación electrónica con el esquema convencional de facturación siempre que se cumplan los pre-requisitos también aquí señalados, sin embargo, es altamente probable que dicho esquema de “transición” deje de existir en un plazo previsible por lo que el resto de las facturas generadas en una empresa deben ser consideradas para su emisión en formato electrónico o de CFD en el corto plazo (12 meses aprox).

Estas situaciones que son generalmente encontradas cuando se revisan a profundidad los procesos de una empresa no pueden ser ignorados de ninguna forma debido a que en la gran mayoría de los casos requerirá horas y recursos importantes para su integración al resto del proceso de facturación electrónica.

a.3     El sistema de facturación electrónica que comprende la automatización del ciclo de ingresos de una organización parece una inversión cuantiosa. El “fast-track para factura electrónica” parece ser una respuesta al problema de no haber previsto los recursos necesarios para implantar un sistema de clase-mundial, sin embargo, este método de implantación es una forma de dividir el proyecto de inversión en fases que si bien es práctico y en muchos casos manejable, no debe distorsionar la necesidad de negociar los recursos adicionales necesarios para completar el proyecto en todas sus fases exitosamente.

a.4     El “fast-track para factura electrónica” también es la manera más fácil de caer en el esquema en el que el proyecto de facturación electrónica se convierta en un problema de sistemas exclusivamente y dejen en esta área el peso de la responsabilidad de implementar un sistema que por definición, toca las áreas de: contabilidad, impuestos, operaciones/logística, crédito y cobranzas, ventas, entre otras importantes de una empresa. Si bien, el esquema aquí descrito puede implementarse con la sola interacción del Área de Sistemas, no debe eliminarse la necesidad de formar un equipo multi-disciplinario que contribuya e la implementación integral de un sistema de facturación electrónica, aunque esta actividad sea hecha una vez concluida la primera fase de dicho proyecto en forma posterior.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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