En el número anterior de nuestro Boletín Informativo, les comentaba acerca de la forma de cuantificar los ahorros que se derivan de la adopción de un sistema de Factura Electrónica, así que revisamos los rubros de Generación y Envío.

En esta edición vamos a revisar los ahorros derivados de los siguientes conceptos:

c.- Archivo.

Si bien los mecanismos de fiscalización del SAT (Servicio de Administración Tributaria) han ido mejorando con el tiempo y con ello se ha ido reduciendo cada vez más la evasión fiscal, las reglas publicadas para el cumplimiento de la emisión de facturas ha ido encareciendo cada vez más este proceso.

En la operación de las empresas en México, es muy común encontrar que la emisión de facturas se haga en formas pre-impresas donde por lo menos se agregan dos copias más. En el extremo hemos encontrado clientes con la impresión de un original y ¡5 copias!

Las normas actuales nos obligan a las empresas a guardar nuestros comprobantes fiscales (emitidos y recibidos) en forma impresa por 5 y 10 años dependiendo de la condición fiscal del contribuyente. Esta disposición ha dado pauta a que se acumulen cajas y cajas de archivo muerto que las empresas debemos de guardar en cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

Para las empresas pequeñas esto no representa ningún problema pero para aquellas empresas que emiten 1,000 o más facturas por mes, este rubro puede representar un renglón de gastos muy importante.

La obligación de guardar documentos para fines de revisión fiscal y/o legal ha dado pauta a que se hayan establecido verdaderos emporios de organizaciones dedicadas a la administración del archivo en papel de las empresas. En ubicaciones como Metepec, Naucalpan, San Nicolás de los Garza, Zapopan y otro tipo de localidades a nivel nacional, se han instalado enormes bodegas que contienen las cajas de archivo de los clientes servidos por empresas como:

                              Iron Mountain.
                              Paperless.
                              Cosmos.
                              Mercury.
                              Microsys.
                              Multibodegas.

Si pudiésemos acomodar las cajas de archivo muerto que las empresas tenemos que guardar sobre el territorio nacional, posiblemente podríamos tapizar el país entero de papel que tiene un uso muy reducido y que representa un costo monumental para las empresas en su conjunto.

Por otro lado podemos comentar que existe un grupo de aproximadamente 500 empresas en México que han adoptado el esquema como “Auto-impresores” con objeto de eliminar las formas pre-impresas y simplificar sus procesos de emisión de facturas en sus operaciones. Si bien este ha sido un gran avance en el proceso de eliminar el papel, estas empresas siguen estando obligadas a guardar una copia impresa de las facturas emitidas.

Para aquellos valientes que se encuentra en este grupo de empresas con permiso como “Auto-impresores” y no imprimen una copia en papel para su resguardo físico, les recomiendo revisar con su fiscalista las implicaciones de esta decisión. La ley actual manda a estas empresas tener una copia impresa en sus archivos, no hacerlo de esta forma puede significar multas cuantiosas y revisiones innecesarias.

En resumen, con el advenimiento de la Factura Electrónica, finalmente las leyes mexicanas permiten guardar en forma electrónica las facturas emitidas y/o recibidas que cumplan las normas de un Comprobante Fiscal Digital (CFD). Cierto es que el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29 y de acuerdo a las RMF del 31 de mayo, 1º. de septiembre de 2004 y 31 de mayo de 2005, se especifica la obligación que tienen las empresas que opten por guardar sus CFD en forma electrónica, para contar con un visor que permita al auditor la revisión de estos archivos. Este tipo de facilidad no es simple pero vale su “peso en oro”.

El ahorro derivado de eliminar los archivos en papel es de los rubros más fáciles de identificar. Podemos agregar en este concepto gastos como los contratos de resguardo de archivo muerto, costo del personal involucrado en el manejo de este tipo de archivos, costo del espacio, instalaciones, equipo y mobiliario que ocupa esta área en la empresa y otros gastos directamente relacionados con esta actividad.

Agregue estos costos a su modelo financiero para determinar los ahorros esperados. De esta forma ya contamos con otro importante rubro de gastos que la Factura Electrónica nos ayudará a reducir.

d.- Consulta.

Los especialistas en análisis de productividad empresarial han determinado que las personas que están relacionadas con trabajo de oficina invierten por lo menos el 30% de su tiempo en la búsqueda de información. Propuestas, contratos, cotizaciones, correspondencia, números telefónicos, correo electrónico y una gran diversidad de información que un empleado utiliza en la realización de su trabajo, consumen esa enorme cantidad de tiempo en las empresas.

Los CFD para algunas compañías son consultados en forma esporádica pero para algunas empresas de venta directa, distribución y venta dirigida al público en general, la consulta de las facturas para cobranza, aclaraciones y en general servicio al cliente, consumen una cantidad importante de recursos.

Determine el impacto que la consulta de estos documentos tiene en su empresa hablando con las áreas de servicio a clientes, operaciones, auditoria, contabilidad e impuestos, y podrá darse cuenta que tan importante es para su organización contar con un sistema que permita la consulta ágil y por medios electrónicos de sus documentos.

Al respecto es importante mencionar que existen soluciones de Factura Electrónica que permiten el almacenamiento y consulta de estos documentos en forma de archivos planos. Este tipo de almacenamiento puede convertirse en un monstruo de mil cabezas puesto que las consultas bajo estas estructuras son simplemente ineficientes.

Otras soluciones guardan los CFD en la base de datos corporativa creando para ello directorios o particiones independientes. Si bien este tipo de almacenamiento es avanzado, las bases de datos RELACIONALES como Oracle, Informix, DB2, Progress, SQL y algunas otras más en esta categoría, no fueron diseñadas para el almacenamiento en volumen de documentos.

Las Bases de Datos Relacionales fueron diseñadas para el manejo masivo de transacciones las cuales son almacenadas en tablas con índices que apuntan a los registros de datos. Un registro de datos es una cadena de caracteres relativamente pequeña en tanto que un documento de 10 páginas digamos, es un auténtico monolito que almacenados en gran volumen consumirá espacios importantes de sus discos, consumirá recursos cada vez mayores de memoria y capacidad de proceso  de sus servidores, así como causará un aumento en el tráfico de la red local o amplia con que cuenta la empresa.

Este problema no es fácil de detectar en los primeros meses de implantación del sistema pero cuando el volumen empiece a crecer este tipo de arquitectura puede resultar verdaderamente oneroso.

La tecnología empresarial para Manejo de Documentos Electrónicos basado en Contenido (Enterprise Content Management Systems--ECMS o Enterprise Document Management Systems--EDMS) son la respuesta eficaz al almacenamiento electrónico de sus documentos sin tener los “dolores de cabeza” descritos en este artículo.

Para la próxima edición revisaremos el análisis de ahorros derivados de la “Integración del Manejo de Documentos electrónicos a los Procesos de la Empresa”. Este tema nos aportará ideas de cómo potenciar los ahorros derivados de la implantación del sistema de CFD. ¡No se lo pierdan!

Hasta la próxima,
Luis Felipe Sánchez Velasco
luisf.sanchez@indiciumsolutions.com.mx
Director General
Indicium Solutions

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