En los dos números anteriores de nuestro Boletín Electrónico revisamos la forma de identificar los ahorros que se derivan de la adopción de un sistema de Factura Electrónica. Los rubros analizados fueron los de:

En este número y para finalizar con el tema de identificación de ahorros, revisaremos la forma en que un sistema de Factura Electrónica puede traer ahorros sustantivos cuando se integra a los Procesos de Negocios de una empresa.

Primero que todo es importante establecer que aunque un sistema de facturación electrónica se basa en estándares internacionales normados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y es de aplicación general para todas las empresas que decidan adoptar este esquema, debido a la enorme diferencia tecnológica entre las distintas soluciones así como a las características particulares de los procesos con que opera cada empresa, los ahorros esperados pueden ser muy diversos.

Por ejemplo, una empresa que decida adoptar una solución basada en la conversión de un archivo de texto al formato de Comprobante Fiscal Digital, la cual es transmitida por medio de una Red Privada de Valor (VPN) al cliente final, no puede aspirar a capitalizar beneficios más allá de cumplir con el proceso de adquisición establecido por las cadenas comerciales y departamentales. 

Esta alternativa de solución que se limita a convertir de un formato a otro y entregar electrónicamente a un destinatario, solamente agrega costo al proceso, y aunque parece un costo bajo (de $1 a $5 pesos por factura transmitida), el pago transaccional puede representar un costo de importancia sobre todo si la empresa cuenta con altos volúmenes de facturación.

Las soluciones basadas en tecnología Empresarial para Manejo de Documentos Electrónicos basado en contenido (Enterprise Content Management Systems, ECMS o Enterprise Document Management Systems, EDMS), sí permiten la integración del sistema de facturación electrónica a los procesos de la empresa para mejorar eficiencias y disminuir costos.

Para ejemplificar los tipos de ahorros que podemos encontrar revisemos los siguientes casos:

• La empresa “A” vende sus productos a través de mayoristas pero también vende en forma directa al sector gobierno. Para poder entregar sus productos debe anexar a cada factura una Nota de Remisión con los distintos formatos e información requerida por el IMSS, la SSA y el ISSSTE.
  
  Bajo este ambiente comercial, el área de embarques de la empresa genera primero las facturas de los productos a entregar, manualmente separa los documentos de los embarques a gobierno. Por cada uno de estos embarques, el operador debe entrar al sistema y procesar la emisión de remisiones. En ocasiones, el operador ha llegado a emitir remisiones tipo IMSS cuando la mercancía debe ser entregada al ISSSTE.
  
  Con un sistema de tecnología EDMS, este cliente captura una sola vez las reglas de negocio que le indiquen al sistema el tipo de “bundle” o paquete de documentos que debe generar, para que posteriormente y en forma automática, el sistema emita las Facturas Electrónicas en forma impresa, agregue las distintas notas de remisión según el destino, y finalmente compagine cada paquete eliminando la operación manual y los errores humanos cuando se armaban en forma individual cada uno de los paquetes de documentos.
  
  
• La Compañía “B” vende sus productos a las cadenas comerciales, a mayoristas, a minoristas y exporta a 5 países de Latinoamérica. La empresa ha enfrentado por años el problema de conciliación de sus cuentas bancarias debido a que los minoristas hacen sus pagos en el banco pero la información referenciada en dichos depósitos no contiene todos los datos relevantes para realizar la conciliación.
  
  Se recomendó a dicha empresa agregar a cada una de sus facturas que sus camionetas repartidoras entregan a sus clientes minoristas todos los días, una impresión de ficha de depósito la cual se maneja en unas hojas con pleca (perforaciones) para que el banco pueda manejar en su referencia todos los datos relevantes de la operación.
  
  De igual forma se le recomendó sistematizar el armado de paquetes electrónicos de sus documentos de exportación los cuales digitaliza y guarda en forma electrónica para su entrega en conjunto con las facturas y demás documentos de exportación.
  
  Todas estas funciones son realizadas por el sistema EDMS, que se encarga de hacer la entrega electrónica de las facturas dirigidas a las cadenas comerciales haciendo el envío por una red EDI bajo el protocolo AS2. También hace entrega de Facturas Electrónicas a otra de las cadenas quien solicita el envío a través de FTPS, las facturas para los minoristas las acompaña de las fichas de depósito correspondientes, y finalmente, los paquetes de documentos para las exportaciones de la empresa ahora son armados automáticamente por el sistema.
  
  
• La empresa “C” ha enfrentado por años el retraso en los pagos por parte de sus distribuidores y clientes. Como una medida para combatir dichos retrasos, instrumentó el envío de estados de cuenta los cuales son generados en forma centralizada al fin de cada período y se distribuyen en valijas a cada una de las 40 sucursales con las que opera en el país. Una vez llegada la valija a cada sucursal, el gerente de zona entrega los estados de cuenta a cada uno de los vendedores quienes son los responsables finales de entregar el documento al cliente.
  
  El ciclo de este proceso es de aproximadamente 45 días desde que se venció el período hasta el momento en que se entrega el último estado de cuenta a los clientes de la empresa (sin contar los que se quedan en el portafolios de los vendedores que no tuvieron la oportunidad de entregarlos a tiempo). En un ciclo tan largo, la efectividad de un estado de cuenta como instrumento de cobranza es nula o negativa.
  Mediante la implantación de un sistema EDMS, además de entregar Facturas Electrónicas en forma automatizada, se hace un envío por correo electrónico a todos los clientes quienes reciben ahora sus estados de cuenta al día siguiente de realizada la fecha de corte.
  
  Los ahorros generados por la disminución en el “DSO” (Días cartera) de la empresa, el envío de valijas, el gasto de papel y las múltiples copias de dichos estados de cuenta sin contar el tiempo invertido por los vendedores en la tarea de distribución de estados de cuenta, es simplemente dramático.

Por medio de un sistema EDMS, además de emitir Facturas Electrónicas a los clientes de la empresa, se desarrolló una notificación electrónica de pago a proveedores en la que se incluyen todos los detalles que una referencia bancaria no puede manejar. A partir de estos envíos electrónicos a los proveedores, las llamadas al área de tesorería de la empresa se eliminaron totalmente.

Como podemos apreciar un sistema EDMS, además de resolver la complejidad tecnológica de implantar un sistema de Factura Electrónica con distintos tipos de addenda, y con entrega a través de una diversidad amplia de esquemas de intercambio electrónico; puede contribuir a eliminar procesos manuales de manejo de documentos en papel, así como a simplificar los procesos de embarque, cobranza, conciliación bancaria, entrega de mercancía, exportación, pago a proveedores, recibos de nómina y muchas otras áreas más.

El Comprobante Fiscal Digital he sido un detonador para que la madura tecnología de Manejo Empresarial de Documentos Electrónicos utilizada en muchas partes del mundo por empresas de todo tipo y tamaño, sea considerada en México por empresas que se han preocupado no sólo por “salir del paso” con el compromiso de entregar a sus principales clientes Facturas Electrónicas, sino de arrancar la adopción de una tecnología que les permitirá tener un mayor impacto en la efectiva disminución de costos en sus operaciones, así como la plataforma que contribuya de forma inmediata y palpable a mejorar la eficiencia operativa de los procesos donde interviene el uso de documentos en papel.

En México, la cadena de tiendas Wal*Mart ha validado la posibilidad de transmitir las transacciones hacia y desde su cadena de suministro a través de un software de manejo de protocolo AS2 sobre Internet. Esta posibilidad abre nuevas formas de simplificar la interacción con las cadenas comerciales bajo esquemas que rompen los viejos paradigmas mediante el uso de Redes Privadas de Valor. Esta forma de transmisión segura por Internet tiene la misma validez para Wal*Mart que el envío a través de las redes privadas y su costo es sólo una fracción del esquema tradicional.

Sin lugar a dudas estamos ante una verdadera revolución en el uso de la tecnología de uso de documentos electrónicos y medios de transmisión seguros por Internet que brinda a las empresas una gran oportunidad para disminuir sus costos operativos.

La forma de cuantificar los beneficios de adoptar la tecnología EDMS, tanto para dar respuesta al requerimiento de Facturación Electrónica como para desarrollar una estrategia de uso extensivo de documentos electrónicos, es una tarea individual que debe ser realizada en cada empresa, sin embargo, es de esperar que un proyecto de este tipo tiene asociado un período de recuperación igual o menor a 12 meses.

Una vez que haga el cálculo de los ahorros esperados de un sistema de esta clase en su empresa, usted cuenta con información confiable para decidir el tipo de solución de factura electrónica que más convenga a su organización. Si opta por un sistema con tecnología EDMS como es el caso de e-factura, usted podrá responder a los requerimientos de sus clientes y al mismo tiempo maximizar el impacto de ahorros esperados incorporando a su arquitectura de sistemas una solución de clase mundial.

Hasta la próxima,

Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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