En reuniones recientes con varias empresas que han decidido implantar un sistema de facturación electrónica, principalmente impulsado por la presión proveniente de las cadenas comerciales y departamentales, han surgido varios planteamientos que creemos pueden ser de utilidad para los lectores de este Boletín Electrónico y que compartiremos en dos partes:

Parte I: Control para la asignación de folios

Este tema que parece intrascendente se ha convertido en un punto relevante cuando una empresa decide implantar un sistema de facturación electrónica.

La razón estriba en el hecho que algunas de las empresas que tienen sistemas “Legacy” operando con formas pre-impresas, no contemplaron en la programación de su sistema de facturación, la administración y control para la asignación de folios.

Las formas pre-impresas cuentan con folio previamente asignado el cual representa un reto empatar con la asignación de un folio interno. Los ejemplos son muy diversos:

Las empresas que tienen facturas que abarcan más de una página (los casos son numerosos) encuentran dificultades en el manejo de la asignación de folios internos ligados a los números asignados en la formas pre-impresas. Un folio interno puede equivaler a varios folios “físicos”. Si a esta dificultad aunamos el hecho que la utilización de formas pre-impresas crea condiciones de error como la cancelación de folios causados por problemas con la impresión misma (papel atorado, papel no-alineado, cintas de impresión desgastadas, etc.), el problema entonces se vuelve más complejo.

En estas circunstancias, o bien no existe un control eficaz entre la asignación del folio interno y los folios que tienen las formas pre-impresas o bien, los recursos y tiempos consumidos para mantener este control es sumamente oneroso.

Precisamente estas dificultades llevaron a que varias empresas decidieran no incluir como parte de la función de sus sistemas internos la asignación de folios o bien removieron esta funcionalidad buscando eliminar la dificultad de conciliar los números de control interno versus los folios previamente asignados en cada forma.

En aquellas empresas que tienen sucursales o distintos puntos de distribución, el reto de control de folios es aún más patético. Muchas de estas organizaciones controlan sus folios mediante la asignación de series o lotes pre-impreso a las operaciones en dichas sucursales. En la gran mayoría de estos casos, los sistemas de facturación interno, no contemplan la forma de controlar tal estructura de series y/o lotes de folios.

Pues bien, en este entorno es frecuente recibir la pregunta si el sistema de facturación electrónica que proponemos incluye el control en la asignación de folios y si el sistema tiene la forma de asegurar la duplicidad o discontinuidad en la asignación de folios.

Si bien la tecnología del sistema e-factura y la de algunos otros validados por la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) pueden manejar la asignación de folios, la realidad es que la legislación lo impide y es muy clara al respecto.

El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación en su párrafo Decimoprimero apunta textualmente las obligaciones a cumplir para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). A continuación un extracto:
 
 “Tramitar ante el Servicio de Administración tributaria el certificado para el uso de sellos digitales…”

“III. Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital que expidan conforme a lo siguiente:

• Deberán establecer un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de carácter general que expida el Servicio de Administración Tributaria.”
• Deberán solicitar previamente la asignación de folios al Servicio de Administración Tributaria”.

Adicionalmente la regla 2.22.6 publicada en la Séptima Resolución de la Miscelánea Fiscal del 3 de Octubre de 2006, señala que:

II.        Que al asignarse el folio, y en su caso serie, se registre de manera electrónica y automática en la contabilidad, al momento de la emisión del comprobante fiscal digital la referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo, en que se generó el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de esta Resolución.

             Tratándose de la emisión de comprobantes fiscales digitales en lugar distinto al domicilio, se considerará que se cumple con el requisito señalado en el párrafo anterior cuando se registre electrónicamente la información contable dentro del término de 24 horas siguientes a la generación del comprobante fiscal digital. Este registro deberá hacer referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo en que se generó el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de esta Resolución.

III.         Que el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad tenga validaciones que impidan al momento de asignarse a los comprobantes fiscales digitales, la duplicidad de folios, y en su caso de series, asegurándose que el número de aprobación, año de solicitud, folio y serie en su caso, corresponda a los otorgados para comprobantes fiscales digitales.”

En consecuencia, no es correcto esperar que un sistema de facturación electrónica que se interconecta al sistema de facturación tradicional de una empresa deba tomar la responsabilidad para el control y asignación de folios. La función de asignación y control de folios corresponde al sistema interno de la empresa. En él, se debe contemplar la funcionalidad necesaria para evitar la duplicidad y la discontinuidad en la asignación de dichos folios.

Habiendo aclarado este punto que consideramos fundamental, la siguiente interrogante viene en saber si el sistema de facturación electrónica puede detectar la duplicidad de folios y/o la discontinuidad en los mismos.

La respuesta a este planteamiento es que un sistema de facturación electrónica SÍ debería de contar con esta importante funcionalidad pero la realidad es que varias de las soluciones ofrecidas en el mercado no cuentan con ella o la tienen implementada en una forma limitada.

Las implicaciones de no contar con este filtro de validación en la funcionalidad de un sistema de facturación electrónica pueden traer graves consecuencias para la empresa emisora que pudiese incurrir en dicha práctica.

En primera instancia, los problemas de inconsistencia en la asignación de folios, es detectada por el programa de recepción del reporte de uso de folios implementado por el Servicio de Administración tributaria (SAT). Simple y sencillamente el reporte mensual no es procesado adecuadamente y es rechazado por el SAT.

La discontinuidad en la asignación de folios es equiparable a extraviar uno de los folios en el block de formas pre-impresas en una empresa. Dicha pérdida puede conllevar graves responsabilidades en caso de no tomar las medidas legales necesarias para reportar dicho extravío, robo o pérdida puesto que un documento fiscal es como un cheque al portador firmado y con importe en blanco.

De la misma forma, la discontinuidad en la asignación de folios no puede ser pasada por alto y tratar de reportar dicho folio o folios como “no usados”.

La duplicidad de folios representa una falta igualmente grave por lo que el sistema de facturación electrónica debe prever, reportar (en su caso) y evitar la duplicación y/o discontinuidad en dichos folios.

Cambiando de tópico pero dentro del mismo tema en la asignación y control de folios, comentaremos ahora el reto de controlar las series y folios en sistemas Legacy y/o ERP que tienen alguna restricción de carácter técnico para cumplir fácilmente con las disposiciones en torno a la emisión de comprobantes fiscales digitales.

De acuerdo a las reglas de carácter general publicadas por el SAT en las distintas Resoluciones para las Misceláneas Fiscales (RMF), la identificación de un comprobante fiscal digital se da mediante la combinación de una Serie (opcional) y un folio.

La serie se compone por una cadena de uno a diez caracteres ALFABÉTICOS y el folio por un número entero de uno a “n”.

Por ello, los sistemas de uso interno y/o el sistema empresarial “ERP” que utilice la empresa, debe manejar esta estructura y cumplir con las disposiciones publicadas por el SAT.

Al respecto, cabe mencionar que tanto en un sistema de uso interno como en un ERP de gran prestigio puede haber dificultades para el manejo de estas definiciones. Por ejemplo en las tablas de configuración de SAP, los folios asignados a las facturas emitidas por el sistema son controlados por una tabla de rangos numéricos. Estos rangos no contemplan el control alfabético de una serie.

Algunos de los clientes SAP han asignado un campo adicional para el manejo de las series alfabéticas pero en la gran mayoría de los casos, con el sistema e-factura hemos “mapeado” dichos rangos numéricos a una combinación de serie alfabética y un folio numérico. Así un rango en SAP identificado como “11100003245”  equivale a la serie “FAC” con folio “3245”. Para conveniencia de los usuarios SAP, en la expresión impresa de la factura regularmente quedan las dos referencias, tanto el No. SAP “11100003245” como el número equivalente a la identificación del Comprobante Fiscal Digital “FAC” “3245”.

De igual forma, en el archivo “XML” quedan registradas las dos identificaciones para los efectos de control interno, legales y fiscales que se pudiesen presentar en el futuro.

El mismo principio de equivalencia numérica puede aplicarse a sistemas que tengan la misma estructura que la reportada por el ERP SAP.

Finalmente, en el tema relacionado con el control y asignación de folios consideramos de mucha utilidad hacer mención a la importancia de cuidar que los folios solicitados por una empresa que ha optado por la emisión de comprobantes fiscales digitales no excedan a los emitidos por el sistema de facturación electrónica.

Si bien no existe un límite para solicitar tantos folios como sean requeridos por una empresa, ni existe limitación alguna para gestionar los folios adicionales que sean necesarios, es fundamental cuidar que los folios emitidos por el sistema no excedan aquellos autorizados por el SAT. Es preferible pedir folios en demasía que caer en la generación de comprobantes fiscales no-autorizados.

La obligación, que contrae la empresa que solicita folios para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales, es la del envío mensual del reporte de uso de folios según lo establecido en el Artículo 29 Sección III inciso “c)”. Esta obligación prevalece aún cuando los folios solicitados no sean usados en cuyo caso habrá que presentar un reporte en “cero”.

La responsabilidad en que incurre una empresa que emita comprobantes fiscales en exceso a los autorizados por el SAT es la equivalente a la emisión de CFD apócrifos. Indique al responsable fiscal en su empresa de la importancia de esta obligación y/o pida a su proveedor del sistema de facturación electrónica la inclusión de este control en la arquitectura del sistema.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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