En reuniones frecuentes con empresas que han decidido adoptar un sistema de facturación electrónica nos encontramos frecuentemente con la pregunta de:

¿Qué debo hacer para preparar mi empresa para adoptar un sistema de facturación electrónica?

En este Boletín Electrónico abordaremos uno de los tópicos más recurrentes y menos conocido por las empresas que es la Estandarización de la Base de Datos.

Aunque este tema es referido en la información que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ofrece a través de su portal y es tratado en forma puntual en los seminarios de orientación que organiza la misma dependencia en forma regular,  es ampliamente desconocido por la empresas que inician sus proyectos de Facturación Electrónica.

Entre paréntesis, los seminarios del SAT sobre el Comprobante Fiscal Digital (CFD) mejor conocidos como la Factura Electrónica, son buenísimos. Si no han tenido oportunidad de estar en alguno de ellos se los recomendamos ampliamente. Son sin costo y tanto la calidad de su contenido como la calidad de sus expositores --típicamente el Lic. Luis Berúmen, coordinador AGAC--, son de gran utilidad para normar criterios en los trabajos de preparación e implementación de un proyecto de Factura Electrónica.

El asunto de la Estandarización de las Bases de Datos, tiene que ver con la normalización de los campos de dirección de los clientes de una empresa, los cuales deben estar separados en forma muy similar a la definición de los formatos R1 y R2 con que un causante registra su domicilio fiscal ante las autoridades hacendarias.

El formato que debe seguirse es el siguiente:

Nombre del Cliente.
Domicilio Fiscal.

Calle. (Requerido)
No. Exterior. (Opcional)
No. Interior. (Opcional)
Colonia. (Opcional)
Localidad. (Opcional)    
Referencia. (Opcional)
Municipio. (Requerido)
Estado. (Requerido)
País. (Requerido)
Código Postal. (Requerido)
                   

La gran mayoría de las Bases de Datos con que las empresas operan hoy en día, muestran al “Maestro de Clientes” con 3 campos donde se encuentra el domicilio fiscal. Estos campos son alfanuméricos, y por lo general, el primer campo de dirección de un cliente agrupa la Calle con el No. Exterior e Interior. Ejemplo:

                    Norte 45 No. 120 Local 3B

De igual forma, es común encontrar identificadores para el No. Exterior como:

                    “#”
                    “No.
                    “Num”
                    “Número”

En consecuencia, es imposible hacer una separación de estos campos siguiendo un criterio homogéneo o regla que permita, de una manera eficaz, identificar el domicilio fiscal de un cliente de acuerdo a la estructura descrita en este mismo articulo.

Hemos detectado que algunas empresas que implementan soluciones de Factura Electrónica no han prestado atención al requerimiento de estandarización de los campos de dirección de un cliente, y debido a que en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, se citan los campos como opcionales, incurren en la falla de dejar estos campos concatenados e identificarlos como una mera referencia.

Este es un problema de fondo y quienes han optado por no seguir los lineamientos para la emisión de CFD publicados por el SAT incurren en una falta grave al generar los archivos en formato “XML” con estas deficiencias.

Toda empresa que implemente un sistema de facturación electrónica debe cumplir con las especificaciones descritas con todo nivel de detalle en el Anexo 20 y realizar un trabajo previo de Estandarización de sus Bases de Datos.

Paradójicamente, las áreas fiscales de las empresas tienen que hacer este trabajo de separación por campos individuales en la dirección de sus clientes cada vez que se preparan las declaraciones informativas al SAT. Bastaría con hablar con su área fiscal para validar la autenticidad de este requerimiento.

Independiente a la solución de Factura Electrónica que una empresa decida adoptar, la Estandarización de las Bases de Datos es un tema que nadie debe ignorar y todas las empresas deben de realizar como parte de los trabajos de preparación para la emisión legal de CFD.

La forma de resolver este requerimiento puede ser por alguno de los siguientes caminos:

Para aquellas empresas que se encuentran en la situación en que sus bases de datos están manejadas en forma remota por grupos regionales o corporativos globales, es impensable seguir el camino para reestructurar los campos de las bases de datos. Las empresas en esta categoría, deben optar por un esquema como el descrito en los incisos b, c o d anteriores.

Las empresas que tienen sistemas Legacy, si cuentan con la oportunidad de seguir la alternativa “a”.

Es importante mencionar que además de resolver la Estandarización de las Bases de Datos existentes, las empresas también deben resolver el proceso seguido para dar de alta o actualizar los datos de un cliente nuevo o existente.

En otras palabras, la tarea no sólo se reduce a Estandarizar las Bases de Datos actuales sino también a rediseñar el proceso de alta y/o actualización de datos de un cliente para evitar que en forma subsecuente se vaya a incurrir en algún error en su captura.
 
La tarea de estandarización de los campos de dirección de un Maestro de Clientes pudiera ser trivial para la gran mayoría de empresas, sin embargo para otras, puede convertirse en una tarea monumental, sobre todo para aquellas que tienen bases de datos superiores a los 10,000 registros.

Para estos casos, en Indicium Solutions contamos con los servicios de una empresa especializada en realizar este tipo de trabajos para la estandarización y/o higienización de bases de datos. Hemos podido ver casos en los que una base de datos de más de 50,000 registros fue normalizada en un período menor a 4 semanas (incluido el proceso de revisión y validación por parte del cliente).

Otras empresas donde sus procesos de negocio lo permiten, han decidido estandarizar sus maestros de clientes con la misma frecuencia con en que un cliente muestra actividad. De esta forma, el trabajo de estandarización se puede distribuir en el tiempo y se puede involucrar a un mayor número de áreas y personas para su manejo.

Otras empresas han decidido desarrollar filtros en Excel donde son descargadas sus bases de datos y aunque es imposible lograr una separación adecuada a la “primera pasada”, sí han podido disminuir el tamaño de la tarea a realizar mediante el uso de esta técnica.

Independiente al camino o forma para llevar a cabo esta tarea de preparación de su proyecto de facturación electrónica, el tema de la estandarización de los campos de dirección de los “Maestros de Clientes”, no debe ser ignorado y debe ser una de las primeras actividades a realizar en un proyecto de implementación del sistema de facturación electrónica.

Si algún valor puede aportarles este boletín, ojala sea para llamar su atención a la importancia de realizar esta tarea. ¡No demoren más y manos a la obra para estandarizar su Maestro de Clientes!

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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