Una empresa que ha decidido implantar un sistema de facturación electrónica en sus operaciones cuenta con más de 30 distintas soluciones de donde escoger. 26 de ellas han sido validadas por la Asociación Mexicana de Estándares en Comercio Electrónico (AMECE) y 4 o más de ellas ni siquiera se han tomado el tiempo y la molestia de validar que sus soluciones cumplen con las normas mínimas exigibles que debe cumplir un sistema de facturación electrónica.

Por esto, en esta edición pretendo aportar información que pueda orientar a los tomadores de decisiones en la forma de evaluar la solución que mejor responda a sus necesidades de negocio.

El artículo está enfocado a comparar las soluciones desde el punto de vista de la integración entre el sistema empresarial propio de la empresa y la solución de factura electrónica que ofrece el proveedor, así como los servicios alrededor de ella que deben ser provistos para asegurar el éxito del proyecto.

Si clasificamos en primera instancia las soluciones de factura electrónica disponibles en el mercado, de acuerdo a su método de integración y servicios ofrecidos, tenemos tres grandes grupos:

Aunque las dos primeras opciones son parecidas, la opción “a” se refiere a los proveedores de soluciones tipo Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange, EDI) en forma de un servicio externo como ASP, VAN u Outsourcing.

Este tipo de soluciones buscan simplificar y masificar el proceso de adopción de Factura Electrónica mediante la definición de un archivo de intercambio con un formato y estructura predefinido.

El esquema propuesto a los clientes de estas empresas es el de cobrar una tarifa de arranque “set-up cost” --y hasta en algunos casos--, no cobrar este costo de arranque. El cargo se hace por transacción, es decir, por Comprobante Fiscal Digital (CFD) procesado lo cual puede representar para empresas pequeñas y quizá medianas una opción económica para cumplir con la exigencia de emitir facturas electrónicas, pues en base al intercambio de este tipo de archivos realizan la conversión de los archivos de texto al formato XML requerido por el SAT y generan tanto la cadena original como el sello digital que vuelve al documento en único e infalsificable.

Estos proveedores ofrecen entregar las facturas vía electrónica a los clientes finales y guardar en forma externa o bien hacer el envío para que el emisor de dichas facturas almacene los CFD emitidos.

El proceso aunque parece simple, es muy difícil de ser implantado en empresas que emiten su facturación en tiempo real. La segregación del proceso de emisión de facturas electrónicas al proceso de embarque de mercancías es muy complejo de fragmentar.

Si bien las cadenas comerciales están pidiendo que las entregas se hagan con remisiones y hasta que se haga la confirmación de la recepción de la mercancía se emita la Factura Electrónica, lo cual podría llevar a pensar que de esta forma el proceso Sí puede ser fragmentado, la realidad es que la gran mayoría de las empresas que venden a las cadenas comerciales hay una gran diversidad de clientes que exigen que el proceso de Facturación Electrónica esté íntimamente ligado al proceso de logística de las empresas.

La opción “b” que es el método de implementación a través de un formato de salida predefinido, lo llevan a cabo las soluciones de rango medio y soluciones dirigidas a la Pequeña y Mediana Empresa (PyME) en las que se pide a los clientes ajustar su esquema de emisión de facturas a la definición de un formato de salida estándar predefinido.

En este caso, las soluciones de Factura Electrónica se instalan en un servidor compartido o dedicado dentro de la red del cliente y se busca establecer un método de interconexión a través de la estandarización de estas salidas.

El método de implantación en consecuencia es tan simple como entregar y/o instalar el software en el equipo solicitado, entregar al cliente el formato de salida estándar y esperar a que se hagan estos ajustes para integrar la salida al sistema de facturación electrónica.  La integración en consecuencia puede hacerse a nivel de “spool” o de archivo plano de texto en formato estándar de salida.

Este método de implementación si bien contempla adecuadamente la parte tecnológica, la experiencia ha demostrado ampliamente que cada empresa que sigue procesos de emisión de facturas distintos y enfoca el proyecto meramente a la parte tecnológica crea por lo general muchos dolores de cabeza que llevan a la insatisfacción de los usuarios de estas aplicaciones con dichos sistemas.

El ahorro aparente entre estas soluciones que por lo general son muy económicas, versus los sistemas integrales que incluyen servicios de consultoría para el análisis de los procesos internos de las empresas, se convierte en proyectos fallidos que terminan por ser abandonados por las empresas que los adquirieron.

La solución integral
Con este panorama pareciera que los proyectos de facturación electrónica están sentenciados al fracaso, la realidad es que no es así. Existen empresas que ofrecen soluciones de facturación electrónica bajo el concepto “llave-en-mano” que si bien conllevan tiempos más largos de implementación y costos, en algunas instancias sustancialmente mayores, son una verdadera garantía para el éxito de los proyectos.

El tiempo invertido en el análisis de los procesos de negocio de una empresa que ha decidido implantar una solución de facturación electrónica se traduce en tener un sistema funcional totalmente alineado a las necesidades operativas de una compañía a diferencia de tener una herramienta que procese la conversión de textos al formato XML requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que finalmente no cumpla las exigencias de sus procesos en forma integral.

Una solución “llave-en-mano” integrará en sus componentes: la instalación del software, las adecuaciones al sistema, la consultoría tecnológica y de negocios para llevar a cabo las tareas de análisis, diseño y desarrollo del nuevo sistema de facturación electrónica. Deben contener los servicios de capacitación y la garantía de contar con soporte técnico para la solución de todo tipo de problemas.  Finalmente, deben incluir los servicios de actualización tanto del software aplicativo como de las adecuaciones, mantenimiento de “addendas” y en sí cualquier cambio funcional, legal u operativo que exija al sistema incorporar nuevas variables, definiciones y/o funciones.

La selección de un sistema de facturación electrónica es una decisión de matrimonio a largo plazo. El costo de salida es alto y la fidelidad que guarde el sistema a las exigencias operativas de las empresas, permitirá sobrevivir las “tormentas” normales que se presentan en un cambio de procesos internos de esta envergadura.

Los sistemas de información son vulnerables a fallas y lo importante no necesariamente es buscar la solución perfecta sino la provista por aquellas empresas que estén dispuestas a responder a las exigencias de un sistema de misión crítica.

Las soluciones “llave-en-mano” son por mucho, la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto de facturación electrónica y son la base para la tranquilidad hoy, mañana y pasado mañana de las empresas que así decidan adoptarlas. La decisión es de usted.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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