Se ha discutido ampliamente que la facturación electrónica produce ahorros y eficiencias operativas que las empresas pueden capitalizar en caso de adoptar este esquema de manejo de comprobantes fiscales.

En números anteriores de este boletín hemos tocado las distintas formas de identificar y cuantificar los ahorros generados por la facturación electrónica.

La realidad es, que en la gran mayoría de los proyectos de facturación electrónica implementados a la fecha, la capitalización de ahorros todavía deja mucho que desear. En consecuencia nos podemos preguntar: ¿Es falso esperar ahorros con la facturación electrónica? ¿Tomará mucho tiempo poder capitalizar estos ahorros?

La respuesta a estas dos preguntas es negativa.

La facturación electrónica SI trae ahorros palpables e inmediatos que pueden ser mínimos o sustanciales dependiendo de la agresividad con la que la empresa emisora y/o receptora emprenda este proyecto. ¿Donde está la clave?

Para encontrar la respuesta, primero que todo es importante indicar que la fuente de ahorros para un emisor y un receptor son enteramente distintas. El foco de este artículo lo daremos a las empresas emisoras debido a que son un grupo mayoritario comparados con las empresas receptoras.

La breve mención, que haré acerca de los ahorros para las empresas receptoras, está claramente centrada en los ahorros derivados de la automatización de los procesos de entrada de datos electrónicos a los sistemas de administración, versus la entrada manual de los datos tomando como fuente los documentos en papel recibidos.

La entrega de facturas por medios electrónicos es un paso más en la integración B2B (Business to Business) que empresas con grandes comunidades de proveedores han buscado implementar a través de los años.

Hoy en día el envío de pedidos electrónicos a proveedores es una práctica generalizada. A partir de 2007 y en adelante, se masificará la adopción de la Factura Electrónica y el intercambio electrónico de transacciones se verá ampliamente enriquecido reduciendo sustancialmente el costo de los procesos manuales de entrada de datos que serán paulatinamente reemplazados por la entrada de datos electrónicos.

En el grupo de empresas receptoras, que a propósito son la comunidad empresarial que ha dado el impulso necesario para la adopción de la Factura Electrónica, están compañías como Wal*Mart, Liverpool, Elektra, Chedraui, Comercial Mexicana, Grupo Corvi, Home Depot, Coca-Cola FEMSA, General Electric, Gigante y algunas más.

Tenemos información suficiente para saber que este grupo de empresas receptoras se verá enriquecido por la participación de empresas paraestatales y entidades de gobierno como PEMEX, CFE, e IMSS, entre las más importantes.

El resultado del crecimiento y maduración de empresas que exigirán a su cadena de suministro la entrega de Facturas Electrónicas, provocará sin lugar a dudas la adopción masiva de este esquema por parte de las empresas emisoras.

Las empresas emisoras de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) como lo hemos dicho, pueden capitalizar ahorros en las áreas de:

Las empresas que usan formas preimpresas pueden obtener ahorros importantes de manera inmediata eliminando las formas preimpresas por impresión láser en hojas bond. También se pueden maximizar ahorros mediante la reducción y/o eliminación de las copias de dichos documentos. Finalmente, la renovación tecnológica de impresoras de matriz por impresión láser, puede ser otra fuente importante de ahorros y eficiencias.

Las empresas que cuentan con permiso de autoimpresión ya no pueden capitalizar ahorros por la eliminación de formas preimpresas pero pueden definitivamente capitalizar ahorros inmediatos con el archivo electrónico que sustituye al de papel y en la entrega electrónica de las facturas a sus clientes.

En este tema del archivo en papel, vale la pena comentar acerca de la práctica generalizada que existe entre empresas que cuentan con permiso de autoimpresión, de no crear un archivo fiscal en papel y dejarlo solamente en formato electrónico. La idea preconcebida es que en caso de solicitarlo, se pueden imprimir tantas copias como lo requiera un auditor o una autoridad fiscal.

Esta práctica no es válida y se pueden tener sorpresas desagradables por creer que las copias se pueden extraer de medios electrónicos imprimiendo la copia o copias en el momento en que lo requiera un auditor fiscal. La obligación de una empresa que emite y/o recibe facturas en papel basadas en un permiso de autoimpresión, es guardar en papel dichos comprobantes fiscales según se sustenta en el Código Fiscal de la Federación en sus artículos 28 fracción III y 29 Fracción Décima inciso IV.

Una empresa que emite o recibe comprobantes fiscales de cualquier tipo debe guardarlos por un período mínimo de 5 (Cinco) años.

Según las normas que rigen la emisión de CFD, una Factura Electrónica debe guardarse en forma digital (archivo XML) eliminando la necesidad de guardar archivos en papel.

La sustitución de los archivos de papel por archivos electrónicos es en consecuencia el denominador común que las empresas que emiten o reciben CFD pueden materializar mediante la adopción de un sistema de Factura Electrónica.

Calcule los ahorros en mensajería
La entrega electrónica es el segundo ahorro a la mano pero requiere de la acción por parte del emisor para obtener las direcciones electrónicas de sus clientes a donde debe enviar sus Facturas Electrónicas.

Tenemos casos de empresas que han sido conservadoras en exigir de parte de sus clientes la confirmación de esta dirección electrónica donde se les puedan entregar sus CFD. Sin embargo, tenemos casos de empresas menos conservadoras que han dedicado una buena cantidad de recursos internos a obtener esta importante definición por parte de sus clientes. El resultado no se ha hecho esperar, los ahorros llegan en forma inmediata al disminuir tanto la impresión como la entrega de las facturas que en muchos casos se hace por medio de mensajería especializada.

Uno de los errores comunes es dejar esta responsabilidad en manos del Área de Sistemas quien no cuenta con el nivel de ascendencia para obtener la respuesta esperada. Es importante visualizar que el proyecto de facturación electrónica debe empujar a la creación de un grupo interdisciplinario en la que deben participar las áreas de Finanzas, Sistemas, Contabilidad, Impuestos, Operaciones y Ventas.

Las áreas de Operaciones y Ventas deben ser las encargadas de obtener esta pieza vital en el sistema y empujar a sus clientes a definir esta dirección de entrega.

Un ejemplo de liderazgo creativo para atacar esta problemática lo encontramos en un caso en el que la empresa emisora mandó varias comunicaciones a sus clientes solicitando la confirmación de la dirección electrónica de entrega y al final de un esfuerzo de casi 3 meses logró solo obtener 50-60% de esta información. La decisión tomada bajo estas circunstancias fue la de no entregar las facturas aún cuando los clientes ya hubiesen realizado el pago de los productos. La respuesta no se hizo esperar y la información tan largamente esperada fluyó en unos cuantos días.

Existen seguramente otros métodos para agilizar la capitalización de los ahorros esperados de la implantación de la Factura Electrónica en una empresa, la clave entonces para no quedarse esperando los ahorros es tomar acción preactiva en cada una de las áreas identificadas de ahorro y combatir con decisiones creativas los obstáculos que impiden la modernización y la eficiencia en los procesos de una empresa.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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